Die Elektronische Datenverarbeitung ist eigentlich ein Werkzeug und keine Funktion. Es hat sich aber inzwischen verselbständigt und in Großunternehmen werden meistens eigene Abteilungen unterhalten, um dieses Werkzeug einsatzfähig zu halten. Auch kleine und mittelgroße Unternehmen habe sich diesen Aufgaben zu stellen. Folgende Aufgaben können kurz beschrieben werden:
Hardware-Einsatz
Es geht um die Auswahl sinnvoller Geräte und die Feststellung/Festlegung, von wem und wie sie eingesetzt werden sollen. Dazu sind oft Änderungen im Betriebssystem vorzunehmen, z.B. Treiber zu installieren. Weiter muss Verbrauchsmaterial vorrätig sein.
Office-Software
Office-Pakete aus Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation, Datenbank, …, sind als Arbeitsmittel nicht mehr wegzudenken. Sie sind in ihren zentralen Funktionen eigentlich seit Mitte bzw. Ende der 90er Jahre ausgereift. Weil die Programme keiner technischen Abnutzung unterliegen, könnten eigentlich auch 20 Jahre alte Programme sinnvoll eingesetzt werden, wenn die aktuellen Betriebssysteme es erlauben würden. Um trotzdem noch Umsatz machen zu können geben die Softwarehersteller immer neue Versionen heraus und reden ihren Kunden ein, dass die früheren Versionen technisch veraltet wären. Mit Änderungen an der Dateidefinition wird weiter dafür gesorgt, dass alte Dateiformate nicht mehr gelesen werden können und die upgrade-Verweigerer irgendwann keine Dateien mehr mit anderen Nutzern austauschen können.
Mit den Veränderungen werden manchmal auch Funktionen so verändert, dass ein langjähriger Nutzer z.B. nicht mehr weiß, wie er eine neue Zeile in eine Tabelle einfügen soll. Um teure Anwenderschulungen zu vermeiden sollten sich Spezialisten bei Upgrades über die Veränderungen informieren und die Nutzer beraten, wie sie ihre Arbeit, die sie mit den alten Versionen problemlos machen konnten, auch noch mit den neuen Versionen bewältigen können. Teilweise muss hierfür Ratgeberliteratur gekauft werden.
Solche Probleme können begrenzt werden, wenn ein kostenloses Office-Paket, z.B. https://www.openoffice.org/de/ oder https://de.libreoffice.org/ verwendet wird, bei dem sich die Veränderungen schon aus Kostengründen in Grenzen halten.
Spezial-Software
Neben massenhaft auch im privaten Bereich eingesetzter Software sind in Unternehmen auch Programme für besondere betriebliche Zwecke, z.B. Lohnabrechnungen, im Einsatz. Aktuelle Versionen sind teilweise schon deshalb erforderlich, weil geänderte rechtliche Anforderungen eingearbeitet werden müssen. Hierfür sind dann Softwarepflegeverträge zu empfehlen. Diese Programme werden weniger häufig verändert, und neue Versionen bieten meistens wirkliche Qualitätsverbesserungen. Ratgeberliteratur gibt es hier nur selten. Wenn die Einarbeitung durch erfahrene Kollegen nicht ausreicht muss auf Schulungen der Anbieter zurückgegriffen werden.
Datensicherung
Die erzeugten Daten müssen gegen Verlust bei Störungen geschützt werden. Mindestens von den wichtigsten Daten sollten deshalb in kurzen Abständen regelmäßig Kopien angefertigt und sicher gelagert werden. Weiter sind Sicherungskopien nötig, wenn für Daten aus früheren Zeiträumen eine Aufbewahrungspficht besteht, sie aber nicht mehr im ständigen Zugriff sein müssen bzw. sollen.
Datenschutz
Von der Datensicherung ist der Datenschutz zu unterscheiden. Hier geht es um die Sicherung insbesondere personenbezogener Daten vor unerlaubten Zugriffen. Neben gesetzlichen Datenschutzregeln kann das Unternehmen eigene sensible Daten haben, die nur einem begrenzten Kreis von Mitarbeitern zugänglich sein sollen. Obwohl elektronisch gespeicherte Daten wegen der einfachen Möglichkeit zur unbemerkten Anfertigung von Kopien besonders geschützt werden sollten, ist auch der Schutz von sensiblen Daten in nicht-digitalisierten Akten relevant.
Virenschutz und Spionageabwehr
Es besteht die Anforderung, Rechner und Datenträger, insbesondere in Netzwerken, vor Schadsoftware zu schützen. Eine besondere Aufgabe kann dabei der Schutz vor Spionageprogrammen sein, mit denen Geschäftsgeheimnisse ausgespäht werden sollen. Sehr sensible Daten könnten ausschließlich auf Rechnern gespeichert sein, die nicht in Netzwerken eingesetzt werden und die nur Datenträger verwenden, die kurz zuvor neu initialisiert wurden.
Website
Es ist heute üblich, dass ein Unternehmen auf einer Firmenwebsite über sich im Internet informiert. Das ist von besonderer Bedeutung, wenn sich potentielle Kunden auf diesem Weg eine Marktübersicht verschaffen wollen und nicht per Website vertretene Anbieter überhaupt nicht wahrnehmen. Teilweise werden auch aufwendige Online-Shops unterhalten. Die Pflege der Website ist mit einem gewissen Personaleinsatz verbunden. Das gilt erst Recht, wenn über soziale Netzwerke mit der Umwelt kommuniziert werden soll statt nur einseitig über sich zu informieren. Die Abwägung von Kosten und Nutzen z.B. von facebook-Seiten kann kontrovers diskutiert werden.
e-mail-Verkehr
Heute wird eine Vielzahl der Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten elektronisch statt postalisch abgewickelt. Gleichwohl sind diese Mitteilungen i.S.d. Aufbewahrungspflichten nach § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB oft als Handelsbriefe anzusehen. Hier ist eine Archivierung zu organisieren, die nach § 257 Abs. 3 HGB auch auf Datenträgern erfolgen darf. Dafür muss ein Überblick erzeugt werden, von welchen e-mail-Adressen Erklärungen für das Unternehmen abgegeben und empfangen werden. Es ist oft erforderlich, dass Mitarbeiter auch außerhalb der Geschäftsräume per mail mit Kunden und Lieferanten kommunizieren können.
Telefon
Neben einer stationären Telefonanlage sind oft auch Firmen-Handys nötig. Die Koordination der Verträge und des Einsatzes liegt häufig in der Verantwortung der EDV-Abteilungen bzw. Verantwortlichen.