Die Daten und Belege der Buchhaltung sind vielen Mitarbeitern zugänglich. Auch Hacker könnten sich unberechtigt Zugang verschaffen. Einige Unternehmer wollen aber bestimmte Vorgänge vertraulich behandelt wissen und keine Spuren in der Buchhaltung entstehen lassen. Die Führung einer (teilweise) geheimen Buchhaltung für solche Vorgänge ist völlig legal und von einer „Schwarzen Kasse“ abzugrenzen.
Zur Organisation eines geheimen Buchhaltungsteils ist ein vertrauliches Bankkonto zu eröffnen, über das nur der Unternehmer verfügen darf und dessen Auszüge bei ihm bleiben. Zusätzlich wird in der Buchhaltungssoftware ein Sachkonto „vertraulicher Aufwand“ eingerichtet, das im Gesamtkostenverfahren nach § 275 Abs. 2 HGB den Sonstigen Betrieblichen Aufwendungen und im Umsatzkostenverfahren nach § 275 Abs. 3 HGB den Allgemeinen Verwaltungskosten zugeordnet wird. Monatlich gibt der Unternehmer nur einen Beleg mit dem Buchungssatz
Vertraulicher Aufwand
Vorsteuer
an vertrauliches Bankkonto
nebst Beträgen in die Buchhaltung; die Belege bleiben bei ihm. Im Jahresabschluss müssten ggf. die Beträge umgebucht werden, die keine Sonstigen Betrieblichen Aufwendungen oder Allgemeine Verwaltungskosten wären. Für eigene Informationszwecke kann der Unternehmer mit einer vertraulichen Tabelle den vertraulichen Aufwand in die offiziellen Aufwandskonten umgliedern.
Die vertraulichen Aufwendungen sind personenbezogen. Sollten mehrere Mitunternehmer oder leitende Angestellte jeweils ein vertrauliches Bankkonto verwalten, sollten sie sich gegenseitig über die wesentlichen Positionen ihrer vertraulichen Ausgaben informieren.
Die Geheimbuchhaltung kann nach § 239 Abs. 4 HGB auch in einer geordneten Belegablage bestehen. Es empfiehlt sich aber journalartige tabellarische Übersicht als Deckblatt mit Verweis auf Belegnummern. Die vertraulichen Aufwendungen müssten eindeutig betrieblich veranlasst sein, denn ein Konto mit dieser Bezeichnung wird die Neugier jedes Wirtschafts- oder Steuerprüfers wecken.
Eine Geheimbuchhaltung ist keine Schwarze Kasse! Als „Schwarze Kassen“ bezeichnet man illegal angesammelte Geldbestände, die sich aus vielen kleinen verschwiegenen (Bar-)Einnahmen und/oder „getürkten“ Ausgaben (mit formal echten aber inhaltlich falschen Belegen) in unauffälliger Höhe speisen. Die Führung einer schwarzen Kasse verwirklicht schon deshalb den Straftatbestand der Steuerhinterziehung. Von diesen Geldern werden Barausgaben bestritten (z.B. Bestechungsgelder oder die Bezahlung von Schwarzarbeitern), für die keine Belege ausgestellt werden. Die Verwalter dieser schwarzen Kassen machen zum Selbstschutz auch keinerlei Aufzeichnungen über die Geldflüsse. Deshalb haben schwarze Kassen kaum Gemeinsamkeiten mit einer vertraulichen Buchhaltung.