2.5. Nebenbuchhaltungen

Als Nebenbuchhaltungen werden Systeme verstanden, mit denen einzelne Konten oder Kontenbereiche in Unterkonten aufgegliedert oder mit anderen Methoden erfasst und dargestellt werden.

Bei Personenkonten werden für Kundenforderungen und Lieferantenverbindlichkeiten für jeden Kunden (Debitoren genannt) oder Lieferanten (Kreditoren genannt) eigene Konten geführt, aus denen die diese Personen betreffenden Rechnungen und Zahlungen ersichtlich sind. Daraus ergeben sich dann auch die offenen Posten, die noch bezahlt werden müssen. Erledigte Posten wurden auf den Personenkonten ausgeziffert, d.h. sich gegenseitig ausgleichenden Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen wurden mit einer Zahl gekennzeichnet. Buchungen, hinter denen keine Zahl stand, waren offene Posten.

Im System von 1494 waren die Personenkonten als Unterkonten der Kundenforderungen und Lieferantenverbindlichkeiten vorgesehen, die dann über dieses Sachkonto abgeschlossen werden sollten. Auf den Sachkonten stand danach im Ergebnis eine Saldenliste der Debitoren oder Kreditoren. Bei je einer Journalspalte für Kundenforderungen und Lieferanten-verbindlichkeiten wurden die jeweiligen Summen je Journalblatt aber auch auf den Sachkonten verbucht und die Debitoren- und Kreditorenkonten wurden zu einer Nebenbuchführung. Jetzt wurden in regelmäßigen Abständen Saldenlisten der Debitoren oder Kreditoren angefertigt, um die Übereinstimmung der Nebenbuchhaltung mit den Sachkonten zu prüfen, und auch um einen Überblick über die offenen Posten zu bekommen.

Bei der Eröffnung eines Personenkontos nach einem Jahresabschluss mussten alle zuvor offenen Posten in den Eröffnungsbuchungen einzeln vorgetragen werden.

Besonders in den Kleinstaaten Italiens und Deutschlands existierten eine Vielzahl von unterschiedlichen Währungen nebeneinander. In Deutschland wurde erst mit der Einführung des Talers im Deutschen Zollverein im Jahr 1857 (ein Taler = 30 Groschen = 360 Pfennige) eine gemeinsame deutsche Parallelwährung geschaffen, die 1871 von der Mark und dem Dezimalsystem (1/3 Taler = 1 Mark = 100 Pfennige) abgelöst wurde. Süddeutsche Länder hatten meistens den Gulden, die Hansestädte die Mark und in Preußen galt der Taler (dieser Name wurde auch von den USA für ihre Währung übernommen, und zwar in der niederdeutschen Aussprache „Dolar“; das zweite L wurde wegen der harten Aussprache des American English hinzugefügt), trotzdem gab es auch zwischen Währungen mit gleichem Namen unterschiedliche Wechselkurse. Geschäfte in fremden Währungen waren also bis ins späte 19. Jh. ein Alltagsgeschäft der Kaufleute.

Die Buchhaltung wurde in der heimischen Währung geführt. Auf Fremdwährungskonten wurden Forderungen, Verbindlichkeiten und Geldbestände in beiden Währungen nebeneinandergestellt. Der regelmäßig feste Wechselkurs wurde neben der Kontenbezeichnung notiert. Für beide Spalten wurden Summen und Salden ermittelt, wobei aber nur der Saldo der heimischen Währung in die Bilanz übernommen wurde. Bei Jahresabschluss wurden aber auch die Fremdwährungsbeträge wieder vorgetragen. 

Die Logik der Fremdwährungen konnte auch auf Konten übertragen werden, bei denen neben den Geldeinheiten auch Mengeneinheiten geführt werden sollten. Die Mengeneinheiten wurden dabei wie eine Währung behandelt. Weil sich hier aber immer andere Preise ergeben können, waren beim Einkauf Mengen- und Geldeinheiten einzeln zu erfassen statt die Mengeneinheiten mit dem Preis zu multiplizieren. Beim Verbrauch bzw. Verkauf musste dagegen ein geschätzter durchschnittlicher Preis unterstellt werden. Ein gewogener Durchschnitt nach § 240 Abs. 4 HGB oder ein Verbrauchsfolgeverfahren nach
§ 256 HGB eignen sich nur für die Bewertung in Abschlüssen, weil hier erst das Ende der Periode abgewartet werden muss. Für die Einschätzung, ob eine Schätzung noch aktuell ist, muss der Einzelpreis des Zugangs aus dem Konto der Lagerbuchhaltung hervorgehen.  

Die Lagerbuchhaltung erfasst jede wichtige Materialart und jede Handelsware auf einem eigenen Unterkonto. Die Summen der Beträge für die Zu- und Abgänge können dann auch auf Sammelkonten in der Hauptbuchhaltung übertragen werden. Ein Abschluss der Lagerbuchhaltung über die Sachkonten empfiehlt sich nicht. Für die Gegenbuchungen der Übertragung waren Verrechnungskonten nötig.

Mit der Logik der Konten der Lagerbuchhaltung konnten Verbrauchsstatistiken für Aufwandskonten geschaffen werden, indem neben den Kosten auch die Verbrauchsmenge verbucht wurde. Theoretisch hätte man auch eine dritte Spalte für Größen führen können, die den Verbrauch verursacht haben. So könnte man beim Treibstoffverbrauch eines LKWs Kosten, Liter und gefahrene km in drei Spalten führen. Das System von 1494 hat diesen Gedankengang aber nicht entwickelt, obwohl die ausgeprägte Lagerbuchhaltung erst im Zuge der Industrialisierung entstanden ist.

Bei der Anlagenbuchhaltung handelt es sich um ein System neben der Buchhaltung in Tabellenform, also nicht um Unterkonten. Diese Nebenbuchhaltung hat sich erst in bzw. nach der Industrialisierung herausgebildet, als die bessere Transparenz der Investitionen, die die wesentliche Betriebsgrundlage der Industrie darstellten, zu einem wichtigen Anliegen wurde. Neben den aktuellen Werten sollten auch die ursprünglichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten gezeigt werden. Ein großer Abstand zwischen beiden Werten deutet auf einen baldigen Reinvestitionsbedarf hin. Nach § 284 Abs. 3 HGB sind ausgehend von den gesamten Anschaffungs- und Herstellungskosten, die Zugänge, Abgänge, Umbuchungen und Zuschreibungen des Geschäftsjahrs und zu den Abschreibungen die Abschreibungen in ihrer gesamten Höhe zu Beginn und Ende des Geschäftsjahrs, die im Laufe des Geschäftsjahrs vorgenommenen Abschreibungen und Änderungen in den Abschreibungen in ihrer gesamten Höhe im Zusammenhang mit Zu- und Abgängen sowie Umbuchungen im Laufe des Geschäftsjahrs im Anhang anzugeben.

Dazu wurden die Gegenstände des Anlagevermögens, deren Anschaffungskosten eine Bagatellgrenze überschreiten, auf einer Karteikarte geführt und die geforderten Angaben dort eingetragen. Alle Karteikarten wurden mit der Zeile mit den Werten für das Geschäftsjahr in eine Liste übertragen, die alle Gegenstände untereinander darstellte. Für die Gegenstände einzelner Sachkonten und danach der Bilanzpositionen wurden Zwischensummen und Summen gebildet. Dieses Anlagengitter wurde danach zu einem Anlagespiegel verdichtet, der nur die verdichteten Zahlen der jeweiligen Bilanzposition zeigt. Auf diesen Anlagenspiegel bezieht sich § 284 Abs. 3 HGB.

Der Buchwert des Anlagevermögens ergibt sich aus der Differenz der gesamten Anschaffungs- und Herstellungskosten und der gesamten Abschreibungen zum Ende des Geschäftsjahres. Diese Buchwerte wurden zwischen Anlagengitter und Sachkonten abgestimmt. Eine Darstellung dieses umfassenden Datenmaterials auf Unterkonten wäre sehr aufwendig.

Die Lohnbuchhaltung stellt ebenfalls eine Methode außerhalb einer Verbuchung auf Konten dar. Nach der Logik der Anlagenbuchhaltung wird für jeden Arbeitnehmer ein sog. Lohnkonto geführt, auf dem für jeden Monat die Lohnbestandteile und die einzelnen Abzüge in einer Zeile aufgeführt werden. Wegen der großen Zahl der dafür nötigen Spalten können auch mehrere Tabellen für Lohnbestandteile und Abzüge geführt werden. Dann würde z.B. eine Tabelle für alle Abzüge vom Lohn geführt, und im eigentlichen Lohnkonto (-journal) nur ein Betrag abgezogen. In Lohnjournalen werden in der gleichen Spaltengliederung die Daten des jeweiligen Abrechnungsmonats für alle Arbeitnehmer aufgeführt. Die Daten für die einzelnen Arbeitnehmer werden zusätzlich zur Lohnabrechnung aufbereitet, die die Grundlage der Lohnzahlung bildet. Die Summe der Abzüge bildet die Grundlage für die Zahlungen von Steuern und Sozialabgaben; die Summe der Lohnarten die für die Buchung der Personalkosten. Wegen Berücksichtigung der Details in der Lohnbuchhaltung genügt ein verdichteter Betrag für eine Buchung auf den Sachkonten.