3.4. Auswertungen und Abschlüsse

Die zentrale Aufgabe der Buchhaltung ist die Auswertung der eingegebenen Daten. Die Datenerfassung ist eine dafür notwendige Aufgabe, und die Archivierung eine lästige Pflicht, die aber technisch unterstützt wird. In der Buchhaltung 1.0 konzentrierte man sich stattdessen auf die Datenerfassung und -speicherung. 

Die Summen- und Saldenlisten sind eine kompakte Auswertung der gespeicherten Daten. Weil vor der Digitalisierung solchen Listen mühsam mit einer Zusammenrechnung der Buchungen aller Konten erstellt werden mussten, und es auch häufig zu Rechenfehlern kam, wurde diese Art der Auswertung in der Vergangenheit nur selten genutzt.

In ihr wird eine Tabelle mit Kontonummer, Kontobezeichnung, Eröffnungswert, Summe der Buchungen der Periode und des aufgelaufenen Jahres, jeweils in Soll- und Haben-Buchungen getrennt, sowie der aktuelle Saldo dargestellt. In der Summen- und Saldenliste werden Soll-Salden mit einem positiven Wert und Haben-Salden mit Minus ausgewiesen. Diese Listen können am Bildschirm angezeigt oder auf Papier ausgedruckt werden.

Die Saldenlisten können aber nur dann einen Betrag zeigen, wenn die Konten nicht über die Bilanz oder die GuV abgeschlossen wurden. Ansonsten würde jedes Konto einen Wert von Null haben und diese wichtige Auswertung wäre wertlos.

Summen- und Saldenlisten können für Sachkonten wie auch für Personenkonten erzeugt werden. Man kann sie regelmäßig nach Nummernbereichen eingrenzen. Bei Saldenlisten für Personenkonten kann meistens zwischen der Sortierung nach Kontonummer oder Namen gewählt werden.

Wie die Saldenlisten nicht mehr mühsam von Hand erstellt wurden, sondern mit EDV-Unterstützung ständig verfügbar waren, so konnte etwa ab dem Jahr 1990 jederzeit eine Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ausgedruckt werden. Natürlich konnten nur die Daten verarbeitet werden, die vorher eingegeben wurden.

Für diesen Zweck müssen die Bilanz und die GuV zunächst mit ihren Texten eingerichtet werden. Jeder Zeile wird ein Betragsfeld für die Daten des aktuellen Jahres und eines für die Vorjahresdaten zugeordnet. Für Summen und Zwischensummen werden in den Betragsfeldern Formeln hinterlegt. Für die nicht mit Formeln belegten Betragsfelder werden in den Stammdaten der Sachkonten die Positionen hinterlegt, denen diese Konten zugeordnet werden. Es kann eine feste Zuordnung geben. Alternativ kann auch definiert werden, dass Konten mit Soll- oder Haben-Salden unterschiedlichen Bilanzpositionen zugeordnet werden sollen. Weil in der Software Haben-Salden mit Minus ausgegeben werden, muss für die Passivseite der Bilanz und für die GuV noch eine Vorzeichenumkehr vorgesehen werden. In der GuV kann man die Vorzeichenumkehr auch auf die Erträge beschränken und das „natürliche Minus“ des Aufwandes in den Summenformeln berücksichtigen.

Eine alternative Vorgehensweise ist die Zwischenschaltung von Kontengruppen. Wie bei einer übersichtlichen Bilanz in der Buchhaltung 1.0, wo die Konten zunächst über Bilanzpositionen abgeschlossen wurden, die dann wieder über die Bilanz abzuschließen waren, werden dem Bilanz- und GuV-Formular Kontengruppen zugeordnet, die mit einem Buchstabencode statt einer numerischen Kontonummer definiert werden. In den Kontengruppen wird definiert, aus welchen Konten und mit welchem Vorzeichen sie sich zusammensetzt. Das hat den Vorteil, dass Konten auch in mehreren Bilanz- und GuV-Positionen berücksichtigt werden können, z.B. in zwei Positionen mit Plus und in einer mit Minus. Damit wurde eine viel flexiblere Gestaltung möglich. Mit der gleichen Technik konnten dann auch weitere Auswertungen gestaltet werden (siehe 3.4.5. Listengenerator). Wenn dann eine völlig freie Formulargestaltung ermöglicht wurde und z.B. einzelne Zahlen auch in einen Satz eingebaut werden sollten (z.B. „… davon XX.XXX,XX € mit einer Restlaufzeit über 5 Jahren“), dann musste im Format des Zahlenfeldes flexibel definiert werden können, welcher Wert der Kontogruppe (Monat oder Jahr, aktuell oder Vorjahr, …) angegeben werden sollte. Zu den genauen Inhalten der Bilanz und der GuV wird auf die Abschnitte 5.2.1 und 5.2.2 verwiesen.

Die Möglichkeit der ständigen Präsenz von Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen ist nur dann gegeben, wenn die Konten ihren Saldo behalten nicht mehr – wie in den Lehrbüchern beschrieben – über die Bilanz und GuV abgeschlossen werden.

Die Entwicklung der BWA ist auf die deutsche Steuerberatergenossenschaft DATEV zurückzuführen. Kurz nach ihrer Gründung im Februar 1966 veröffentlichte die DATEV bei Einführung ihrer Datenverarbeitung im Februar 1969 mit ihrer „Standard-BWA Nr. 1“ die heute noch gebräuchliche und am häufigsten verwendete Version. Das System der BWA war als Reporting-System zur Beurteilung der Ertragslage von Unternehmen gedacht.

Von der BWA werden nur Geschäftsvorfälle erfasst, die die Gewinn- und Verlustrechnung betreffen. Deshalb fließen in die BWA sämtliche Aufwendungen und Erträge sowie Umsatzerlöse ein. Sie ist nach der Staffelform der Gewinn- und Verlustrechnung aufgebaut (§ 275 Abs. 2 HGB) und beginnt daher mit den Umsatzerlösen, gefolgt vom Rohertrag, den Kostenarten (wie Personalkosten, Materialkosten), Zinsaufwand/Zinsertrag, Steuern und dem vorläufigen Ergebnis. Die unterjährige BWA beruht auf einem „weichen Monatsabschluss“ (englisch soft close). Aus diesen Unternehmensdaten lassen sich in einem zweiten Schritt betriebswirtschaftliche Kennzahlen ermitteln, die einem Branchenvergleich dienen können. Die Standard-BWA Nr. 1 ist stets unkommentiert und kann deshalb nicht mit einem Geschäftsbericht verglichen werden. Außerdem enthält sie keine Bilanzzahlen und ist daher mit einem Jahresabschluss nicht vergleichbar.

Der Aussagewert für die Unternehmen wäre der gleiche, wenn bei der technischen Erstellung von Bilanz und GuV mit einem Listengenerator in einem weiteren Formular die GuV tiefer untergliedert und Kennzahlen angefügt und due Auswertungen dann monatlich erstellt würden. Eine zu große Vielfalt von unterschiedlich aufgebauten Auswertungen mit gleichen Aussagen könnte die Unternehmensleitung dagegen eher verwirren. 

Die Umsatzsteuer, auch Mehrwertsteuer genannt, ist in der Europäischen Union die wichtigste Steuerart. In Deutschland hat sie einen Anteil von knapp 31 % der Steuereinnahmen, gefolgt von der Lohnsteuer mit etwas über 26 %. Beide Steuerarten müssen von den Unternehmen verwaltet werden. Sie müssen die Steuern berechnen, anmelden und an das Finanzamt überweisen. Die Verwaltung der Umsatzsteuer ist dabei besonders aufwendig. Die Buchhaltung 2.0 hat dafür technische Lösungen entwickelt. Die haben den Staat dazu verführt, die Regeln zur Bekämpfung von Missbrauch noch komplizierter zu gestalten und den Unternehmen noch mehr Bürokratie aufzuladen, wofür die Softwareanbieter dann wieder neue Lösungen erarbeiten mussten. Im System der Buchhaltung 1.0 wären diese Aufgaben nicht mehr zu bewältigen. 

Die Umsatzsteuer belastet die Konsumenten. Grundsätzlich wird auf alle Preise von steuerpflichtigen Unternehmern (der Unternehmerbegriff ist sehr weit gefasst und nur sehr kleine Unternehme sind befreit) der allgemeine Steuersatz aufgeschlagen. Es gibt auch Gruppen von ermäßigt besteuerten (z.B. Lebensmittel, Bücher, …) und steuerfreien Umsätzen (z.B. Mieten, Zinsen, Exporte). In Deutschland beträgt der allgemeine Steuersatz 19 % und der ermäßigte 7 %. Die Steuern, die ein Unternehmer schon über die Preise an andere Unternehmer gezahlt hat (= Vorsteuer), darf er sich bei der Zahlung an das Finanzamt abziehen. Wer nur steuerfreie Umsätze ausführt, bekommt die an andere Unternehmer gezahlte Steuer nicht zurück (Ausnahme: Exporte). Führt ein Unternehmer steuerpflichtige und steuerfreie Umsätze aus, ist ein Teil der gezahlten Steuer nicht abzugsfähig. Es gibt auch Umsätze, bei denen ein Unternehmer als Käufer die Steuer nicht an den leistenden Unternehmer zahlen darf, sondern direkt an das Finanzamt. Diese „Reverse-Charge-Fälle“ muss er gesondert behandelt. Weiter gibt es eine besondere Vorgehensweise, wenn in andere Länder der Europäischen Union geliefert oder aus diesen Ländern Leistungen bezogen werden.

Die Unternehmen müssen also ihre Umsätze und den Steueraufschlag getrennt erfassen. Daneben müssen sie auch bei allen Einkäufen den Nettobetrag und den Steueraufschlag separat erfassen und innergemeinschaftliche Umsätze und Einkäufe sowie Reverse-Charge-Fälle besonders verbuchen. Dafür werden Umsatzsteuerkennzeichen verwendet. Jeder Beleg bekommt ein Kennzeichen, das ihn markiert als

steuerpflichtiger Umsatz mit allgemeinem Steuersatz 
steuerpflichtiger Umsatz mit ermäßigtem Steuersatz 
steuerfreier Export
steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung
übriger steuerfreier Umsatz
im Ausland ausgeführter Umsatz
Umsatz im Reverse-Charge-Verfahren
Einkauf mit allgemeinem Steuersatz für steuerpflichtigen Umsatz
Einkauf mit ermäßigtem Steuersatz für steuerpflichtigen Umsatz
Einkauf für übrige steuerfreie Umsätze
Einkauf im Reverse-Charge-Verfahren
Einkauf mit allgem. Steuersatz für steuerfreien und steuerpflichtigen Umsatz
Einkauf mit ermäßigtem Steuersatz für steuerfr. und steuerpflichtigen Umsatz
Einkauf aus übriger europäischer Union
Import aus anderen Ländern

Das Kennzeichen kann auch beim Sachkonto hinterlegt werden, auf das der Vorgang gebucht wird. Dann können dort aber nur Vorgänge mit dem gleichen Steuercode erfasst werden. Bei den Umsätzen darf für mögliche Kontrollen ein Sachkonto nur Buchungen mit gleichen Steuercodes enthalten.

In der Umsatzsteuervoranmeldung, mit der das Finanzamt monatlich für die Umsatzsteuer informiert und die zu leistende Zahlung vom Unternehmen selbst berechnet wird, sind die verschiedenen Umsätze, die Einkäufe aus anderen Ländern der europäischen Union und Einkäufe im Reverse-Charge-Verfahren getrennt anzugeben. Daneben muss die abzugsfähige Vorsteuer (an andere Unternehmer gezahlte Steuer) angegeben werden. Diese Daten werden einer Formularzeile zugeordnet. Bei gemischten steuerpflichtigen und steuerfreien Umsätzen werden die übrigen Daten benötigt, um die abzugsfähige Vorsteuer zu berechnen.

Die Daten können nicht nur für das Formular der Steueranmeldung verwendet werden, das inzwischen elektronisch an das Finanzamt übertragen wird. Es können auch eigene Auswertungen nach den Steuercodes erstellt werden.

Weil die Buchhaltung 2.0 sehr viel Wert auf Auswertungen, also die Aufbereitung von Daten für Adressaten im Unternehmen legt, ist auch ein flexibles Instrument für frei formulierte regelmäßige Auswertungen von Bedeutung. Für einmalige Auswertungen würde man dagegen eine Tabellenkalkulation und kein Instrument der Buchhaltungssoftware nutzen. Im Abschnitt 3.4.2. wurde bereits eine Vorgehensweise für flexible Auswertungen erwähnt, bei der zunächst ein freier Text formuliert werden kann, in den Datenfelder eingefügt und diesen Kontengruppen zugeordnet werden können. Auch andere Zuordnungen wie z.B. ein Datum oder der aktuelle Monat sind möglich.

Eine andere Möglichkeit freier Auswertungen besteht in Tabellen, für die Zeilen und Spalten frei zugeordnet werden können. In Softwarelösungen, die diese Möglichkeit anbieten, werden regelmäßig keine Kontengruppen definiert. Stattdessen wird zunächst zugeordnet, ob in den Zeilen die Sachverhalte und in den Spalten verschiedene Zeiträume (z.B. Monat, Jahr / lfd. Jahr, Vorjahr / …) zugeordnet werden sollen, oder umgekehrt. Dann müssen die Sachverhalte in Kontenbereichen (von Konto … bis Konto …) oder als Aufzählung von einzelnen Konten beschrieben werden. 

Eine Alternative zum Listengenerator ist die Möglichkeit zum Datenexport. Dabei kann jede Auswertung (Konten, Journale, Listen) nicht nur auf Papier ausgegeben werden, sondern auch in Dateiformaten. Das PDF-Format kann dabei schon mit der Auswahl eines PDF-Umwandlers als Druckers erreicht werden. Wenn das Programm zusätzlich die Ausgabe der Daten in einem Text- oder Datenbank-Format (z.B. CSV oder DBF) erlaubt, kann die Ausgabedatei mit einer Tabellenkalkulation geöffnet und weiterverarbeitet werden. Würde z.B. eine Saldenliste für alle Konten (auch Konten ohne Buchungen) als Datei ausgegeben und danach in eine Tabellenkalkulation importiert, dann hätte jeder Betrag eines Kontos bei jeder Ausgabedatei die gleiche Position. Eine Bilanz und GuV könnte auch damit erstellt werden, dass die Ausgabedatei in ein Arbeitsblatt eingelesen wird und ein anderes Arbeitsblatt mit Bilanz und GuV Zellenreferenzen mit Konten und Kontenbereichen in diesem Arbeitsplatt enthält. Mit der gleichen Vorgehensweise könnte aus der importierten Saldenliste jede andere Auswertung erstellt werde, die die Salden der Konten des laufenden Jahres verarbeitet. 

Die Datenexporte würden sich sogar für spontane Auswertungen eigenen, bei denen der Anwender sich zunächst einmal eine Saldenliste Sachkonten in eine Tabellenkalkulationsdatei einliest, um zunächst eine Antwort auf seine Fragen zu suchen. Wenn er sie gefunden hat, könnte er auch seine Lösung abspeichern und bei Bedarf wiederverwenden. Mit der Möglichkeit zum Datenexport hat die Bedeutung der eignen Auswertungen von Buchhaltungsprogrammen abgenommen. Die Tabellenkalkulation wird häufig von den Anwendern wegen ihrer Flexibilität bevorzugt.

Bei Monats- und Jahresabschlüssen ist zwischen den technischen und den organisatorischen Abläufen zu unterscheiden. Technisch wird bei einem Monatsabschluss lediglich die jeweilige Periode für weitere Buchungen gesperrt. Ein Monatsabschluss setzt deshalb voraus, dass alle Journale gedruckt, die Buchungen von der Software auf formale Richtigkeit geprüft und eine Datensicherung durchgeführt wurden. Daneben kann die Software vor der Durchführung des Monatsabschlusses verlangen, dass ein Mindestumfang an Auswertungen erstellt wurde. Weil nach dem Monatsabschluss noch ein lesender Zugriff auf alle Daten möglich ist, wären die Auswertungen auch später noch möglich. Sofern die Buchungen für abgeschlossene Perioden auf einen Datenträger ausgelagert und dann von der Festplatte gelöscht werden sollen, wäre ein Druck der Sachkonten erforderlich. Wegen der inzwischen sehr großen Kapazität der Datenträger ist diese Auslagerung während des laufenden Geschäftsjahres aber meistens nicht erforderlich.