Mit der Buchhaltung 2.0 wird die Buchhaltung 1.0 zunächst nur elektronisch über eine Finanzbuchhaltungssoftware (FiBu) nachgebildet. Trotzdem gibt es auch deutliche Unterschiede. Kern der FiBu ist eine Datei mit den laufenden Buchungen, aus denen Konten und Journale mit Daten versorgt werden. Alle Daten werden per Eingabemaske in dieser Datei erfasst, oder per Schnittstelle und Datenübernahme hineinkopiert.

Als rechtliche Vorgabe muss sichergestellt werden, dass die Buchungen später nicht mehr geändert werden können. Anders als bei einer Erfassung auf Papier kann aber eine Fehlerkorrektur ermöglicht werden. Eine Buchung wird dann als erfolgt angesehen, wenn das Journal mit dieser Buchung gedruckt wurde. Sie werden danach aber nur mit einem Kennzeichen versehen, dass sie nicht mehr geändert werden dürfen und das nächste Journal druckt nur noch Buchungen ohne dieses Kennzeichen. Es werden auch weitere Kennzeichen geführt, z.B. für bezahlte Rechnungen (was dem Ausziffern - siehe 2.5.1. - entspricht) bzw. offene Posten.

Die Datei ordnet die Buchungen Perioden zu. Das kann über das Belegdatum gesteuert werden oder mit einer eigenständigen Eingabe erfolgen. Es gibt meistens 14 Perioden pro Jahr. Eine Periode 0 nimmt die Saldovorträge aus dem Vorjahr auf. Hier sind nur automatische Buchungen möglich. In den Perioden 1 bis 12 werden die laufenden Vorgänge der einzelnen Monate erfasst. Eine Periode 13 nimmt die Vorgänge auf, die keinem bestimmten Monat zugeordneten werden sollen. Das sind insbesondere Korrekturen und Bewertungen im Rahmen des Jahresabschlusses. Aber auch bei Quartalsabschlüssen könnte man solche Buchungen in der Periode 13 erfassen. Für jedes Geschäftsjahr wird ein eigenes Unterverzeichnis mit den Daten aus 14 Perioden geführt. Dadurch kann zwischen den Datenbeständen mehrerer Jahre gewechselt werden. Wenn eine Periode geschlossen wird, kann in ihr nicht mehr gebucht werden. Die Daten bleiben aber erhalten und können ohne Einschränkung ausgewertet werden.

Die FiBu unterscheidet klar zwischen Datenbank und Auswertung. Während in der Buchhaltung 1.0 die Daten noch in Journalen und Konten erfasst wurden, sind sie in der Buchhaltung 2.0 nur noch Auswertungen. Bilanz und GuV sind eigenständige Auswertungen neben den Konten. Es gibt deshalb auch keine Abschlussbuchungen. Bei einem Jahreswechsel wird ein neues Unterverzeichnis mit der folgenden Jahreszahl geschaffen und es werden zunächst leere Konten hineinkopiert. Anschließend wird der Endbestand der Bilanzkonten als Saldovortrag in die Periode 0 des neuen Jahres automatisch eingetragen. Die Summe aller Gegenbuchungen entspricht dem Gewinn des Vorjahres. Bei Änderungen im alten Jahr werden die Saldoverträge aktualisiert.

Während in der Buchhaltung 1.0 der Saldo als der Ausgleichsbetrag definiert war, der Soll und Haben ausgleicht und der in die Bilanz oder die GuV umgebucht wurde, ist der Saldo in der Buchhaltung 2.0 der Soll- oder Haben-Überhang. Vermögenswerte haben also regelmäßig einen Soll-Saldo, obwohl sie im System der Buchhaltung 1.0 mit einer Haben-Buchung (die man Saldo nannte) in die Bilanz umgebucht wurden. Hier sind also die alten Begriffe seit etwa 40 Jahren nicht mehr aktuell.

Die Auswertungen der FiBu werden heute überwiegend als Datei erzeugt und elektronische aufbewahrt. Neben dieser Archivierung können die Daten auch für verschiedene Aufgaben im Unternehmen als Datenquelle zur Verfügung gestellt werden. Dafür muss erfragt werden, wer welche Informationen für seine Aufgaben benötigt. Neben gesetzlichen Auflagen bestimmen diese Wünsche den Umfang der Buchführung 2.0.

In der Buchhaltung 1.0 gab es die Alternative, ein Buchungsjournal für alle Buchungen in streng chronologischer Reihenfolge, oder mehrere unterschiedliche Belegjournale für unterschiedliche Gruppen von Geschäftsvorfällen zu führen, die dann innerhalb dieses Journals chronologisch geführt wurden. Weil die Journale in der Buchhaltung 2.0 reine Auswertungen sind, gibt es hier beide Möglichkeiten nebeneinander.

Mit dem Druck des Buchungsjournals wird entschieden, dass diese Buchungen nicht mehr korrigiert werden können. Deshalb müssen regelmäßig maschinelle Prüfabläufe vorher durchgeführt sein. Es sollten auch noch andere Plausibilitätskontrollen durchgeführt werden, z.B. ob die Geldbestände auf den Konten mit denen auf den Bankkonten oder in der Kasse übereinstimmen. Weil das Buchungsjournal das Journal der Buchhaltung 1.0 nachbildet, ist es nach der Reihenfolge der Datenerfassung gegliedert. Es ist deshalb eher eine Dokumentation und bürokratische Pflichtübung als eine aussagefähige Auswertung.

Dagegen werden die Belegjournale durch die Belegart und die Belegnummer gesteuert. Weitere Eingrenzungen sind möglich. So könnte z.B. eine Auswertung mit allen Rechnungen eines bestimmten Nummernbereichs auf Papier oder Datei erzeugt werden. Bei den Belegjournalen ist die Reihenfolge der Datenerfassung nicht von Bedeutung. Belegjournale sind eher Arbeitshilfen für konkrete Aufgaben. Es ist aber auch möglich, dass z.B. monatlich vollständige Belegjournale als Dokumentation erzeugt werden.

Mit geringen Erweiterungen ist es auch möglich, nach jedem anderen Kriterium sortierte Auswertungen zu erzeugen. Alternativ könnte auch ein Datenexport aller Buchungen erzeugt werden, der anschließend mit einer Tabellenkalkulation eingelesen und dann sortiert werden kann. So könnte z.B. eine Sortierung nach Buchungstext vorgenommen werden. Dann müsste organisiert werden, dass hier sinnvolle Eintragungen erfolgen, nach denen eine Sortierung Sinn machen würde.

Wie die Journale sind auch die Konten kein Datenspeicher, sondern eine Auswertung. Die auf Papier ausgedruckten Konten haben deshalb kaum noch eine Bedeutung. Wichtig ist dagegen die Möglichkeit, sich ein Konto am Bildschirm anzeigen zu können. Sofern die Daten nicht ausgelagert wurden, ist das auch noch für frühere Jahre möglich. Das gilt für Personenkonten wie für Sachkonten. Wegen dieser ständigen Zugriffsmöglichkeit ist ein gedruckter Jahreskontoauszug meistens ausreichend, der dann auch als Datei produziert werden kann. Konten mit sehr vielen Buchungen können auch als verdichtetes Konto definiert werden, womit alle Soll- und Habenbuchungen einer Periode zu einer Zahl verdichtet werden. Die Details können mit einer Bildschirmansicht nachgelesen werden.

In den Programmen war vorgesehen, dass die Belege einzeln per Tastatur und Bildschirm in eine Erfassungsmaske eingegeben wurden. Das hatte den Vorteil, dass der Mensch auch unterschiedliche Vorgänge in ein gemeinsames Schema übertragen konnte. Dabei konnte eine sehr komplexe Dateneingabe nötig sein. Mit der Zeit haben sich aber Datenübertragungen aus anderen Anwendungen immer stärker durchgesetzt. Das folgende Beispiel beschreibt eine solche Schnittstelle, mit der vor 20 Jahren abgerechnete Aufträge in die Buchhaltung übertragen werden konnten. Bei der Datenübertragung aus anderen Anwendungen mussten die Datensätze ähnlich aufgebaut sein. Mit flexiblen Schnittstellen wurde die Datenübertragung sehr viel einfacher.

Pos.1     Pos.2   Länge     Art     Bezeichnung
     0         6           7            N       Kontonummer
     7         7           1            A        Belegart
     8       13           6            A        Belegnummer
   14       19           6           A           Belegdatum
   20       38         19           A        Buchungstext
   39       39           1           A        Kennz. B=BRUTTO / N=NETTO
   40       52         13           N2     Bruttobetrag (Gesamt)
  53        65         13           N2     Nettobetrag (Gesamt)
  66     128          63           N       9 Kostenst. je 7stellig
129     191          63           N       9 Erlöskonten (Gegenkonten) 7stellig
192     308        117           N2     9 Brutto-/Nettobetr.je 13stell.  (ggf.in Fremdw.)
309     362          54           N2     9 MwSt.-Sätze je 6stellig
363     363            1           N        Kennz. Währung (Zusatz Fremdw.)
364     370            7           N        Umrechnungsfaktor (Zusatz Fremdw.)
371     385          15           A        Belegnummer Lieferant
386     386            1           A        Sperr-/Zahlvermerk    Buchung:       L=Lastschr., E=Einzug, V=Valuta
387     392            6           N        Valutadatum (wenn Pos. 386="V" !)
393     393            1           A        Buchungskennzeichen/-seite                    S=SOLL,H=HABEN
394     403          10           A        Suchname Personenkonto
404     433          30           A        PLZ/Ort Personenkonto
434     463          30           A        Name Personenkonto
464     493          30           A        Branche Personenkonto
494     523          30           A        Straße Personenkonto
524     543          20           A        Telefon Personenkonto
544     563          20           A        Telefax Personenkonto
564     578          15           A         Kontonummer (Bankstamm)
                                                       Personenkonto
579     586            8           N         BLZ (Bankstamm) Personenkonto
587     611          25           A         Bankname (Bankstamm) Personenkonto
612     636          25           A         Bemerkung Personenkonto
637     652          16           A         USt.-Id-Nr Personenkonto
653     667          15           A         Kundennummer beim Lieferant
                                                       (Personenkontostamm)
668     677          10           N          Kreditlimit
678     678            1            N         Kennz. Mahnung 0-9 (s. "Mahnwesen")
                                                         Personenkonto
679     680            2            A          Vertreterkennung Personenkonto
681     683            3            N          Nettotage Personenkonto
684     686            3            N         Skonto1 Tage Personenkonto
687     691            5            N2        Skonto1 %-Satz Personenkonto
692     694            3            N         Skonto2 Tage Personenkonto
695     699            5            N2        Skonto2 %-Satz Personenkonto
700     700            1            A           Kennzeichen Ausland N, E, D          Personenkonto
701     701            1            N         Sammelkto. Pers.kto. (nur bei Neuanlage)
702     707            6            A         Belegdatum (falls unterschiedl. zum Buchungsdatum)
708     709            2            N         Zahlungsbedingung ("X" auf Position 708 bewirkt Übernahme der    

                                                         Zahlungsbedingungen aus dem Personenkontenstamm
710     748          39              -          Frei (immer mit ASCII 32 besetzen)

Diese 44 Felder mit 748 Zeichen standen grundsätzlich auch für die Datenerfassung am Bildschirm zur Verfügung.

Inzwischen sind flexiblere Schnittstellen üblich. So kann z.B. ein bestimmtes Feld mit einem Code angesteuert werden oder es werden bestimmte Reihenfolgen für die Felder der Importdateien vorgegeben, die mit TABs getrennt werden. So können auch eigene Daten aus einer Tabellenkalkulation erzeugt und in die Buchhaltung eingelesen werden.