4.3. Beschaffung

Die technische Gestaltung eines Produkts setzt die Vorgaben der Produktpolitik um, und ist eigentlich eine Funktion im Rahmen der Organisation eines Kundennutzens. Farblich wurde dieses Rechteck der Produktion zugeordnet. Hier wird aber auch definiert, welche Repitierfaktoren in das Produkt eingehen und beschafft werden müssen. Ebenso müssen die benötigten Potentialfaktoren beschafft werden. Die Konstruktion wurde in dieser Gliederung aus praktischen Gründen der Beschaffung zugeordnet. Andere Einordnungen wären auch möglich.
 
Zur Realisierung eines Nutzens für die Kunden werden konkrete Produkte geplant. Dabei wird insbesondere festgehalten, aus welcher Anzahl welcher Materialien das Produkt gebaut wird und wie viel Arbeit hierfür eingesetzt werden muss. Diese Stücklisten verknüpfen die Artikelnummern der Waren-Stammdaten mit denen der Material-Stammdaten. (Pfeil 4) Die technische Dokumentation sollte unter der Artikelnummer archiviert werden. Für die Stücklistenverwaltung wäre aus technischen Gründen eine eigenständige Systematik neben den Artikelnummern sinnvoll; eine teilweise Übereinstimmung zwischen der Artikelnummer in den Warenstammdaten und der Stücklistennummer wäre aber wohl sinnvoll.

Die Konstruktion ist vor einer Markteinführung des Produktes sehr intensiv beschäftigt. Es handelt sich trotzdem nicht um einen einmaligen Prozess. Jedes Produkt sollte regelmäßig auf Verbesserungsmöglichkeiten überprüft werden. Die Stücklisten müssen aktualisiert werden, wenn andere Teile verwendet werden sollen, z.B. um gleiche Materialien in verschiedenen Produkten verwenden und dann flexibler einkaufen zu können.  
 

Diese Daten sind das Spiegelbild der Warenstammdaten aus dem Verkauf. Sie sind gleich aufgebaut. Als Preis wird hier aber ein Standardkostensatz als mittlerem Einkaufspreis erfasst. Die wirklichen Einkaufspreise können schwanken und bei verschiedenen Lieferanten unterschiedlich hoch sein. Der Beschaffungsmarkt muss beobachtet und die Standardkostensätze ggf. angepasst werden.

Auch Dienstleistungen können als Materialart definiert werden. Eine Lagerung ist hier aber nicht möglich. Für die Definition als Materialart bzw. Input-Artikel ist es auch nicht von zentraler Bedeutung, ob der Input-Artikel unmittelbar für die Produkte, oder mittelbar für den Betrieb benötigt wird. Auch der Einkauf von regelmäßig benötigten materiellen Güter und Dienstleistungen für allgemeine Bereiche des Unternehmens kann mit der Erfassung als Materialart besser gesteuert werden.

In den Material-Stammdaten sollte hinterlegt werden können, bei welchen Lieferanten (Kreditoren-Nr.) dieses Material beschafft werden kann. Die Hinterlegung von Preisen ist hier dagegen nicht sehr sinnvoll, weil sie sich häufig ändern können und die Aktualisierung viel Arbeit verursachen würde. Die Stammdaten ermöglichen aber Auswertungen hinsichtlich von Materialien mit großer Bedeutung, für die dann in regelmäßigen Abständen die aktuellen Preise erfragt werden können. Hier könnte der Wechsel zu einem anderen Lieferanten einen Sinn ergeben, während bei einem kleinen Volumen der Aufwand für die Umstellung auf einen anderen Lieferanten von der Einsparung nicht gerechtfertigt würde. Die wären die Preise der anderen Anbieter aber Argumente für Preisverhandlungen. Dann können auch hier Preisvergleichsdateien sinnvoll sein. 

Eine Preisvergleichsdatei könnte für jeden Datensatz aus den Feldern „Datum“, „Kreditor“, „eigene Material-Nr.“, „Material-Nr. Kreditor“, „Mengeneinheit“, „Preis“ und „Kommentar“ bestehen. In den Kommentaren könnte vermerkt werden, dass z.B. ein Preis erst ab einer Mindestmenge gilt. Bei einer Sortierung nach Kreditor würde man seine Daten aktualisieren können. Die Sortierung nach der eigenen Material-Nr. würde den Preisvergleich durchführen. 

Im Lieferantenstamm werden Kontaktdaten von aktuellen und potentiellen Lieferanten erfasst. In der Beschaffungsmarktforschung werden Lieferanten-Nr. und Input-Artikel-Nr. verknüpft (Pfeil 5). Zur Orientierung wäre ein Kennzeichen für die Branche und das Angebot des Lieferanten sinnvoll. Die Lieferantennummer ist gleichzeitig die Kreditoren-Nr. für das Personenkonto in der Buchhaltung. Sofern es sich nur um einen potentiellen Lieferanten handelt, für den bereits Kontaktdaten und Preise erfasst wurden, existiert in der Buchhaltung noch kein Kreditorenkonto. 

Im Zusammenhang mit dem Lieferantenstamm sollten auch Kommentarfelder für Bewertungen vorgesehen werden. Hier können positive wie negative Erfahrungen hinterlegt werden. Sofern die Qualität des Materials kommentiert werden soll, müsste eine Verknüpfung zur Artikel-Nr. hergestellt werden. Trotzdem ist die Anbindung an den Lieferantenstamm sinnvoll, weil sich ein Qualitätsurteil gerade im Vergleich zu anderen Lieferanten bildet. Würde die Qualität eines Materials bei allen Herstellern schlecht bewertet, müsste die Konstruktion (5) nach einer Alternative suchen. Das Material wäre dann nicht pauschal schlecht, es würde nur nicht die nötigen Eigenschaften haben.

In der Beschaffungsmarktforschung werden spiegelbildlich zur Absatzmarktforschung planmäßig und zufällig gewonnene Informationen über mögliche Bezugsquellen gesammelt. Neben Lieferanten-Nr. und Input-Artikel-Nr. werden Daten über Preise, Qualität und mögliche Mengen abgespeichert. In der ersten Stufe will man aber noch keinen Kontakt zu den potentiellen Lieferanten aufnehmen.

Um von einer Einordnung zufällig anfallender Informationen zu planmäßigen Vorgehensweise überzugehen, muss zunächst der Umfang an Informationen definiert werden, den man in Erfahrung bringen möchte. Daneben muss eine Erfassung der Lieferanten erfolgen, die im Einzugsbereich tätig sind. Anschließend würde nach Quellen gesucht, aus denen die Daten aufgefüllt werden können. Schließlich würde man die Abstände definieren, in denen die Beschaffungsmarktforschung aktualisiert werden soll. Dem steht nicht entgegen, dass zufällig erhaltene Informationen jederzeit aufgenommen werden können. Für jede Information sollten auch Datum und Quelle erfasst werden.

In der Anfrage-Datei werden die unter der Lieferanten-Nr. hinterlegten Kontaktdaten und die unter der Input-Artikel-Nr. hinterlegten Beschreibungen des Materials verknüpft (Pfeil 6). Die Auswertung einer Preisvergleichsdatei oder der Sammlung von Bewertungen einzelner Lieferanten ist deshalb auch ein Teil der Beschaffungsmarktforschung.

Aus den Daten der Beschaffungsmarktforschung können einzelne potentielle Lieferanten ausgewählt werden, mit denen konkrete Lieferbeziehungen angebahnt werden sollen. (Pfeil 9)

Es sollte festgehalten werden, bei welchen Lieferanten man wann nach welchen Produkten angefragt hat. Wenn man hier Absagen oder keine Antwort bekommen hat, braucht man nicht noch einmal fragen. Anfragen können schriftlich, per e-mail, telefonisch oder mündlich übermittelt werden. Bei telefonischen und mündlichen Anfragen sollte eine Notiz erstellt werden, die in einer Datei abgespeichert werden kann. Jeder Datensatz sollte eine Identifikationsnummer erhalten, auf die ein eingehendes Angebot (die Lieferant in seiner Antwort und die eigene Angebots-Datei) verweisen kann. Diese Datei sollte auch Notizen zu den schriftlichen und elektronischen Anfragen enthalten. Es sollte noch ein Kennzeichen für den Grund der Anfrage und die äußeren Umstände gesetzt werden, ob z.B. nur allgemein die Datei aktualisiert werden sollte, oder ob konkrete Verhandlungen geführt wurden. Diese Datei grenzt die Datei der Beschaffungsmarktforschung ein. Bei Lieferanten, deren Produkte man für nicht geeignet hält, wird im Normalfall nicht angefragt.

Mit Anfragen angeforderte wie auch unverlangt eingehende Angebote können mit Lieferanten-Nr. und Input-Artikel-Nr. erfasst werden. (Pfeil 7)

Die Datensätze aus der Anfragen-Datei, auf die qualifizierte Antworten eingehen, werden in eine Angebots-Datei kopiert und in der Anfragen-Datei entsprechend markiert. In der Angebots-Datei den eigenen Artikel-Nummern die Artikel-Nummern der Lieferanten gegenübergestellt. Zum Zeitpunkt der Anfrage konnten die normalerweise noch nicht bekannt sein. Bei einer Bestellung können dann die Artikel-Nr. des Lieferanten sofort verwendet werden. Unverlangt eingehende Angebote können auch in diese Datei aufgenommen werden, wobei aber die eigene Anfragen-Nr. offenbleiben muss.

Die Erfassung von unverlangt erhaltenen Angeboten und von Antworten auf Anfragen kann auch für zukünftige Einkäufe eine Orientierungshilfe sein. Man kennt die Lieferquellen und das Preisniveau. Bei Angeboten als Antwort auf eine Anfrage werden die Daten der ausgehenden Anfragen vervollständigt. Wenn besonders bei unverlangten Angeboten komplexe Kataloge und Preislisten zugeschickt wurden, wird man nur die Existenz der Information mit dem Eingangsdatum vermerken. Bei Bedarf, wenn z.B. ein Angebotsvergleich für verschiedene Artikel erstellt werden soll, können diese Daten zielgerichtet ausgewertet werden.

Bei einer erfolgten Antwort wird die Angebots-Nr. zu der Anfrage abgespeichert. (Pfeil 10)

Auf der Grundlage aktueller oder früherer Angebote werden Aufträge erteilt. Wenn erst später geliefert wird, sollte man die Einhaltung des Termins kontrollieren. Dafür muss eine Datei mit erteilen Aufträgen existieren, die nach erledigten und noch laufenden Aufträgen unterschieden wird. Alle Aufträge, gleichgültig ob auf der Grundlage eines erhaltenen Angebots oder aus bestehenden Lieferbeziehungen werden hier mit Menge, Preis und den angekündigten Lieferterminen erfasst. Dabei muss erfasst werden, ob der Termin verbindlich zugesagt oder nur unverbindlich geschätzt wurde. Dafür verschickt der Lieferant dann meistens eine Auftragsbestätigung, mit der ein rechtsverbindlicher Vertrag geschlossen wird. Werden Liefertermine überschritten, muss nachgefragt werden.

In der Abb. 23 auf Seite 96 wurde mit der Farbe der Rechtecke zwischen Einkauf und Beschaffung differenziert. Bei bestehenden Lieferbeziehungen werden nicht ständig Angebote eingeholt. (Pfeil 8) Die Preise gelten, bis der Lieferant über eine Preisänderung informiert. Deshalb kann bei solchen regelmäßigen Einkäufen qualifizierte Arbeitskraft eingespart werden. Berufserfahrene Einkäufer beschäftigen sich der Beschaffungsmarktforschung und Verhandlungen mit Einkäufern, während die regelmäßigen Einkäufe von weniger qualifizierten Arbeitern oder zunehmend sogar von der Software veranlasst werden.

Die Datei der ausgehenden Anfragen ist die Grundlage für die Erfassung der Antworten. Antwortet ein Lieferant nicht, kann daraus geschlossen werden, dass er die Artikel nicht anbietet oder kein Interesse hat. Eingehende Angebote, aus denen ggf. nach Verhandlungen ein Auftrag erteilt wird, werden als Datensatz in die Auftragsdatei übergeben und die Auftrags-Nr. bei der Anfrage hinterlegt. (Pfeil 11) Die erteilen Aufträge werden als erwartete Lieferungen bereitgestellt. (Pfeil 12) Meistens kann in der Auftragsdatei auch die Antwort auf die späteren Fragen was? (Konto), wo? (Kostenstelle) und ggf. wofür? (Kostenträger) hinterlegt werden. Nach der Übertragung des Datensatzes in die Buchhaltung müssen diese Informationen dann nicht mehr erfragt werden.

Beim Einkauf ist zu unterscheiden, ob Güter und Dienstleistungen zum Verbrauch in der laufenden Produktion, für den allgemeinen Bereich oder ob Investitionsgüter für den Gebrauch in der Produktion oder im allgemeinen Bereich eingekauft wurden. Mit der Lieferung wird ein erteilter Auftrag erledigt. In einer weniger engen Definition sind auch die Aufgaben Anfrage, Angebot und Auftrag dem Einkauf zuzuordnen. Es wird hier kontrolliert, ob die Lieferung vollständig und ob die Ware in den vertraglich vereinbarten Zustand oder beschädigt ist. Bei Dienstleistungen ist festzuhalten, ob die Aufgabe vollständig erfüllt wurde, wie lang gearbeitet wurde und z.B. welche Ersatzteile bei einer Reparatur eingebaut wurden. Diese Feststellungen sind nötig, um die Rechnung des Lieferanten prüfen zu können. Die Daten aus den erfüllten Aufträgen und den dafür erteilten Bestellungen werden für die Prüfung der Rechnung des Lieferanten weitergeleitet. (Pfeil 13)

Entdeckte Fehler und Abweichungen zwischen bestellter und gelieferter Menge werden in der Datei vermerkt. Der Einkäufer kann sich dann mit dem Lieferanten in Verbindung setzen.
 
Die Einkäufe für die Produktion müssen zum Ort des Verbrauchs gelangen. Das kann erfolgen, indem der Lieferant unmittelbar an den Ort des Verbrauchs liefert oder dass dieser Transport innerbetrieblich organisiert wird. Es ist auch möglich, dass die Güter beim Verkäufer abgeholt werden müssen. Bei mehreren verschiedenen Verbrauchsorten ist eine Zwischenlagerung in einem Materiallager üblich. In der Eingangslogistik muss bekannt sein, wann welcher Transport durchgeführt werden muss, und welche Güter wo eingelagert werden.

Güter für den allgemeinen Bereich können von den Empfängern bei der Warenannahme abgeholt werden.

In der Datei der erteilten Aufträge werden die eingehenden Lieferungen markiert und aus den Datensätzen wird eine Datei der erfüllten Aufträge erzeugt. Dies geschieht auch, die Lieferung nicht fehlerfrei war. Die Fehler können aber in beiden Dateien vermerkt werden. Beim Eingang der Rechnungen kann dann die Zahlung vorläufig gestoppt werden.

Aus den eingehenden Rechnungen wird eine Rechnungseingangsdatei mit der Lieferanten-Nr., Betrag und Fälligkeit erstellt. Damit werden die erfüllten Aufträge für die Prüfung der sachlichen Richtigkeit abgeglichen. Die Lieferantenrechnung ist sachlich richtig, wenn die Ware geliefert wurde und fehlerfrei war, und wenn Menge und Preis mit der Bestellung übereinstimmen. Die Mengen und Beträge sind danach zu verbuchen, also sachlich zuzuordnen. Dabei sind die Fragen was? (Konto) wo? (Kostenstelle) und ggf. wofür? (Kostenträger) zu beantworten. Diese Daten können - wenn die Zuordnung frühzeitig möglich ist - schon bei der Erteilung des Auftrags hinterlegt worden sein.

Bezogene Güter und Dienstleistungen werden, wenn sie nicht sofort bezahlt wurden, von den Lieferanten abgerechnet. Die Fälligkeit der Rechnungen ist zu erfassen und die fristgerechte Zahlung muss organisiert werden. Die geprüften Rechnungen müssen in der Rechnungsdatei mit den Fälligkeitsterminen versehen in eine Datei übergeben werden, aus der die Zahlungen veranlasst werden. (Pfeil 14)

Ausgehende Banküberweisungen können im Electronic Banking automatisch aus der Übergabedatei erzeugt werden. Bei ausgehenden Barzahlungen handelt es sich meistens um Spontankäufe und es sind keine erteilten Aufträge erfasst. Die Daten, die bei der Rechnungsprüfung aus der Auftragsdatei eingelesen werden, müssen soweit nötig noch erfasst werden.

Eingehende Rechnungen und ausgehende Zahlungen sind in der Buchhaltung 2.0 die zentralen Arbeitsinhalte der dort noch tätigen Menschen. Diese Arbeit entfällt aber zunehmend. Die Inhalte der eingehenden Rechnungen und meistens auch die sich daraus ergebenden Buchungen sind aus der Datei der erfüllten Aufträge bekannt. Es muss nur noch Rechnungseingangsdatei erzeugt werden, in der eine fortlaufende Rechnungsnummer vergeben wird. Es ist noch die Fälligkeit für die Organisation der Zahlungen zu vermerken. Wenn die Prüfung noch nicht vollständig ist, müssen einzelne Datenfelder ergänzt werden.

Es wäre sinnvoll, eine Text-Datei mit der Historie des Vorgangs und den jeweiligen Belegnummern mit Datum (Bedarfsmeldung, Anfrage, Angebot, Auftrag, Lieferung, Rechnung, Zahlung), den in der Buchhaltung verwendeten Konten und ggf. mit hinterlegten Kommentaren unter der Rechnungsnummer mit einem oder zwei vorangestellten Buchstaben zu erzeugen und unter dem gleichen Namen eine Grafik-Datei mit der Rechnung zu erstellen. Auch die anderen Belege der Historie könnten unter ihrer Belegnummer in gleicher Weise digitalisiert werden. Damit würden nicht nur die Aufbewahrungspflichten erfüllt werden; für eine Prüfung z.B. für die Freigabe der Zahlung wäre alle Informationen sofort verfügbar.