6.3. Datenerfassung Einkauf

Wareneinkäufe wurden für die Großhändler in der Datei ventasM19.ods und für die Einzelhändler in der Datei ventasX19.ods bereits behandelt. Bei den Handwerkern wurde unterstellt, dass das benötigte Material für den konkreten Auftrag eingekauft wird. Sie haben Informationen über die Einkaufspreise und Vorstellungen über die Preise, die sie von ihren Kunden verlangen wollen, Sie unterhalten aber keine Materiallager. Bei den Restaurants wird davon ausgegangen, dass die Lebensmittel überwiegend frisch eingekauft werden. Für sie wurde aber bisher die Beschaffungsmarktforschung, Anfrage, Angebot, Auftrag und Lieferung nicht thematisiert.

Abb. 81: Auszug aus Abb. 23

(Quelle: eigene Darstellung)

Die Daten werden strukturiert gesammelt, um sie mit den Schritten „Datos - Ordenar“ sortieren zu können. Taxifahrer und Kurzzeitvermieter brauchen dagegen keine Material- oder Warenvorräte.

Beschaffungsmarktforschung:
Die benötigten Materialien oder Waren werden Artikelnummern und -bezeichnungen festgelegt. Daneben werden die möglichen Lieferanten erfasst, bei denen die Güter eingekauft werden könnten. Folgende Spalten werden vorgeschlagen:

Beschaffungmarktforschung                   
Art.-Nr.        Kred-Nr.    Art.-Nr. Kred.       Preis       Quelle    Datum

Anfrage:
Hier wird der mögliche Lieferant angesprochen. Es sollte zusätzlich erfasst werden, auf welche Weise die Kontaktaufname erfolgt ist. Wenn die Anfrage mit einem Angebot beantwortet wird, ist darauf mit der Angebots-Nr. zu verweisen. Folgende Spalten werden vorgeschlagen:

Anfragen         Art = schrftlich (s), mündich (m), telefonisch (t)          Angebot
lfd. Nr.      Art.-Nr.       Kred-Nr.       Art.-Nr. Kred.       Datum   Art        Nr.

Angebot:
Die Angebote ermöglichen einen konkreten Preisvergleich und damit die Auswahl der Lieferanten. Eine rein mechanische Auswahl nach den günstigsten Preisen ist aber nicht zu empfehlen. Es muß auch die Qualität berücksichtigt werden. Man wird auch eher wenige Lieferanten für das gesamte Sortiment auswählen, statt einer Vielzahl von Liefernten für jedes einzelne Produkt. Folgende Spalten werden vorgeschlagen:

Angebote         Art = schrftlich (s), mündich (m), telefonisch (t)          Anfrage
lfd. Nr.  Art.-Nr.    Kred-Nr.   Art.-Nr. Kred.      Datum   Art     Preis       Nr.

Auftrag:
Die erteilten Aufträge müssen erfasst werden, um die Einhaltung des Liefertermins, die inhaltliche Richtigkeit der Lieferung oder der erbrachten Dienstleistung und der Rechnung kontrollieren zu können. Folgende Spalten werden vorgeschlagen:

Aufträge             Art = schrftlich (s), mündich (m), telefonisch (t)                      Bestätigung Liefer-
ldf. Nr.  Art.-Nr.  Kred-Nr.  Art.-Nr. Kred.  Menge  Preis   Betrag   Datum  Art.  Nr. Datum termin

Lieferung:
Bei der Lieferung ist die Richtigkeit der gelieferten Ware und der Menge zu kontrollieren sowie eine Untersuchung auf mögliche Schäden vorzunehmen. Das Ergebnis dieser Kontrolle sollte festgehalten werden. Folgende Spalten werden vorgeschlagen:

Lieferung               Abweichung von                  Abweichung von   
ldf. Nr.     Art.-Nr.     Bestellung     Kred-Nr.     Art.-Nr. Kred.     Menge     Bestellung     Schaden

Bei den laufenden Nummern wird vorgeschlagen, die Jahreszahl und eine Ziffer zur Unterscheidung der verschiedenen Vorgänge einzubauen. So könnten der laufenden Nummer für Anfragen aus 2019 die Zahl 191, für Angebote 192, für Aufträge 193 und für Lieferungen 194 vorangestellt werden. Bei einer sechsstelligen Nummer würden nach dem Dezimalpunkt noch 999 Vorgänge im Jahr oder durchschnittlich 19,16 Vorgänge pro Woche verwaltet werden können, was für Cuentapropistas ausreichen dürfte. Die Keditoren-Nr. in den Tabellen wird nur einmalig eingetragen und anschließend herunterkopiert. Für spätere Sortiervorgänge ist die Kreditoren in jeder Zeile aber wichtig. Die laufenden Nummern dürfen nicht per Formel definiert werden, damit eine Rücksortierung nach der laufenden Nummer immer wieder möglich ist.
 
Weil es sich bei der Unterstützung des Einkaufs um keine konkrete Handlungsanweisung handelt, werden hier keine Formeln entwickelt und keine Beispieldaten für die Erprobung eingegeben.