6.2. Datenerfassung Verkauf

Die Datenerfassung für den Verkauf ist auf die Branche auszurichten. Dabei sind verschiedene Lösungen ausgearbeitet worden. Die werden hier vorgestellt. Kuba kennt keine der europäischen Mehrwertsteuer entsprechende Steuer. Stattdessen gibt es nach dem Gesetz Nr. 113 über das Steuersystem Gesetzblatt vom 21.11.2012) die Verkaufssteuer nach Art. 132 bis 139, die Sondersteuer auf Produkte und Dienstleistungen nach Art. 140 bis 145 und die Steuer auf Dienstleistungen nach Art. 146 bis 151. Die Steuer belastet den Anbieter; nach Art. 139 Satz 2 darf sie nicht auf den Preis der Waren aufgeschlagen werden. Der Steuersatz im Einzelhandel (Art. 138) und bei Dienstleistungen (Art. 149 + 150) beträgt 10 %. Einen Vorsteuerabzug gibt es nicht, weshalb sich der Steuerausweis auf der Rechnung erübrigt. Trotzdem müssen die Unternehmer die Steuer erwirtschaften und damit in ihre Preisforderungen einkalkulieren.

Bei einer starken Arbeitsteilung führt das zu einer höheren Besteuerung, was Kleinunternehmer, die sich auf kleine Ausschnitte einer Wertschöpfung beschränken, behindert. Nach Karl Marx (Das Kapital, S 81) wird der Preis einer Ware durch die in ihr vergegenständlichte Arbeitskraft bestimmt. Wäre dieser Betrag 100 und würde sie nur auf einer Produktionsstufe erbracht, so müsste der Preis der Ware 111,11 betragen, damit nach Abzug der Steuer noch 100 verbleibt. Der Steuersatz wäre 11,1 statt 10 %. Wenn sich zwei Unternehmer diesen Betrag gleichmäßig aufteilen, so müsste der erste Unternehmer seine Leistung für 55,56 anbieten. Der zweite Unternehmer müsste sein Produkt für 117,28 anbieten, damit ihm nach Abzug der Steuer von 17,73 und der Vorleistung von 55,56 noch 50 verbleiben. Der Steuersatz hätte sich um 55,6 % erhöht. Bei 7 Unternehmern in der Wertschöpfungskette hätte man unter sonst gleichen Bedingungen schon eine Steuerbelastung von 55,8 %. Diesen Steuernachteil gegenüber großen (staatlichen) Unternehmen müssen die Cuentapropistas mit höherer Effektivität ausgleichen. 

Handwerker über nehmen Arbeiten, meisten Reparaturen, für private Haushalte oder andere Unternehmen. Dafür wird bei größeren Aufträgen zunächst der Umfang der Arbeiten, der voraussichtliche Preis und das Datum der Fertigstellung festgelegt. Die Auftragsverwaltung von Handwerkern (artesanos) wird mit der Datei ventasA19 erleichtert.

Die Auftragsverwaltung wird in den Arbeitsblättern geführt. In einem Journal werden nur die Belegnummern verwaltet und Daten aus den Arbeitsblättern zusammengefasst. Es sind 20 Vorgängen pro Datei vorgesehen. Danach muss eine Folgedatei benutzt werden. Mit der Vergabe einer Belegnummer wird das Dokument freigegeben. Davor werden nur Entwürfe erstellt. Das Journal ordnet das Angebot, den Auftrag, den Lieferschein und die Rechnung einem Vorgang zu. Wird ein Angebot erstellt, ohne dass es zu einem Auftrag kommt, bleiben die übrigen Dokumente leer. Bei Teillieferungen können zwei Lieferscheine ausgefüllt werden. Dann würden hierzu Angebot, Auftrag und Rechnung leer bleiben.

Im Arbeitsplatt „productos“ kann der Handwerker sein Material, das er regelmäßig verwendet und einkaufen muss, aufführen. Die Spalten für die Artikel-Nr., den Namen und den Einzelpreis kann er markieren und in sein Angebot hineinkopieren. Rechts daneben notiert er seinen Einkaufspreis und berechnet die Marge dieser Materialart.

Abb. 53: Artikelstamm Material

(Quelle: Downloaddatei)

Im Arbeitsblatt „oferta“ bereitet er das Angebot für den Kunden vor. Als Kleinunternehmer wird er das im Gespräch erarbeiten. Dann sollte er einige leere Spalten im Arbeitsblatt „productos“ zwischen dem Verkaufspreis und dem Einkaufspreis des Materials einfügen, damit der Kunde die Marge nicht erkennen kann. Er könnte diese Spalten für das Gespräch auch löschen und sie später wieder hineinkopieren.

In einem Bereich für die Adresse des Kunden werden die Anrede, Namen, Straße, Postleitzahl und Stadt eingetragen. Weiter wird das Datum des Angebots eingetragen. Unter der Überschrift „oferta“ füllt der Unternehmer aus, in wieviel Tagen er den Auftrag erfülle kann. Daraus wird das Lieferdatum errechnet.

Abb. 54: Angebot

(Quelle: Downloaddatei)

Im Angebot stehen 22 Zeilen zur Verfügung, um das benötigte Material aufzuführen, das sich der Unternehmer aus dem Arbeitsblatt „productos“ kopieren kann. Danach muss er die Menge eintragen. Den Einzelpreis kann er abändern. Am Ende sind 3 Zeilen für die zu leistenden Arbeit vorgesehen. Es sind drei Qualifikationsstufen vorgesehen. Die Stundenlöhne werden im Arbeitsblatt „diario“ festgelegt. Auch dieser Preis kann in den Verhandlungen geändert werden. Die Zahlungsbedingungen am Ende des Angebots werden ebenfalls aus dem Arbeitsblatt „diario“ übernommen. Das Arbeitsblatt „calculación“ erlaubt dem Unternehmer, die Gewinnaussichten des möglichen Auftrags zu bewerten.

Abb. 55: Kalkulation

(Quelle: Downloaddatei)

Abb. 56: Auftragsbestätigung

(Quelle: Downloaddatei)

Der letzte Stand des mit dem Kunden verhandelten Angebots sollte ausgedruckt und ein Exemplar vom Kunden unterschrieben werden. Danach werden die Daten des Angebots markiert und in das Arbeitsblatt „orden“ in den gleichen Zeilenbereich hineinkopiert. Während das Angebot noch eine Unverbindliche Information des Unternehmers über seine Preise ist, wird mit der Auftragsbestätigung ein Vertrag geschlossen.

Auch das Lieferdatum ist jetzt keine bloße Einschätzung, sondern ein Vertragsbestandteil. Die Nummer und das Datum des Angebots werden automatisch eingelesen; das Datum des Auftrags muss ausgefüllt werden. Die Auftragsnummer muss im Arbeitsblatt „diario“ vergeben werden. 

Das Formular für den Lieferschein ist weitgehend frei. Adresse nund Auftragsnummer werden übernommen. Die gelieferten Materialien und die geleistete Arbeit werden aus dem Auftrag kopiert. Bei umfangreichen Teilleistungen können mehrere Lieferscheine ausgefüllt werden; Angebot, Auftrag und Rechnung bleiben dann frei. Im Arbeitsblatt „diario“ dürfen dann für diese Zeilenbereiche keine Nummern vergeben werden. Bei kleineren Teilleistungen kann auch das Leistungsdatum der Position im Lieferschein vermerkt werden. 

Nach der vollständigen Ausführung des Auftrags werden die Daten aus dem Arbeitsblatt „orden“ in die entsprechenden Zeilen des Arbeitsblattes „factura“ kopiert. Wenn sich Abweichungen zum Auftrag ergeben, wird die Rechnung angepasst. Die Abweichungen müssen dann mit Lieferscheinen dokumentiert werden.

Dieses Arbeitsblatt enthält auch einen Bereich, in den ein Briefkopf für den Unternehmer als Kopfzeile definiert wird. Es kann auch eine Fußzeile für weitere Angeben gestaltet werden.

Abb. 57: Rechnung

(Quelle: Downloaddatei)

Im Arbeitsblatt „diario“ werden die Aufträge in einer Tabelle zusammengeführt.

Abb. 58: Journal I

(Quelle: Downloaddatei)

Die Umsätze werden in die Gruppen Material und Arbeit unterschieden. Hinter dem Rechnungsbetrag werden das Zahlungsdatum und der Betrag vermerkt. Dahinter wird berechnet, ob die Rechnung oder ein Teil davon offen ist, und ob der offene Betrag mit dem erlaubten Skontoabzug übereinstimmt. Damit werden die Umsätze und die offenen Forderungen festgestellt. 

Abb. 59: Journal II

(Quelle: Downloaddatei)

Es handelt sich hier um Dienstleistungen, die wegen des schlechten Zustands des öffentlichen Personennahverkehrs wie auch schlechter Fernverkehrsverbindungen und bürokratischen Hindernissen, an Fahrkarten zu kommen, eine große Bedeutung haben. Es gibt in den Städten Rikschas als Fahrradtaxis für maximal 2 Personen und kürzere Stecken, Motorradtaxis (meist aus DDR-Produktion) für eine Person, und PKW-Taxis, die auch Fahrten in entferntere Ziele übernehmen. Während für einfache innerstädtische Fahrten einheitliche Preise verlangt werden, sind die Preise für Überlandfahrten oder längere Zeiträume unterschiedlich und verhandelbar. Es werden überwiegend Fahrzeuge aus sowjetischer Produktion eingesetzt, die die Fahrer bei Bedarf auch selbst reparieren. Die Berufsgruppe hat zudem wenig Interesse daran, ihre wirtschaftlichen Verhältnisse vollständig zu dokumentieren. Es ist zu erwarten, dass in den Aufzeichnungen weniger Passagiere erscheinen, als wirklich transportiert wurden. Eine effektive Wirtschaftlichkeitskontrolle würde erfordern, dass neben den Einnahmen auch die km-Stände der betrieblichen Nutzung erfasst würden. Das könnte mit der Datei ventasC19 (coche = PKW) durchgeführt werden. Es beginnt mit einem Fahrtenbuch für jeden Monat:

Abb. 60: Fahrtenbuch

(Quelle: Downloaddatei)

Hinter dem Datum wird der km-Stand am Beginn und Ende der Tätigkeit eingetragen. Daraus können die täglich gefahrenen Kilometer errechnet und am Monatsende aufaddiert werden. Gleichzeitig kann aus dem km-Stand am Anfang und Ende des Monats die gesamte km-Leistung des Fahrzeugs errechnet werden. Daraus ergibt sich eine Quote der betrieblichen Nutzung. Für die Stadtfahrten genügt die Erfassung der Anzahl der Fahrten. Wenn für Tag- und Nachtfahren unterschiedliche Preise genommen werden, sind verschiedene Spalten nötig. Die regelmäßigen Tageseinnahmen ergeben sich aus der Multiplikation der Anzahl der Fahrten mit dem Preis.

Für Sonderfahrten sollte eine besondere Aufzeichnung erfolgen. Neben dem Umsatz und dem Fahrziel sollte noch der km-Stand am Anfang und Ende der Fahrt notiert werden.  In einem weiteren Teil der Tabelle sollten die Ausgaben für Benzin mit Erfassung der Menge (Liter) und übrige Ausgaben mit einer Angabe des Zwecks erfasst werden.

In einer Jahresübersicht werden die Summen der einzelnen Monate in einer Statistik zusammengefasst:

Abb. 61: Statistik

(Quelle: Downloaddatei)

Darunter wird eine Gewinnermittlung angefügt, in der der Privatanteil der variablen Kosten wie Einkommen berücksichtigt und ein Deckungsbeitrag ermittelt wird. Davon werden die um den Privatanteil geminderten Fixkosten und der kalkulatorische Unternehmerlohn abgezogen.
 

Abb. 62: Gewinnermittlung

(Quelle: Downloaddatei)

Zur Berechnung und Dokumentation der Fixkosten wird eine weitere Tabelle im Arbeitsblatt Statistik geführt.    
 

Abb. 63: Fixkosten

(Quelle: Downloaddatei)

Cuentapropistas dürfen nicht als Großhändler tätig werden. Die Unterscheidung von Groß- und Einzelhandel ist aber eine Frage der Definition. Wenn man sich nicht an der gehandelten Menge orientiert, dann ist der Einzelhandel durch den Verkauf auf anonymen Märkten gekennzeichnet. Der Einzelhändler hat Verkaufsräume und wird dort von den Kunden aufgesucht. Über die Preise wird nicht verhandelt und die Ware wird sofort bezahlt und mitgenommen.

Ein Großhändler kennt seine Kunden, die die Waren für ihr Unternehmen einkaufen. Er nimmt Bestellungen an, die erst später ausgeliefert werden. Dabei bringt er die Waren zu den Kunden, die sie erst nach einigen Tagen bezahlten müssen. Die in diesen Geschäften tätigen Cuentapropitas können spezielle Waren für andere Unternehmen beschaffen. Der so definierte Großhandel (mayoreo) wird mit der Datei ventasM19 unterstützt.

In dem Arbeitsblatt „ventas“ werden die Aufträge erfasst.

Abb. 64: Auftragsannahme

(Quelle: Downloaddatei)

Mit der Angabe der Kunden-Nr. (A50) wird der Name (cliente50) und die Adresse (dir-1-50 und dir-2-50) gesteuert. Im Arbeitsblatt „estatistica“ werden neben einer Tabelle mit diesen Daten noch die Bestellungen und die abgerechneten Umsätze dargestellt. Die Nummer des Verkäufers, der die Bestellung bearbeitet, kann auch für ein anderes Unterscheidungsmerkmal verwendet werden.

Abb. 65: Auftragsbearbeitung

(Quelle: Downloaddatei)

Weiter werden die Artikel-Nr. und die Menge eingegeben. Artikelbezeichnung und Einzelpreis werden wie die Kunden-Daten aus einer Tabelle im Arbeitsblatt „estatistica“ automatisch eingelesen. Der Betrag pro Zeile wird automatisch errechnet. 

Die Daten werden in das Arbeitsblatt „entrega“ übertragen, wobei die Menge aus dem Auftrag zunächst mit der Spalte „?“ auf null gestellt wird. Wenn der Verkäufer die Lieferfähigkeit dieses Artikels geprüft oder organisiert hat, löscht er diese Ausgleichsposition und schaltet den Artikel damit für die Rechnung frei. Wenn alle bestellten Artikel geliefert werden können und freigeschaltet wurden, kann im Arbeitsblatt „estatistica“ die Rechnungs-Nr. vergeben werden. Damit kann die Lieferung erfolgen.

Im Arbeitsblatt wird auch eine Fortschreibung der Warenbestände geführt. Sie beginnt mit der Art.-Nr., Art.-Bezeichnung und der Preisforderung. Diese Daten werden bei der Erfassung eines Auftrags automatisch mit der Art.-Nr. eingelesen. Die Preisforderung kann in Verhandlungen mit dem Kunden abgeändert werden. In den folgenden Spalten wird der Umsatz aus den Aufträgen und den Rechnungen gezeigt.

In dem folgenden Teil wird zunächst der Anfangsbestand der verschiedenen Waren vorgetragen. Diese Spalte kann auch der vorherigen Datei kopiert werden. In der nächsten Spalte werden die erhaltenen Lieferungen eingetragen. Aus den abgerechneten Aufträgen können die Abgänge eingelesen und der aktuelle Bestand errechnet werden. Danach können noch die bereits bestellten aber noch nicht gelieferten Waren eingetragen werden. Dahinter werden die Abgänge aus den Aufträgen abgezogen. Damit die bereits ausgelieferten Waren nicht doppelt abgezogen werden, wird diese Position bereinigt. Es ergibt sich dann der fiktive Endbestand. Ist dieser negativ, wird darauf mit der Meldung „kaufen“ darauf hingewiesen.

Abb. 66: Artikelstammdaten und Artikelstatistik

(Quelle: Downloaddatei)

Die Daten aus dem Arbeitsblatt „entrega“ werden in die Druckversion der Rechnung im Arbeitsblatt „imprime“ eingelesen. Damit kann die Rechnung gedruckt werden. Die ersten 6 Zeilen enthalten den Briefkopf und werden auf jeder gedruckten Seite wiederholt. Jede Rechnung kann selektiv gedruckt werden, indem die laufende Nr. des Kunden in den Arbeitsblättern ventas und entrega über der Kunden-Nr. als Druckbereich „von Seite … bis Seite ...“ angegeben wird.

Abb. 67: Rechnungsdruck

(Quelle: Downloaddatei)

In einer Tabelle im Arbeitsblatt „estatistica“ wird neben der Steuerung der Kundennummern und Artikelnummern mit einer Auswertung der Umsätze noch die Freigabe der Rechnungen mit einer Zuordnung der Rechnungsnummer gesteuert. Der Hinweis „trabajando“ zeigt, dass sich der Auftrag noch in der Bearbeitung befindet und noch keine Rechnungs-Nr. vergeben wurde. In zwei weiteren Spalten wird das Datum der Bezahlung und er gezahlte Betrag eingegeben.

Abb. 68: Verwaltung der Rechnungsnummern

(Quelle: Downloaddatei)

Daneben gibt es noch eine Auswertung für die Verkäufer mit den Bestellungen und den abgerechneten Umsätzen.

Die Tabelle „calculación“ enthält Formeln, die nicht verändert werden sollten.

Für jeden Tag wird eine Kopie der Datei angelegt. Dazu wird an den Namen „ventasR19“ Monat und Tag angefügt, z.B. „ventasR190330“ für den 30. März 2019.

Jede Speise und jedes Getränk bekommen in der Speisekarte einen Code. Der kann frei gewählt werden. Ein Buchstabe mit einer Ziffer sollten ausreichen. Ein kurzer Code reduziert das Risiko einer fehlerhaften Erfassung. Die Codes mit langem Namen und Preis werden in der Tabelle „estatistica“ in den Feldern J11 bis L109 hinterlegt. Es stehen 99 Möglichkeiten zur Verfügung.

Abb. 69: Erfassung Bestellungen

(Quelle: Downloaddatei)

In den folgenden Spalten wird die verkaufte Menge und der Tagesumsatz angezeigt. Im Bereich B51 bis H102 wird der Umsatz für jeden Kunden mit der Rechnungsnummer, der Anzahl der Personen und der Nummer des Tisches angezeigt. Im Bereich B37 bis F47 findet sich eine Tabelle mit dem Umsatz pro Tisch. Wenn die Kellner die Kunden den Kategorien A (z.B. kommt oft), B (z.B. ein bekanntes Gesicht, kommt gelegentlich) und C (z.B. unbekanntes Gesicht oder kommt nur selten) zuordnen, kann in der Tabelle R9 bis X60 auch eine Auswertung nach Kundengruppen erfolgen. Für die meisten Restaurants hat die Kundenzufriedenheit einen hohen Stellenwert. Die Einteilung in Kundengruppen erlaubt eine Beobachtung dieses Zieles.

Abb. 70: Beispiel erfasster Bestellungen

(Quelle: Downloaddatei)

Die Tabelle B9 bis G31 hilft bei der täglichen Abrechnung der Kasse. In den zwei Zeilen darüber wird ausgerechnet, ob es zwischen den Tageseinnahmen und dem Umsatz nach den Tabellen eine Differenz gibt.

Die Kellner erfassen die Bestellungen in der Tabelle “ventas” in den farblich markierten Feldern. In der Zeile 1 muss das aktuelle Datum und die letzte Rechnungsnummer aus der letzten Datei eingetragen werden. In den Spalten C und D werden Code und Menge eingegeben. In der Spalte B kann eine Kategorie der Kunden (A, B oder C) vorgenommen werden. Dazu wird die Nummer des Tisches und die Anzahl der Personen eingetragen.

Abb. 71: Rechnungsdruck

(Quelle: Downloaddatei)

In der Spalte K wird der Stand der Bearbeitung vermerkt. Wenn eine Arbeit erledigt ist trägt der Kellner dort einen Buchstaben ein. Jeder Kellner kann einen eigenen Buchstaben bekommen. Dann lässt sich verfolgen, wer den Kunden bedient hat.

Abb. 72: Statistik 1

(Quelle: Downloaddatei)

Der Kellner kann die Bestellung mit Code und Anzahl auf einem einfachen Notizzettel erfassen, danach in den Computer eingeben und den Zettel in die Küche geben. Wenn die Rechnung gedruckt werden soll, muss der Kellner kurz in das Arbeitsblatt „imprime“ wechseln und die Seite ausdrucken, wobei er die Seite mit der Kunden-Nr. eingrenzen muss, als z.B. für den Kunden 28 den Druckbereich von Seite 28 bis Seite 28. Es werden eine Rechnungskopie links und die Rechnung rechts auf einem Blatt Papier ausgedruckt. Das Blatt kann in der Mitte getrennt werden. Die Rechte Hälfte erhält der Kunde, die linke Hälfte bleibt als Kopie im Restaurant. Die Zeilen 1 bis 6 beinhalten die Daten des Restaurants. Sie werden auf jedem Ausdruck wiederholt. Das Papierformat ist auf „Letter (US Standard Letter) = 215,9 × 279,4 mm“ eingestellt.

Abb. 73: Statistik 2

(Quelle: Downloaddatei)

Es stehen 48 Kunden mit 10 Positionen pro Kunde und 2 Kunden (Nr. 49 + 50) mit 16 Positionen zur Verfügung. Wenn an einzelnen Tagen mehr Kunden kommen, müsste eine zweite Datei produziert werden.

Abb. 74: Statistik 3

(Quelle: Downloaddatei)

Die Tabelle „calculación“ enthält Formeln,die nicht verändert werden sollten.

Bei der Kurzzeitvermietung werden Wohnungen oder einzelne Zimmer tageweise an Individualtouristen vermietet, die an den Nebenleistungen der Hotels kein Interesse haben. Sie wird mit der Datei ventasT19 unterstützt. In dem Arbeitsblatt „diario“ werden die Buchungen verwaltet. Daneben gibt es 26 Arbeitsblätter mit den Buchstaben A bis Z und jeweils einer Abrechnung für die Kunden. Diese Blätter beziehen sich auf die 26 Zeilen einer Tabelle in „diario“, die in den folgenden Abbildungen dargestellt wird. Die Spalten haben folgende Bedeutung:

hoja:                    Arbeitsblatt, mit Buchstaben A bis Z bezeichnet
codigo:                Es werden 3 Apartments mit den Ziffern 1 bis 3 unterstützt. 
apartamiento:    Name des Apartments
factura:                Rechnungs-Nr.                                      del …:    Rechnungs-Datum
llegada:                Ankunftsdatum                                     dias:    Dauer des Aufenthalts
salida:                  Abreisedatum
pers.:                   Anzahl der Gäste
desayuno:           wird mit „x“ gekennzeichnet, wenn zusätzlich ein Frühstück gewünscht wird. 
precio:                 Preis des Zimmers für den gesamten Aufenthalt
desay.:                Berechnung des Frühstücks für den gesamten Aufenthalt
otro:                    weitere erbrachte Leistungen
total:                    Rechnungsbetrag für alle Leistungen
pago:                  Daten der erhaltenen Zahlungen            
fecha:                 Datum der Zahlung                                 tarjeta:        Kreditkarte
banco:                Banküberweisung                                   effectico:    Barzahlung

Abb. 75: Datenerfassung

 (Quelle: Downloaddatei)

Abb. 76: Adressen + Terminplanung

 (Quelle: Downloaddatei)

abierto:                    offener Betrag bei Erstellung der Abrechnung
Nombre 1:               erster Teil eines langen Namens, oder Anrede
Nombre 2:               zweiter Teil eines langen Namens, oder normaler Name
Calle, no.:                 Straße und Hausnummer
Cuidad:                     Postleitzahl und Ort
país (exranjeros):    Herkunftsland, bei Ausländern

Rechts daneben befindet sich eine Tabelle mit Kalenderdaten. Die Tage, für die Reservierungen vorliegen, können gelöscht werden. Damit werden die Tage angezeigt, an denen das Zimmer verfügbar ist. Bei einer Anfrage eines Kunden, z.B. am Telefon, sind die nötigen Daten sichtbar. Möchte ein Kunde ein Zimmer reservieren, kann seine Adresse und der Zeitraum sofort eingetragen werden.

Die Abrechnung wird ausgedruckt, indem man in der Datei in das relevante Arbeitsblatt geht, und im Druckbefehl das aktuelle Arbeitsblatt angibt. Das Blatt kann in der Mitte getrennt werden. Die rechte Hälfte ist für den Kunden und die linke Hälfte für die eigenen Unterlagen.

Abb. 77: Rechnungsdruck

 (Quelle: Downloaddatei)

Einzelhändler, die mit Verkaufsniederlassungen einen anonymen Markt bedienen, bekommen von den Kunden Barzahlungen. Sie schreiben ihren Kunden keine Rechnungen. Sie könnten auch Kredit- oder Bankkarten als Zahlungsmittel akzeptieren. Das würde aber ein elektronisches Kassensystem erfordern und eine Problemlösung per Tabellenkalkulation erübrigen. Deshalb geht dieser Abschnitt nicht auf diese Möglichkeit ein.

Abb. 78: Bestandserfassung und Verkaufsmengenberechnung

(Quelle: Downloaddatei)

Es wird unterstellt, dass der Einzelhändler in regelmäßigen Abständen, z.B. einmal pro Woche, seine Bestände überprüft, um fehlende Ware einzukaufen. Die Tabelle „ventas“ bietet die Möglichkeit, die Ergebnisse dieser Feststellung festzuhalten.     Zunächst werden einmalig die Artikel-Nr., Artikel-Bezeichnung, Verkaufs- und Einkaufpreis erfasst. Diese Daten müssen bei Bedarf aktualisiert werden. Danach wird der Anfangsbestand erfasst. In regelmäßigen Abständen werde die Einkäufe mit Menge und Betrag sowie der Endbestand in Mengeneinheiten erfasst. Daraus werden die verkaufte Menge, der sich daraus ergebende hochgerechnete Umsatz und Rohgewinn errechnet. Dieser Teil kann mehrfach nebeneinander kopiert werden. Für die Umsätze, Einkäufe und Rohgewinne wird eine Summe gebildet. Dieser Teil der Tabelle kann mehrfach nebeneinander kopiert werden. In dem Beispiel wurden 5 Zeitabschnitte mit 9 Artikeln gebildet. Die Anzahl der Artikel kann dadurch beliebig erweitet werden, dass vor die letzte Zeile Leerzeilen eingefügt und die Formeln herunterkopiert werden. Es wurden feste Zeitabschnitte von 7 Tagen unterstellt. Die Erfassung des Endbestandes sollte aber unabhängig von konkreten Zeitabschnitten unmittelbar vor dem Einkauf neuer Ware erfolgen. Die Einkäufe sollten unmittelbar nach dem Einkauf eingetragen werden.

Abb. 79: Kassenbestandsermittlung

(Quelle: Downloaddatei)

Das einfache Verfahren der Erfassung der Umsätze setzt an den Tageseinnahmen an, die indirekt aus den Differenzen der Kassenbestände ermittelt werden kann. Die Entnahmen müssen dabei bereinigt werden. Eine Tabelle zur Berechnung des Kassenbestandes unter Berücksichtigung beider Landeswährungen im Arbeitsblatt „caja“ soll Additionsfehler vermeiden. Die Ergebnisse werden an jedem Tag in eine Tabelle eingetragen.

Abb. 80: Kassenkontrolle

(Quelle: Downloaddatei)

Im Arbeitsblatt „control“ werden die Daten der Verkäufe, Einkäufe und die Rohgewinne eingetragen, die aus den Absatzzahlen und den üblichen Margen hochgerechnet werden. Daraus ergibt sich die Veränderung der Vorräte. 

Eine Kontroll-Tabelle, in der die Ein- und Auszahlungen aus der Aufnahme der Kassenbestände eingelesen werden, gibt mögliche Differenzen an. Dabei wird unterstellt, dass die Bezahlung der Wareneinkäufe aus der Ladenkasse erfolgt. Ist dies nicht der Fall, ist die Differenz erklärt.

Bei den Kurzzeitvermietungen gibt es die Besonderheit, dass die Leistung nicht an einem Zeitpunkt erbracht wird, sondern in einem Zeitraum. Die Perioden sind abzugrenzen und oft auch einzelne Reservierungszeiträume zu zerlegen. Es können auch Vorauszahlungen vereinnahmt werden. Hierfür wurde ein Formelwerk in die Datei aufgenommen, das die Umsätze entsprechend zuordnet. Ein Vergleich des Anreise-, Abreise- und Zahlungsdatums mit den Enddaten der Kalendermonate erlaubt eine Zuordnung zu den Monaten.

Für den An- und den Abreisemonat werden die Anwesenheitstage errechnet. Liegt ein voller Monat dazwischen, werden alle Tage berücksichtigt. Anschließend wird der Umsatz in Relation der Tage je Monat verteilt. Weil ein Touristenvisum maximal 30 Tage gilt und nur auf maximal 60 verlängert werden kann, wurden längere Zeitraume nicht vorgesehen.

Die Zahlung findet zu einem Zeitpunkt statt. Es ist zu unterscheiden, ob die Leistung noch im gleichen Monat bezahlt wurde, ob eine Forderung entstanden und am Monatsende noch vorhanden ist, oder ob eine Vorauszahlung stattgefunden hat.

Bei den Taxifahrern, Restaurants und Einzelhändlern können die Umsatzerlöse aus den Tageseinnahmen abgeleitet werden. Forderungen und Vorauszahlungen gibt es hier nicht.

Die Handwerker und Großhändler schreiben Rechnungen und erhalten ihr Geld einige Tage nach der erbrachten Leistung. Bei ihnen gibt es Veränderungen an Forderungen. Es könnte auch eine Vorauszahlung erfolgt sein. Die Umsätze werden aus den Rechnungen ermittelt. Es muss dann wie bei den Kurzzeitvermietungen eine Zuordnung anhand von Rechnungs- und Zahlungsdatum erfolgen. Es wird dann unterschieden, ob Rechnung und Zahlung im gleichen Monat liegen, ob die Zahlung in einem späteren Monat erfolgt (Forderung), oder ob vor der Erstellung der Rechnung gezahlt wurde (erhaltene Anzahlung).