La contabilidad según la descripción del año 1494 representa principalmente el capital de factor de producción; El factor trabajo solo se toma en cuenta con los gastos de personal. Se diferencia según el origen de la capital. La equidad es atribuible al empresario o los accionistas. Puede consistir en depósitos o ganancias retenidas. También la utilidad o pérdida actual pertenece al patrimonio. El capital de la deuda pertenece a personas que no están entre los co-empresarios. Tienen derecho a reembolso y con frecuencia reciben intereses.

El capital se utiliza en la empresa para factores potenciales y factores de repetición. De acuerdo con esta clasificación, el uso del capital se divide en activos fijos y activos corrientes. Las sumas de riqueza (uso) y capital (origen) son iguales en cantidad. Se contrastan en un balance (balance = equilibrio), con el lado izquierdo (llamados activos) que representan los activos y el lado derecho (llamados pasivos) el capital.

El balance general se divide en cuentas, donde se registran las entradas y salidas.

Fig. 3: Cuentas y balance.

(Fuente: representación propia)

El saldo final transferido al balance general se denominó "saldo".

Las cuentas se pueden dividir en subcuentas de nuevo. Para mayor claridad, es necesario combinar varias cuentas en una sola partida del balance. Luego, en el sistema de 1494, cada elemento del balance debería tratarse como una cuenta y cada cuenta como una subcuenta.

El balance se configura a la vez. La actividad operativa tiene lugar sin embargo en períodos. Esto es especialmente cierto para la ganancia o pérdida resultante de la diferencia en ingresos y gastos de un período. Es parte de la equidad. Para registrar este tamaño en el balance general, la Contabilidad 1.0 de 1494 crea una cuenta de pérdidas y ganancias como una subcuenta de patrimonio. Esto se subdivide en subcuentas, en las que los ingresos y gastos se reconocen de diferentes maneras.

Para las cuentas, no se hace una distinción entre activos y pasivos, sino entre débito (izquierda) y crédito (derecha). Las cuentas en sí se dividen en cuentas de balance que se incluyen en las cuentas de balance y en el estado de resultados. Las cuentas de acciones se dividen en cuentas de activos y cuentas de pasivo para los elementos de capital. Las cuentas de éxito se dividen en cuentas de gastos e ingresos. Para las cuentas de activos, las adiciones a los activos se contabilizan en débitos y salidas en crédito. En el caso de las cuentas de pasivo, a la inversa, se registran las adiciones al capital en el crédito y las salidas en el débito. Las cuentas de ingresos incluyen los ingresos y las correcciones de ingresos esperados. En el caso de cuentas de gastos, el gasto se contabiliza en los ajustes de débito y gasto en crédito.

Cada transacción comercial tiene dos lados. La compra de un artículo (pago posterior) aumenta los activos (débito) y al mismo tiempo aumenta las deudas (crédito). Si este artículo se paga más tarde, la deuda (débito) y al mismo tiempo el stock de dinero (crédito) disminuye. El saldo del balance se mantiene si cada transacción se registra en ambos lados y las sumas de débitos y créditos son siempre idénticas.

Además de la doble entrada y la contabilidad diferida, cada transacción comercial en el sistema 1494 se registra dos veces, en orden cronológico en revistas y, de hecho, en cuentas. Una explicación adicional del término "contabilidad de doble entrada" es la posibilidad de determinar el beneficio de dos maneras, a saber, mediante la llamada comparación de activos comerciales en la comparación del patrimonio al comienzo y al final del período, que se determina a partir de la diferencia de activos y deudas; y el estado de resultados basado en las cuentas de ingresos y gastos.

Todas las contabilisaciones se basan en los recibos. Aquí, se debe hacer una distinción entre documentos internos y externos. Otra distinción es si representan eventos externos o eventos internos. Los documentos externos, que son así creados por miembros que no pertenecen a la compañía, tienen el mayor valor probatorio. Sin embargo, por su propia naturaleza, pueden relacionarse casi exclusivamente con eventos con efectos externos, en cuyo caso la empresa hace negocios en el mercado de compras o ventas. Sin embargo, los documentos sobre procesos internos no pueden ser utilizados por compañías externas. Una excepción podría ser, por ejemplo, constituir una escritura notariada sobre un cambio en la estructura de propiedad. Los auto-documentos con efecto externo son, por ejemplo, Factura de copias de los servicios prestados. Con los autodocumentos sobre procesos internos, puede haber lagunas. Este grupo incluye, por ejemplo, Registros de producción sobre el tipo y número de productos terminados. Pero también hay procesos en los que no se tiene conciencia de la relevancia del balance.

En las contabilisaciones, se debe hacer referencia al documento respectivo mediante un número de documento. Con estas referencias, el fondo de la contabilisación se puede aclarar rápidamente si es necesario.

El registro cronológico de las transacciones comerciales en las diarios de contabilidad se realiza mediante registros de contabilización, es decir, los datos necesarios para su posterior procesamiento. En los libros de texto, esto se reduce al estado de cuentas y montos. En la práctica, sin embargo, también en el sistema de 1494 tipo de documento, documento no. y la fecha del documento, así como un breve texto. Para las cuentas, se hace una distinción entre las cuentas con débito y las contabilizaciones de crédito. A continuación, se muestra una breve forma del registro de la reserva "por [cuenta de débito] a [cuenta de crédito]", por lo que puede haber varias cuentas en ambos lados. También se habla de "débito" [cuenta de débito] y "crédito" [cuenta de credito]. Después de registrar una operación en el diario, el registro de contabilización se transfirió a las cuentas que se guardaron como tarjetas de índice. En los primeros días, se utilizaron hojas sueltas, que se unieron a un libro después del final del año y la preparación del balance.

En el siglo XX, se suavizó la cronología estricta y se guardaron diferentes diarios de contabilidad para transacciones frecuentes como ventas, compras de bienes o pagos. Esto hizo posible registrar las transacciones solo en las cuentas del libro mayor y transferir solo los totales de la página del diario a las cuentas nominales y referirse a esta página. La fecha de pago se anotó más tarde en una columna gratuita de la revista para obtener una visión general de los artículos pendientes.

Una extensión de esta técnica es el "American Journal". Aquí, todos los incidentes de negocios solo se presentaron en las diarios de contabilidad y se asignaron a diferentes columnas que reemplazaron las cuentas. Los débitos y créditos a menudo fueron reemplazados por más y menos, lo que redujo a la mitad el número requerido de columnas (o evitó la duplicación). Esto requería un número manejable de cuentas o columnas. Los negocios con clientes y proveedores se registraron juntos en una columna. Las partidas abiertas se guardaron en un almacén de documentos ordenado, en el que las facturas no pagadas y luego las pagadas se archivaron frente a una portada. La presentación se organizó alfabéticamente según los nombres de los clientes o proveedores. En cuentas personales podría ser renunciado así.

El American Journal normalmente comenzó mensualmente con nuevas hojas. Las cifras de los meses individuales se transfirieron a un resumen anual. A partir de estos resúmenes anuales, fue posible crear rápidamente balances y estados de pérdidas y ganancias para meses individuales o el año en que ocurrieron. Sin embargo, no eran muy profundos. La depreciación y otras cuestiones de valoración también debían tenerse en cuenta en los cálculos secundarios.

En el sistema de 1494, las cuentas son la unidad de liquidación para las transacciones comerciales detalladas. Su propósito era completarse en el balance general, la cuenta de de pérdidas y ganancias u otras cuentas. Después de eso, fueron puestos a cero. En ellos solo se podía leer el desarrollo de las cantidades. En los libros de texto, las cuentas se presentan en un modelo simplista como una "Cuenta T"; una gran parte de los datos de la cuenta se omite.

Fig. 4: Cuenta Nominal y Cuenta T

(Fuente: representación propia)

Esta simplificación no puede ser criticada porque los datos adicionales no son importantes para la presentación del sistema contable. La tarea de un modelo, para explicar simplista, se cumple así con la cuenta T.

Debido a la gran cantidad de cuentas, es necesario identificar de manera única las cuentas con un número de cuenta y estructurarlas de manera significativa en los cuadros de cuentas. Hay diferentes principios y sugerencias para esto. 1937 se encontraba en el decreto del Ministro de Asuntos Económicos Imperial y Prusiano y del Comisionado de Precios Imperial 11.11.37 - II 19263/37 VI 9991/37 sobre las directrices para la organización de la contabilidad (como parte de un sistema contable único). ) es obligatorio un plan de cuentas. Siguió el llamado principio de la estructura del proceso y tuvo las siguientes clases de cuenta para la primera posición de los números de cuenta:

Fig. 5: Clases de cuenta de la cuenta de remesas de 1937

0     Cuentas inactivas o cuentas de inversión y capital.
1     cuentas financieras
2     conos de delineación
3     cuentas de materias primas y suministros o cuentas de compra de bienes.
4     cuentas de elementos de costo.
5     cuentas de compensación al usar una hoja de asignación de gastos generales
6     cuentas para la contabilidad de costos en conjunto con la clase 5 libre
7     cuentas de productos semiacabados y acabados.
8     Cuentas de Ingresos
9     cuentas de cierre

(Fuente: representación propia)

Aunque el marco contable no ha sido obligatorio desde 1953, el principio de la estructura del proceso ha permanecido en muchas compañías hasta el día de hoy. Además, es relevante el Principio de Clasificación Anual de Cuentas, que numera las cuentas según su acuerdo en las partidas de los estados financieros anuales.

El sistema 1494, en principio, no permite estados financieros mensuales o trimestrales. Dado que las cuentas se cierran a través de la cuenta de resultados o el balance, no se pueden volver a reservar después, ya que las cuentas tenían que cerrarse antes. Ambos análisis se presentaron en forma de cuenta, por lo que todas las cuentas de balance con superávit de débito (saldo en crédito) debían mostrarse en el lado del activo y aquellas con superávit de crédito (saldo en débito) en el lado del pasivo. Las cuentas de éxito con sobregiro de crédito (saldo en débito) se mostraron en el lado derecho de la página de ingresos y aquellas con sobregiro de débito (saldo en crédito) en el lado de gastos. Los ajustes con saldos en la "página incorrecta" se tenían que completar de antemano a través de otra cuenta.

También podría ser creado por este sistema, ninguna conclusión a prueba. Si encuentra errores después de la instalación, una corrección es complicada. El cierre de la cuenta fallida debe cancelarse (= repetir la publicación defectuosa con la asignación de crédito-débito inversa y, por lo tanto, cancelar). Entonces el valor correcto tiene que ser determinado. Debido a que un error en la contabilidad de doble entrada da como resultado al menos un error más en la contra cuenta, la misma corrección debe hacerse allí también. Sin embargo, también puede haber otros errores consiguientes con múltiples requisitos de corrección. Para muchos errores detectados con sus errores de seguimiento, todas las de contabilizaciones de cierre son muy confusas.

Para limitar tales dificultades, se desarrollaron los principales estados financieros. Aquí, todas las cuentas se enumeraban antes de su cierre con la suma de las entradas de débito y crédito y el saldo deudor o débito resultante. El saldo deudor / débito se ha asignado a diferentes columnas de activos, pasivos, ingresos o gastos. A partir de esto, se prepararon el balance preliminar y los borradores PyG y luego se examinaron para determinar su conclusión y posibles errores. En el caso de errores, se agregaron columnas de corrección en las que se introdujeron las correcciones necesarias con más y menos. Después de eso se podrían crear nuevos diseños. El objetivo era reconocer todas las reservas olvidadas y descubrir cualquier error antes de cerrar las cuentas. Con un resumen trimestral de estados financieros, también se podrían preparar estados financieros trimestrales no oficiales.

Además, deben mencionarse los balances tradicionales de los Estados Unidos de América, que no representan una cuenta, sino un cálculo tabular de la equidad en forma escalonada. Siguieron el patrón básico:

Fig. 6: Estructura de balance tradicional en los EE UU antes de 1934

   tenencias de dinero
+ Demandas del cliente
+ Suministros
- Responsabilidades del proveedor
= Capital de trabajo
+ Otros activos
- Otras deudas.
= Equidad

(Fuente: ilustración propia)

Aquí no hubo transferencia de cuentas a los balances. La contabilidad se entendía más bien como una base de datos, a partir de la cual se crearon las evaluaciones. Si esta base de datos consistía en cuentas o revistas estadounidenses era irrelevante.