4.6. ventas y facturación

Una venta en sentido estricto es la entrega inmediata de los bienes al cliente, a menudo contra pago inmediato. Aquí está el registro de ventas y emitir al cliente una factura o recibo. La función de ventas en el sentido más amplio también incluye las etapas de consulta, oferta, pedido y entrega.

En la Fig. 23 en la página 96, se hace una distinción entre la marca de color de los rectángulos en ventas y ventas. Al igual que con las adquisiciones, la adquisición de nuevos clientes y la administración de cuentas clave requiere más atención, mientras que el procesamiento de pedidos de rutina es más fácil de automatizar y requiere menos personal calificado. Sin embargo, en la Fig. 24 en la página 97, ambas tareas se asignan al módulo de ventas, que se identifica con la letra "F". Este módulo soporta ventas y ventas por igual.

Al igual que los datos maestros del proveedor (7), los datos maestros del cliente también se registran. Esto incluye cada dirección, bajo la cual se registró el interés para sus propios productos. Los bienes y los datos maestros del cliente están vinculados a la iniciación de ventas. (Flechas 36 + 37)

Los datos maestros de clientes no se pueden introducir en mercados anónimos. Para las tiendas, la cadena es muy corta. El cliente entra en el negocio, decide, paga los bienes y se los lleva. Por lo tanto, el empresario puede reconocer a cualquier cliente regular, no pide sus deseos y no informa sobre nuevas ofertas. La comunicación entre el proveedor y el comprador se realiza a través de etiquetas de precio e información sobre las características del producto. Además, el proveedor puede informar unilateralmente con su publicidad.

Las demandas entrantes de clientes potenciales ya se han abordado en el contexto del marketing en respuesta a las actividades promocionales. Pero también son un punto de partida para la venta. Los clientes están interesados, pero no hacen un pedido de inmediato. En el sistema ERP, una oferta se prepara después de que se haya recibido una demanda. Para este propósito, los requisitos del cliente que a menudo no están formulados concretamente deben asignarse a los datos maestros de mercancías. Al mismo tiempo, el cliente potencial se crea en la base de clientes como una dirección, pero aquí se marca como parte interesada (= cliente potencial).

Incluso si no hay un pedido, hay conclusiones importantes con las demandas recibidas. Ahora se sabe cuáles son los productos que el cliente potencial necesita y más se puede aprender sobre él. Más tarde, sin molestarlo, podrá seguir informándose sobre los precios actuales o los nuevos productos. Alternativamente, también podría resultar que este posible cliente no sea considerado como un cliente. Esto se anotaría en los datos maestros del cliente y también en el futuro para no perder horas de trabajo para él. 

En las ofertas específicas a partes interesadas específicas, independientemente de si se trata de ofertas recopiladas o no solicitadas, se deben abordar los intereses y necesidades de las partes interesadas. Incluso desde el cuidado de los clientes habituales puede surgir una solicitud, que era entonces pero en comparación con el vendedor, a menudo formulado verbalmente en una conversación. (Flecha 40) Las ventas deben hacer una nota al respecto. Además de los módulos de texto (individuales o estandarizados para grupos de clientes o períodos), los nombres de productos, descripciones breves y precios se toman de los datos maestros de bienes. Se pueden formular diferentes precios para diferentes grupos de clientes. La afiliación al grupo de clientes respectivo resulta de los datos maestros del cliente. (Flecha 41) Para ofertas como respuestas a consultas, los datos se toman de las solicitudes de clientes registradas. (Flecha 42)

Las ofertas salientes son la base para las negociaciones con los clientes. Se puede esperar que algunos de los productos ofrecidos se retiren más tarde y / o se agreguen otros productos más adelante. Habrá varias versiones de una oferta que deberían estar disponibles más adelante. Las versiones internas que el cliente no ha recibido pueden ser eliminadas. Los escenarios simulados del orden a mantener se marcan como una versión interna de la oferta.

En la Fig. 23 en la página 96, esta función, así como la siguiente, está asignada al párrafo por el color de los rectángulos, es decir, una función bastante ejecutable y automatizable.

Los ordenes se pueden realizar sobre la base de una consulta y oferta, o de una relación comercial existente basada en ofertas o catálogos anteriores y listas de precios. Para cantidades más grandes o materiales especiales, se puede iniciar una compra a través de un mensaje de requisitos (flecha 20). En el caso de pedidos espontáneos, los bienes y los datos maestros del cliente deben asignarse si no fueron nombrados por el cliente. (Flecha 43) Para pedidos de ofertas aceptadas, los datos de la oferta están bajo un nuevo número de pedido. para copiar (Flecha 44)

La versión final de la oferta, que se acuerda con el cliente, representa el contenido del contrato de compra celebrado con el cliente. Si se cumple más adelante, aquí se debe crear un documento del contrato o una confirmación del pedido con el contenido del contrato y la fecha de finalización. Esto es especialmente cierto para un pedido entrante espontáneo. Aquí, el cliente necesita un supuesto porque no hubo discusiones previas.

Con la entrega de mercancías, se ejecuta el pedido recibido. Como prueba, se le entregará al cliente un albarán de entrega, en cuya copia se confirmará el recibo o notificará las desviaciones de la cantidad o el daño. Los datos del pedido se enviarán con una nota de entrega no. Copiado en los datos de la entrega. (Flecha 45) Los productos producidos se asignan al pedido y se deducen del inventario de los artículos en cuestión. (Flecha 46)

Esta función incluye la logística de salida desde el almacén del producto terminado hasta el cliente. En este caso, una buena planificación para evitar transportes innecesarios y, por tanto, costes. También es necesario confirmar que el cliente ha recibido la mercancía, por ejemplo. mediante el acuse de recibo en un albarán de entrega. Una entrega en esta lógica es también la recogida por parte del cliente.

Los datos de la entrega se transfieren a la facturación para facturar el pedido. (Flecha 47) Después de la entrega, el cliente recibirá una factura con una fecha de vencimiento para el pago. Los datos provienen de pedido y entrega. Para la documentación en caso de quejas, las referencias cruzadas a consultas, presupuestos, pedidos y entregas deben guardarse con los números de documento correspondientes. Para este propósito, se puede crear un documento de texto separado, en el que se deben incluir todos los comentarios de edición.

Cuando se vende en efectivo, la factura generalmente se crea solo en forma corta. La siguiente función (pago entrante) será cancelada. Con la forma abreviada de la factura, el cliente recibe una prueba de que ha comprado los productos en esta tienda. Esto puede ser importante en la queja de artículos defectuosos.

Si los servicios no se pagan de inmediato, se deben liquidar con los datos de la venta. El recibo de pago debe ser verificado y los clientes pueden ser recordados. (Flecha 48) Cuando se recibe el pago, la factura se marca como compensada y la transacción se completa. El documento bancario constituye la última referencia cruzada a la factura.

En la Fig. 23 en la página 96, estas y la función anterior han sido definidas por la marca de color de los rectángulos como tareas contables. Sin embargo, estas son funciones en gran parte automatizables, por lo que es más probable que esta definición se justifique históricamente.