Además de las funciones atribuibles al valor agregado, hay tareas que pueden asignarse al marco, que con la combinación de capital (finanzas) y trabajo (personal), así como el factor dispositivo (organización y comunicación) organizan y venden un beneficio para los clientes. Algunas de las funciones del marco relacionadas con el beneficio para el cliente ya están comenzando antes del proceso de valor agregado. Las funciones que se analizan aquí no están directamente vinculadas a las funciones ya analizadas en las Secciones 4.2 a 4.7.

En la tarea de coordinar los factores de producción, capital y trabajo, para crear valor agregado, esta sección primero considera el factor trabajo. Estas incluyen tareas para asegurar la efectividad del trabajo.

La investigación es la búsqueda de ideas que no conducen inmediatamente a un producto nuevo o mejorado o a un proceso nuevo o mejorado. El desarrollo de productos y la optimización de procesos se basan en esto. Estas funciones ya incluyen la búsqueda de ideas. Por lo tanto, se deben crear estructuras en las que los empleados puedan presentar sus sugerencias de mejora de una manera sencilla. También las sugerencias hechas por los clientes deben ser transmitidas por los vendedores. Posteriormente, estas ideas serían evaluadas por los técnicos y los resultados registrados. Incluso las críticas negativas podrían recogerse en ideas posteriores.

El desarrollo de productos nuevos o mejorados existentes debe ofrecer a los clientes un beneficio nuevo o mejor, para que la empresa pueda ganar más dinero con nuevas ventas. Pero solo la construcción con la preparación de los pasos de trabajo individuales conduce a una red con las funciones del proceso de creación de valor. Investigación de Desarrollo, por otro lado, puede ser el comprador de datos y servicios de las otras agencias.

Sin embargo, la investigación y el desarrollo no tienen lugar sin ninguna conexión con la creación de valor. Los sujetos de investigación están influenciados por la investigación de mercado (2) y la política de marketing (0). Los productos prioritarios existentes se modernizan y las brechas se cierran en la oferta. Además, la inversión necesaria en un lanzamiento de mercado debe ser limitada. Los proyectos de investigación y desarrollo que podrían producirse con el equipo existente tienen más probabilidades de ser aprobados. Para comprobar esto, se deben utilizar los datos maestros de la máquina (29).

Sin investigación y desarrollo, existe un riesgo latente de ser sorprendido por las innovaciones de la competencia. Con productos obsoletos, no podrías sobrevivir en la competencia en ese momento.

Con métodos nuevos o mejores, la calidad puede aumentarse o los costos pueden reducirse. No se trata de mejorar los productos. En los procedimientos, las sugerencias de los empleados a menudo pueden ser muy útiles. Las mejoras técnicas y organizativas pueden ser diferenciadas.

Las mejoras técnicas a menudo se basan en las nuevas tecnologías que se ofrecen en el mercado. La mayoría de las empresas esperan experiencias de otros emprendedores. Durante este tiempo, los proveedores anuncian e informan muy intensamente y las empresas pueden formarse una opinión. Si esperan y luego deciden introducir una nueva tecnología, la implementación debe ir muy rápido para ponerse al día con la competencia. Ahora debe saber muy bien qué cambios organizativos se derivarán de la mejora técnica.

Por supuesto, es posible que nuestros propios expertos también desarrollen pequeñas mejoras técnicas. Pero a menudo se mejoran los procesos organizativos. Sin embargo, las mejoras organizativas solo deben realizarse en coordinación con la estructura organizativa (63). Hay que tener en cuenta que los cambios pueden tener un efecto secuencial en otros procesos en otros lugares, que también deben ser regulados. 

La logística es particularmente importante en la adquisición y entrega de bienes. Por lo tanto, no se puede asignar claramente a un grupo de funciones. Una flota separada de vehículos serviría no solo a los camiones sino también a los automóviles de vendedores y ejecutivos. Aquí, sin embargo, también sería necesario coordinar los pedidos con los transportistas en la carretera, el ferrocarril, el agua y en el aire.

Los vehículos propios solo valen la pena si también se usan adecuadamente o si el tipo de actividad requiere un alto grado de flexibilidad de transporte. El tamaño de los vehículos debe ser adecuado. La planificación logística requiere un resumen de los envíos regulares y sus fechas. La tarea es llevar a cabo los transportes en el momento adecuado, por un lado, pero también agruparlos por otro lado para no realizar viajes innecesarios con vehículos semi-vacíos y, si es posible, no tener viajes vacíos en un viaje de regreso.

Si opta por sus propios vehículos, debe tener una buena visión general de la gama de servicios de transporte. Debe establecerse en contactos previos con los transportistas, que pueden ponerse en servicio con poca antelación. Si reciben más pedidos, también le darán prioridad al empresario. Esto evita el riesgo de que no se puedan realizar transportes urgentes a corto plazo. Pero también debe prescindirse de las ventajas de precios a corto plazo. Esto no excluye una observación del mercado, con el resultado de lo cual se llevan a cabo negociaciones de precios y, a más largo plazo, también se pueden establecer nuevos contactos.

Los servicios internos para los cuales los centros de costos auxiliares se configuran generalmente en la contabilidad de costos pueden ser complejos. Representan gastos generales (38).

En el comercio y en muchos servicios, especialmente hoteles y restaurantes, la condición de los locales es parte del beneficio del cliente. En la industria manufacturera, es una base de los procesos en curso. Si hoy se hace referencia a los conserjes como un "administrador de instalaciones", por ejemplo, La eliminación de residuos para ser una tarea de gestión. Para las empresas de alquiler, esta área es más importante. Los centros de costos auxiliares a menudo se establecen para los edificios de la compañía. Luego, todos los costos, incluido el personal, se convertirían en el área utilizada y se redistribuirían a otros centros de costos después del uso del espacio. En este caso, se pueden utilizar factores de ponderación, con los que se tiene en cuenta la intensidad de la rugosidad. Esto sería por ejemplo Los cuartos de almacenamiento tienen que soportar una proporción significativamente menor del costo del espacio que, por ejemplo, espacio de oficina.

También en los servicios del edificio debe haber un control de costos y responsabilidades claras. Algunas pequeñas reparaciones también podrían mejorar el hogar y un trabajo para un artesano sería casi tan lento, como si se realizaran ellos mismos. Por lo tanto, tiene sentido nombrar a alguien para tareas de limpieza, pero también pueden tener una función diferente. Además de las reparaciones menores, esta área de responsabilidad incluiría el mantenimiento durante el invierno, la consideración de los programas de residuos, el cuidado del jardín delantero y el control del sistema de calefacción. Sin embargo, para la limpieza de edificios, la mayoría de las mini trabajadoras están empleadas o se encarga a una empresa de limpieza. Pero el gerente de la instalación se haría cargo del control de calidad.

También es importante lidiar con problemas de seguridad como la seguridad contra incendios o sustancias peligrosas (como el asbesto). Las regulaciones emitidas tienen sentido en su mayoría, pero causan problemas y costos para muchas compañías. Las empresas especializadas utilizan sus ventajas de conocimiento para vender costosas reformas de lujo como una alternativa. Al igual que con los problemas legales, se necesita una persona que pueda leer el problema y luego opinar.

Sin embargo, también hay otras unidades de servicio cuyos costos se pueden distribuir por cantidades de referencia a otras unidades organizativas. El procedimiento sería comparable al edificio de la empresa. Las diferencias en la liquidación podrían ser que los valores de referencia también pueden variar y luego se facturan mensualmente. También puede existir estructuras multinivel cuando las unidades de servicios propios relacionan servicios. Existen varias técnicas de contabilidad.

Los trabajadores deben ser capaces de proporcionar la potencia necesaria, no sólo cuantitativamente sino también cualitativamente. Para ello necesitan ser entrenados o por lo menos aprendido. La gerencia necesita para obtener una visión general de la necesaria para el conocimiento y las habilidades operaciones comerciales, así como el nivel de educación de la ganancia de la mano de obra. Para que una persona adecuada se puede encontrar de forma rápida en el futuro las necesidades emergentes. Las posibles deficiencias se deben cerrar a través del entrenamiento. En el futuro previsible de jubilación de los trabajadores de más edad es responder a la formación de jóvenes.

El nivel de conocimiento de los trabajadores podría mantenerse listo en un archivo en la administración de personal (39). Las habilidades necesarias deben incluirse en un manual de organización en la estructura operativa (63). Usted ha obtenido a partir de la creación de los departamentos, y se actualiza una vez al año. Esta documentación de los procesos de la organización también ayuda en el ajuste de los procesos implicados en la optimización de procesos (42) en otras unidades organizativas.

Una formación de la empresa también se puede realizar con previsión con el fin de adaptarse rápidamente a las necesidades futuras previstas.

Las deficiencias importantes cualitativos o cuantitativos se llenan con el reclutamiento. Para esto, los trabajadores son reclutados y que ya han obtenido las calificaciones necesarias en otros lugares. Un requisito previo para la contratación, que existe una necesidad que no puede ser cubierta por la formación.

Para la decisión de si el personal debe ser contratado, un análisis de costo-beneficio es necesario. Los beneficios de un trabajador es el beneficio de los pedidos que no podría funcionar sin estos trabajadores, menos el costo de contratación y formación. Para los empleados en los gastos generales de la determinación de los beneficios no es fácil ya. Si el personal puede atraído lejos de la competencia y llevar el conocimiento que no está disponible dentro de la empresa, los beneficios serían enormes. En otros casos, la educación y la formación dentro de la empresa por lo general más barato debido a los buenos servicios incentivo debe ofrecer que quizás no ofrezca a sus propios empleados.

Otros costos de reclutamiento son los costes de material para los gastos de publicidad y de personal para la selección de personal. A continuación hay un período de entrenamiento en el que el nuevo empleado no es muy productivo, pero ya obtiene la recompensa completa. Con el fin de tomar las decisiones correctas aquí, la información debe ser recogida en estos factores.

La eficacia de la actuación se ha de promover la motivación, estilos de liderazgo y técnicas de gestión. Aquí los límites se alcanzan con la psicología. Una observación en un sistema de números no es posible. Uno sólo puede observar los resultados de la empresa y asumir que la gestión de personal para tener un impacto. Sigue al pensamiento, entre otros la responsabilidad de informes como informes de acuerdo a las áreas de responsabilidad. Del mismo modo, se puede observar cifras de productividad. nunca por buenos o malos resultados, hay explicaciones mono-causales.

Una medida de la buena o mala gestión de personal debe incluir más observaciones. Esto incluye la retroalimentación del personal, sino que también no debe ser sobreestimado. Un estilo podría dejar hacer buenos comentarios sobre el personal que el rendimiento medible, pero sufriría. Incluso si usted encuentra otras cantidades mensurables y puede formar un mosaico de muchos componentes y evaluar el liderazgo, de manera que no se llega a la optimización. Un buen ambiente en un equipo que promueve un trabajo exitoso se ve influida no sólo por los líderes, sino por la personalidad de los empleados ordinarios. A veces una buena mezcla idénticos y diferentes personajes que se complementan entre sí armoniosamente, mientras que la promoción de otros equipos con diferente composición y no existen conflictos. También un 3,0 contabilidad es en este modo.

La eficacia del rendimiento en el trabajo puede verse afectada si el rendimiento de los empleados se ve afectada por problemas personales. Podría ser útil en casos individuales, para ayudar al empleado con esfuerzos razonables para superar tales problemas y por lo tanto para eliminar la interferencia de la eficacia. La cantidad del gasto o el reembolso de un adelanto de salario sería visible en la contabilidad.

Si los empleados tienen una expectativa razonable de que el empleador los ayude en una situación de emergencia, esto creará lealtad. El umbral de inhibición por falta de sinceridad y una mala ética de trabajo aumenta. Por lo tanto, la responsabilidad social puede verse como una inversión en esta lealtad. Al igual que con una inversión intangible, se puede intentar medir el costo de esta responsabilidad social y evaluar el valor de la lealtad. Aquí, también, se debe buscar un nivel apropiado de atención. La generosidad excesiva crea efectos de habituación y ya no promueve la solidaridad de los empleados con la empresa.

Los canales de comunicación significativos entre los empleados, así como entre los supervisores y los empleados, también sirven para la eficacia del desempeño laboral. Ellos también evaden la observación en el contexto del sistema presentado aquí y una valoración en unidades monetarias. Sin embargo, los contenidos del sistema EPR pueden estar sujetos a comunicación interna.

Para esta comunicación formal, se debe tomar una decisión sobre qué información debe ser accesible para cada empleado. La información necesaria y útil debe ser accesible en principio. En principio, la información confidencial debe estar bloqueada a menos que sea necesaria para la tarea que se está realizando. Además, se distingue entre la información visible y la información enviada que se crea para el destinatario. Esto se puede hacer con informes mensuales. Muchas empresas también se están moviendo para almacenar dichos informes en una intranet, donde se pueden ver una vez finalizados. Debido a que no todas las evaluaciones deben ser accesibles para todos los empleados, esta comunicación requiere un sistema sofisticado de códigos de autorización.

La comunicación informal difícilmente puede ser influenciada por la empresa. Solo se puede intentar prevenir con la apertura necesaria de la formación de rumores.

El uso del capital como factor de producción primero convierte el dinero y el capital físico comprando bienes de capital y bienes de consumo. Esto tiene lugar en el proceso de creación de valor. Las funciones en el marco se utilizan principalmente para modelar el proceso de creación de valor. Para este propósito, las unidades monetarias se utilizan como un equivalente general, haciendo que los bienes sean comparables. ("Dado que todos los demás productos son solo equivalentes especiales de dinero, y el dinero es su equivalente universal, se comportan como productos especiales para el dinero como productos básicos". Karl Marx, Das Kapital, Vol. 1, Hamburgo, 1867, citado por el Instituto para el Marxismo. Leninismo en el Comité Central de la SED [ed.], Marx-Engels-Werke, vol. 23, Berlín/RDA 1962, pág. 104). Aunque la Fig. 23 en la página 96 no muestra una red intensiva del área de finanzas con las funciones en la cadena de valor, ya es un equivalente general debido a la valuación ubicua en unidades monetarias.

En la parte "organización y comunicación" del marco es predominantemente el factor determinante de la gestión empresarial resuelta. Se basa en los datos en el proceso de creación de valor y, más bien, crea ajustes preestablecidos en lugar de datos.

La contabilidad tradicional es inicialmente un punto de recolección de datos. Mientras tanto, esta tarea ha sido en gran parte automatizada. Por lo tanto, esta tarea se descentraliza cada vez más mediante los datos recopilados en el lugar de su creación y se transmiten a través de una interfaz en el software de contabilidad. Queda una tarea de coordinación y una recopilación de los datos restantes, que no se han ingresado en ningún otro lugar.

Los beneficios para los clientes solo se pueden ofrecer a largo plazo si los rendimientos son mayores que los costos. Esta condición se aplica a cada producto individual. En casos individuales, los subsidios cruzados pueden ser justificados. La evaluación de los costos de cada servicio individual y la comparación con los ingresos son las tareas centrales del sistema contable desde el punto de vista del beneficio para el cliente.

De acuerdo con el enfoque de gestión, según el cual la contabilidad debe seguir la opinión de la gerencia de la empresa, la contabilidad con la recopilación de datos debe ser liquidada en la contabilidad interna.

La contabilidad de costos y el control están asignados a la contabilidad interna. Mientras que la contabilidad de costos orientada a objetos, los pagadores (= productos) tiene a la vista, el controlador quiere orientar un control objetivo. La formulación de objetivos y la observación de su implementación se especifican dentro de la jerarquía según las tareas (= personas) y dentro del ejercicio financiero por períodos (= meses). Por lo tanto, el control es predominantemente orientado a períodos, incluso si en aplicaciones concretas (por ejemplo, control de inversiones) los objetos en lugar de áreas de tareas pueden ser objeto de consideración.

Con el enfoque de capturar datos en unidades de cantidad y monetarias para el pasado y el futuro, parte de la tarea de planificación se abre para una liquidación de la máquina. Todavía hay diferentes expectativas para el desarrollo de volúmenes futuros y el desarrollo de precios. Los planes entonces creados mecánicamente todavía deben ser verificados por las personas para su plausibilidad. También es una decisión humana sobre si los datos proyectados del futuro también están previstos, o si se debe intervenir el desarrollo probable. Esto es especialmente cierto cuando se desarrollan sistemas de alerta temprana que tienen como objetivo alertar a tiempo de acontecimientos indeseables.

La tarea del financiamiento es mantener el ciclo de bienes y dinero fuera del valor agregado de la compañía. La planificación financiera es necesaria para poder utilizar los instrumentos financieros de manera específica. El financiamiento por percepción y tamaño estimado requeriría mayores reservas de liquidez y, por lo tanto, financiamiento. Sobre la base de la planificación financiera, los instrumentos financieros se utilizan para cubrir los requisitos financieros y para invertir de manera significativa los excedentes financieros. La compañía también debe tener una visión general de los financiamientos actuales, sus términos y las tasas a pagar. Contabilidad 3.0 mantiene estos datos disponibles, suponiendo que el usuario tenga autorización de acceso.

Las empresas están sujetas a diferentes impuestos. El cumplimiento de diversas obligaciones tributarias debe ser organizado. Estos incluyen la presentación de declaraciones de impuestos y declaraciones de impuestos, así como la prueba de los montos ingresados allí desde las cuentas y recibos. También es posible organizar auditorías fiscales en las que se requiere la rendición de cuentas.

La presentación de declaraciones de impuestos puede ser automatizada hoy. Las declaraciones de impuestos requieren una declaración anual preparada. Los datos que se deben ingresar en los formularios de impuestos se pueden calcular automáticamente de acuerdo con el modelo de años anteriores. Como mínimo, se podría configurar un generador de listas (consulte la sección 3.4.5). Sin embargo, siempre debe verificarse si los formularios de impuestos han cambiado y tal vez se solicite información adicional, o si un problema relevante para los impuestos ha resurgido en la empresa.

Las empresas contables tienen que elaborar estados financieros anuales y publicarlos si es necesario. Las cifras informadas allí deben poder comprobarse a partir de la contabilidad de las cuentas y los documentos justificativos. Para las empresas que cotizan en bolsa, existen otras obligaciones de información con la autoridad supervisora de la bolsa.

La adición de cuentas al balance y los elementos de P&L ha sido durante mucho tiempo una tarea completamente automatizada. Actualmente se trata de verificar la calificación correcta de todos los elementos y actualizarlos. Para esto, las listas de verificación deben ser creadas y procesadas.

Los accionistas y prestamistas importantes, además de los datos sujetos a divulgación, desean obtener más información sobre la compañía y su situación económica. Aquí, la información disponible para la administración debe resumirse y transmitirse regularmente o a pedido. Siempre se selecciona qué datos no se deben reenviar. Por lo tanto, se debe realizar un análisis de balance en esta función. Debe reconocerse qué conclusiones en el inversor se pueden extraer de los datos comunicados. Si las posibles conclusiones negativas se reconocen pronto, se pueden mitigar estas reacciones en las explicaciones que se acompañan.

Una empresa que tiene una mala reputación tendrá dificultades para encontrar clientes. Es por eso que tiene sentido buscar una buena reputación con las relaciones públicas y no solo promover los productos.

También puede haber excepciones. ¿Quién, por ejemplo? Como empresa de telecomunicaciones, es principalmente para los proveedores fraudulentos que tiene que identificarse públicamente con estas empresas dudosas.
 
A Henry Ford se le atribuye la frase: "La mitad de mi gasto en publicidad se desecha. Simplemente no sé qué mitad ". En las actividades de relaciones públicas, siempre hay muchas ideas sobre cómo se puede gastar el dinero. Dado que no se espera que tengan un impacto directo en el desarrollo empresarial de todas formas, es casi imposible controlar el rendimiento. Por lo tanto, la cuota de dinero desechado puede ser muy superior a la estimada por Henry Ford 50%.
  
Además de la inclusión de contenido de promoción de imagen en el sitio web corporativo y la entrega de comunicados de prensa a editores de periódicos, ocasionalmente se llevan a cabo eventos (eventos) que el público puede percibir como algo positivo. Esto podría ser días abiertos o la celebración de un aniversario de la empresa, que luego debe ser percibido positivamente por el público. También se esperan efectos positivos, por ej. Se apoya un club deportivo (patrocinio). Qué tan grandes pueden ser estos efectos y si los costos y beneficios son apropiados es una cuestión de caso individual.
   
Las relaciones públicas dirigidas al público en general deben distinguirse del trabajo de cabildeo, cuyo objetivo es establecer contacto con los políticos e influir en las decisiones políticas. Una empresa importante, con buenos vínculos con la política local, a veces puede lograr eso, por ejemplo. Un plan de desarrollo se adapta a las necesidades de la empresa. En la política federal, una influencia comparable a menudo se ejerce a través de asociaciones. Hasta ahora puede ir tan lejos que una asociación haga sugerencias de formulación de procedimientos legislativos a los empleados relevantes de un ministerio, que también se encuentran en el proyecto de ley del gobierno.

Solo las empresas más grandes tienen su propio departamento legal con al menos un abogado permanente. No tiene que ser un abogado a tiempo completo y también puede representar a una empresa en el tribunal, a menos que sea un abogado. Esto incluye una distinción entre los abogados que trabajan junto a su bufete de abogados y celebran contratos de servicios generales. Luego asesoran o representan a las empresas sin tener que liquidar estas actividades por separado.
  
Incluso si las empresas más pequeñas no eligen ninguna de las opciones, la disponibilidad de las leyes actuales y la capacidad de identificar y leer las preguntas legales son importantes. Ahora es posible descargar una gran cantidad de textos legales y otra legislación de Internet o verlo en línea. Se recomienda actualizar los textos almacenados en una biblioteca en su propia computadora y disponibles fuera de línea a más tardar cada 3 años. Para asuntos legales, alguien debe ser responsable de hacer una evaluación inicial y, si es necesario, buscar ayuda de manera específica.

Los valores y objetivos perseguidos, además del beneficio empresarial, deben formularse en particular como una guía para los empleados. Luego proporcionan una orientación sobre cuándo, en casos individuales, también se puede actuar sobre los intereses económicos de la empresa. La filosofía corporativa está esencialmente influenciada por ideas éticas de liderazgo. Para una compañía exitosa, es más fácil para los intangibles que los problemas económicos para una compañía. Aparte de esta realización, la contabilidad no puede aportar nada a la filosofía corporativa.

La estructura organizativa determina la estructura jerárquica de la empresa. Aquí se deben distinguir los siguientes términos:
 
Tarea:                         una parte recurrente del desempeño operacional.
Trabajo:                      un conjunto de tareas que una persona (titular del trabajo) debe completar.
Centro de costo:       una suma de tareas que se asignarán a la misma función en la creación

                                    del servicio operativo. Un titular de posición puede ser asignado a

                                    diferentes centros de coste.
Departamento:         Un grupo de organismos que forman una unidad organizativa común.
 
La estructura organizativa también se asigna en Informes de reponsibilidad. Puede seguir el principio de acción (distinción según el tipo de actividad) o el principio objeto. El principio de objeto puede a su vez basarse en productos o áreas de ventas. Cuando el objeto y el principio de desempeño se combinan, hablamos de una organización matricial. Esto significa que un gerente de departamento tiene dos supervisores. Las responsabilidades deben estar claramente definidas. Posibles competiciones, por ejemplo. Los productos que deben producirse principalmente en caso de cuellos de botella requieren patrones de comportamiento claros.
 
La documentación de los procesos de trabajo es la base de las medidas de racionalización, por lo que la participación de los empleados en cuestión suele ser limitada. También quieren la libertad de organizar su trabajo de una manera significativa. Si se deben cumplir los requisitos de salud y seguridad o los requisitos de calidad, las especificaciones se aceptarán antes. Si se necesita la cooperación de colegas y el alcance se mantiene dentro de los límites, a menudo se elige la pequeña ruta de servicio, más allá de la jerarquía. A menudo hay una distribución asimétrica de la información: ¡el jefe sabe menos!
  
Una organización de proceso formal es necesaria si alguien depende en gran medida del trabajo de otras agencias y esto ya no se puede organizar de manera informal. El contenido de dichas regulaciones es: ¿Quién entrega qué por último cuando?
  
Por lo tanto, no puede haber una organización de proceso integral para compañías enteras. Más bien, los procesos están organizados, y cuanto más complejos son, más importante es tener una buena organización de procesos. Sin embargo, se recomienda documentar los procesos documentados en un manual de la organización en forma de una colección de hojas sueltas, que mientras tanto también se puede estructurar digitalmente.
  
Si la administración de la empresa desea contrarrestar la distribución asimétrica de la información, se puede crear una descripción general de los procesos más importantes a partir de las descripciones de los puestos con las tareas que se han fijado allí (si es necesario, deberían prepararse). Esto debería ser seguido por la división del trabajo (de quién viene qué, a quién va qué). Si es necesario, Esto tiene que ser pedido a los empleados. El resultado se puede registrar en un manual de organización. No es un fin en sí mismo, sino que sirve como base para reconocer los potenciales de racionalización.

El procesamiento electrónico de datos es en realidad una herramienta y no una función. Sin embargo, ahora se ha vuelto independiente y en las grandes empresas generalmente se mantienen sus propios departamentos para mantener esta herramienta operativa. Incluso las pequeñas y medianas empresas tienen que enfrentar estas tareas.
 
El archivo ofrece muchas oportunidades a través de la digitalización. El almacenamiento anterior en papel tenía que cumplir con las regulaciones de almacenamiento y mantener un sistema según el cual el documento se puede encontrar nuevamente utilizando una combinación de tipo de documento y número de documento. Con archivo digital, tipo de documento y no. con una o dos letras iniciales y una secuencia de dígitos posterior del archivo. Este último puede comenzar con el dígito final del año. Los documentos originales escaneados en formato gráfico (.jpg) y las notas de procesamiento asociadas se pueden guardar con el mismo nombre en formato de texto (.txt).

La digitalización ya se puede hacer con la apertura de la oficina de correos. La distribución de correo anterior podría ser reemplazada por un mensaje que el correo almacenado bajo ciertos números de documentos ha sido recibido y debe ser procesado por estos empleados. El correo original u otros documentos deben guardarse por algún tiempo. Para el correo saliente, el propio archivo puede ser generado por el autor. Para salvaguardar las obligaciones de retención, también es necesario organizar el archivo de los correos electrónicos entrantes y salientes.