3.4. Informes y cierres

La tarea central de la contabilidad es la evaluación de los datos introducidos. La recopilación de datos es una tarea necesaria, y archivar una tarea, pero técnicamente es compatible. La contabilidad 1.0 se centró en cambio en la recopilación y almacenamiento de datos.

Los totales y las listas de balance son una evaluación compacta de los datos almacenados. Debido a que antes de que la digitalización de tales listas tuviera que crearse laboriosamente con una agregación de las reservas de todas las cuentas, y con frecuencia se trataba de errores aritméticos, este tipo de evaluación rara vez se usaba en el pasado.

Muestra una tabla con el número de cuenta, el nombre de la cuenta, el valor de apertura, el total de las entradas periódicas y acumuladas del año, cada una en las entradas de débito y crédito, así como el saldo actual. En la lista de totales y saldos, se muestran los saldos de débito con un valor positivo y los saldos de crédito con menos. Estas listas se pueden mostrar en la pantalla o imprimir en papel.

Sin embargo, las listas de saldo solo pueden mostrar una cantidad si las cuentas no se cerraron en el balance o en el estado de resultados. De lo contrario, cada cuenta tendría un valor de cero y esta importante evaluación no tendría ningún valor.

Se pueden generar totales y listas de saldos para cuentas de mayor, así como para cuentas personales. Puede reducirlos regularmente por rango de números. Para las listas de saldos para cuentas personales, generalmente puede elegir entre clasificar por número de cuenta o nombre.

Como los balances ya no se creaban a mano con esmero, sino que estaban constantemente disponibles con el soporte de EDP, fue posible imprimir un balance con una cuenta de pérdidas y ganancias de alrededor de 1990 en cualquier momento. Por supuesto, solo los datos ingresados previamente podrían ser procesados.

Para este propósito, el balance general y la cuenta de resultados se deben configurar primero con sus textos. A cada fila se le asigna un campo de importe para los datos del año en curso y uno para los datos del año anterior. Para los totales y subtotales, las fórmulas se almacenan en los campos de cantidad. Para los campos de cantidad que no se utilizan con fórmulas, los elementos a los que se asignan estas cuentas se almacenan en los datos maestros de las cuentas de mayor. Puede haber una asignación fija. Alternativamente, puede definir que las cuentas con saldos de débito o crédito se asignen a diferentes partidas del balance. Debido a que el software emite saldos de crédito con menos, se debe proporcionar una reversión del signo para el lado del pasivo del balance y para el estado de pérdidas y ganancias. En el estado de resultados, se puede limitar la inversión del signo a los ingresos y tener en cuenta el "inconveniente natural" del esfuerzo en las fórmulas de la suma.

Un enfoque alternativo es la interposición de grupos de cuentas. Como en el caso de una hoja de balance clara en la Contabilidad 1.0, donde las cuentas se cerraron inicialmente a través de partidas de la hoja de balance que tuvieron que cerrarse nuevamente a través de la hoja de balance, la hoja de balance y el formulario PyG se asignan a los grupos de cuentas que se definen con un código de letra en lugar de un número de cuenta numérico. Los grupos de cuentas definen qué cuentas y de qué firmas están compuestas. Esto tiene la ventaja de que las cuentas también se pueden considerar en varios balances y elementos de PyG, por ejemplo. en dos posiciones con más y una con menos. Esto hizo posible un diseño mucho más flexible. Luego se podrían hacer más evaluaciones utilizando la misma técnica (ver 3.4.5 Generador de listas). Si entonces se ha hecho posible un diseño de forma completamente libre y, por ejemplo, los números individuales también deben incluirse en una oración (p. ej., "... de los cuales XX.XXX, XX € con un vencimiento residual de más de 5 años"), deben definirse de manera flexible en el formato del campo numérico, cuyo valor es el grupo de cuentas (mes o año, año actual o anterior, ...) debe especificarse.

Esta posibilidad de presencia constante de los balances y las cuentas de pérdidas y ganancias solo se da si las cuentas que mantienen su saldo ya no se completan en el balance y en el estado de resultados.

El desarrollo de la BWA se debe a la organización alemana de consultoría fiscal DATEV. Poco después de su fundación en febrero de 1966, cuando DATEV introdujo su sistema de procesamiento de datos en febrero de 1969, publicó su "BWA No. 1 estándar", la versión más común y ampliamente utilizada. El sistema BWA fue pensado como un sistema de información sobre la situación de ganancias de las empresas.

La BWA solo registra las transacciones comerciales que afectan la cuenta de resultados. Por esta razón, todos los ingresos y gastos e ingresos se incluyen en BWA. Está estructurado de acuerdo con la forma escalada del estado de resultados (Sección 275 (2) HGB) y, por lo tanto, comienza con los ingresos, seguidos de las ganancias brutas, las clases de costos (tales como costos de personal, costos de materiales), gastos por intereses / intereses Ingresos, impuestos y resultado preliminar. La BWA para el año anterior se basa en un "cierre suave de mes" (cierre suave en inglés). En un segundo paso, estos datos de negocios se pueden usar para determinar las cifras clave de negocios que se pueden usar para comparar industrias. La norma BWA No. 1 siempre está sin comentarios y, por lo tanto, no puede compararse con un informe anual. Además, no contiene cifras de balance y, por lo tanto, no es comparable con los estados financieros.

El valor informativo para las empresas sería el mismo, si en la preparación técnica del balance general y de PyG con un generador de listas en otra forma, la cuenta de resultados se subdividiera y se agregaran cifras clave y las evaluaciones se crearían mensualmente. Por otro lado, una variedad demasiado grande de evaluaciones estructuradas de manera diferente con las mismas afirmaciones podría confundir a la gerencia.

El Impuesto al Valor Agregado (IVA), es el tipo de impuesto más importante en la Unión Europea. En Alemania, representa poco menos del 31% de los ingresos fiscales, seguido del impuesto sobre los salarios en poco más del 26%. Ambos tipos de impuestos deben ser gestionados por las empresas. Debe calcular los impuestos, registrarse y transferirlos a la oficina de impuestos. La administración del impuesto a las ventas es particularmente compleja. Contabilidad 2.0 ha desarrollado soluciones técnicas para esto. Han seducido al estado para que complique aún más las reglas contra el abuso y para que las empresas tengan más burocracia, por lo que los proveedores de software tuvieron que buscar nuevas soluciones. En Contabilidad 1.0, estas tareas ya no serían posibles.

El impuesto al valor agregado está cargando a los consumidores. En principio, la tasa impositiva general se aplica a todos los precios de los empresarios sujetos a impuestos (la definición de empresario es muy amplia y solo las empresas muy pequeñas están exentas). También hay grupos de impuestos con descuento (por ejemplo, alimentos, libros, ...) y ventas exentas de impuestos (por ejemplo, alquileres, intereses, exportaciones). En Alemania, el tipo impositivo general es del 19% y el tipo reducido es del 7%. Los impuestos que un empresario ya ha pagado sobre los precios a otros empresarios (= impuesto de entrada), puede deducir el pago a la oficina de impuestos. Aquellos que solo realizan transacciones libres de impuestos no recuperan el impuesto pagado a otros empresarios (excepción: exportaciones). Si un empresario realiza transacciones gravables y exentas de impuestos, parte del impuesto pagado no es deducible. También hay transacciones en las que un empresario como comprador no puede pagar el impuesto al empresario ejecutante, sino directamente a la oficina de impuestos. Debe tratar estos "casos de cobro revertido" por separado. También hay un enfoque específico al entregar o recibir servicios de otros países de la Unión Europea.

Por lo tanto, las empresas deben registrar sus ventas y el recargo de impuestos por separado. Además, también deben ingresar el importe neto y la prima fiscal por separado para todas las compras y registrar las ventas y compras intracomunitarias, así como los casos de cobro revertido. Los códigos de impuestos de ventas se utilizan para esto. Cada documento obtiene una etiqueta que lo marca como

ventas imponibles con tasa general de impuestos.
ventas sujetas a impuestos a una tasa reducida
exportación libre de impuestos
entrega intracomunitaria exenta de impuestos
otras ventas libres de impuestos
ventas ejecutadas en el exterior.
ventas en el proceso de cobro revertido.
compras con tasa general de impuestos por ventas sujetas a impuestos.
compras a una tasa de impuestos reducida para ventas sujetas a impuestos
compras para otras ventas libres de impuestos
compras en procedimiento de cobro revertido
compras con tasa de impuesto general para ventas libres de impuestos y gravables
compras con tipo impositivo reducido para impuestos. y ventas sujetas a impuestos
compras de otra unión europea
importas desde otros países

El indicador también se puede almacenar en la cuenta de mayor a la que se contabiliza la transacción. Entonces solo las transacciones con el mismo código de impuestos pueden ser registradas allí. Para transacciones de ventas, una cuenta de mayor solo puede contener contabilizaciones con los mismos códigos de impuestos.

La declaración del IVA, que informa mensualmente a la oficina tributaria del impuesto sobre el volumen de negocios y calcula el pago que debe realizar la propia empresa, debe indicar por separado las diferentes ventas, las compras de otros países de la Unión Europea y las compras con cargo inverso. Además, se debe declarar el impuesto de entrada deducible (impuesto pagado a otros empresarios). Estos datos se asignan a una línea de formulario. Para transacciones mixtas gravables y exentas de impuestos, los otros datos son necesarios para calcular el impuesto de entrada deducible.

Los datos no solo se pueden utilizar para el formulario de declaración de impuestos, que ahora se transmite electrónicamente a la oficina de impuestos. También puede crear sus propios informes de acuerdo con los códigos de impuestos.

Dado que la contabilidad 2.0 otorga gran importancia a las evaluaciones, es decir, la preparación de datos para los destinatarios en la empresa, también es importante un instrumento flexible para evaluaciones regulares formuladas libremente. Sin embargo, para evaluaciones únicas, se usaría una hoja de cálculo y no una herramienta de software de contabilidad. En la sección 3.4.2. Ya hemos mencionado un procedimiento para evaluaciones flexibles en el que un texto libre puede formularse primero, insertarse en los campos de datos y asignarse a estos grupos de cuentas. Otras tareas, como por ejemplo, una fecha o el mes actual son posibles.

Otra posibilidad de evaluaciones gratuitas está en las tablas para las que se pueden asignar filas y columnas libremente. Las soluciones de software que ofrecen esta opción no definen regularmente los grupos de cuentas. En su lugar, primero se asigna si los elementos deben asignarse en las filas y los diferentes períodos en las columnas (por ejemplo, mes, año / año actual, año anterior / ...) o viceversa. Luego, los hechos se deben describir en las áreas de la cuenta (de la cuenta ... a la cuenta ...) o como una enumeración de cuentas individuales.

Una alternativa al generador de listas es la posibilidad de exportar datos. Cada evaluación (cuentas, diarios, listas) se puede entregar no solo en papel, sino también en formatos de archivo. El formato PDF ya se puede lograr con la selección de un convertidor de PDF como impresora.

El formato PDF ya se puede lograr con la selección de un convertidor de PDF como impresora. Además, si el programa permite la salida de los datos en un formato de texto o base de datos (por ejemplo, CSV o DBF), el archivo de salida se puede abrir y procesar con una hoja de cálculo. Sería por ejemplo una lista de saldos para todas las cuentas (incluso cuentas sin reservas) se imprime como un archivo y luego se importa a una hoja de cálculo, luego cada monto de una cuenta tendrá la misma posición para cada archivo de salida. También se puede crear una hoja de balance y PyG leyendo el archivo de salida en una hoja de trabajo y otra hoja de trabajo con hoja de balance y PyG que contengan referencias de celdas a cuentas y áreas de cuentas en ese espacio de trabajo. Usando el mismo procedimiento, se podría crear cualquier otra evaluación a partir de la lista de saldos importada que procesa los saldos de las cuentas del año en curso.

Las exportaciones de datos serían incluso adecuadas para evaluaciones espontáneas, en las que el usuario lee inicialmente una lista de cuentas de mayor en un archivo de hoja de cálculo para, en primer lugar, buscar una respuesta a sus preguntas. Si la encontraba, también podría guardar su solución y reutilizarla si fuera necesario. Con la posibilidad de exportar datos, la importancia de las propias evaluaciones de los programas contables ha disminuido. Los usuarios suelen preferir las hojas de cálculo debido a su flexibilidad.

Para los estados financieros mensuales y anuales, se debe hacer una distinción entre los procedimientos técnicos y organizativos. Técnicamente, en un estado de cuenta mensual solo se bloquea el período respectivo para futuras reservas. Por lo tanto, un estado de cuenta mensual presupone que todas las revistas se han impreso, que las reservas se han verificado por el software y se ha realizado una copia de seguridad de los datos. Además, el software puede requerir, antes de la ejecución del estado de cuenta mensual, que se haya creado una cantidad mínima de evaluaciones. Debido a que el acceso de lectura a todos los datos todavía es posible después del final del mes, las evaluaciones seguirán siendo posibles más adelante. Si las contabilizaciones de los períodos completados se subcontratan a un soporte de datos y luego se eliminan del disco duro, sería necesaria una impresión de las cuentas de mayor. Debido a la gran capacidad de los portadores de datos, esta subcontratación no suele ser necesaria durante el año fiscal en curso.