5.3. Adquisición de datos y transmisión de datos

La recopilación de datos sobre la cuenta de pérdidas y ganancias, así como la contabilidad de los tipos de costo, se superponen. Son casi los mismos datos, solo se procesan de forma diferente. Primero solicitaremos los datos del balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo. La recolección de datos rara vez se realiza en el departamento de contabilidad. Es una práctica común recopilar la información acumulada en varios lugares en las tareas del día a día y transferirla a través de la interfaz al software de contabilidad. Las estructuras presentadas en las secciones 5.2.1-3 pueden resumirse como sigue:

Fig. 45: Estados Financieros

(Fuente: ilustración propia)

Los ingresos y gastos neutrales, otros activos y otros pasivos no se han incluido en la cifra por razones de simplicidad.

Los datos de la cadena de valor de la compra de bienes, el almacenamiento de material, la producción, el almacenamiento de productos, el despacho de bienes están disponibles sin vacíos en aquellas partes del sistema ERP que no pueden ser subcontratadas por la empresa (consulte la Fig. 30 en la página 175). Con ellos, se maneja el negocio del día a día y estos datos están actualizados y completos debido al motivo para ganar dinero. La información también puede generarse con una hoja de cálculo y transmitirse a través de una interfaz. La sección 3.3 detalla este camino. En un proyecto de investigación en el semestre de invierno 2014/15, el autor simuló una empresa ficticia en un software de contabilidad financiera para múltiples clientes en el que todos los datos contables se importaban desde archivos de hojas de cálculo a través de una interfaz.

Fig. 46: Módulos ERP y cadena de valor 

(Fuente: ilustración propia)

Esta cadena de valor da como resultado los datos de algunas partidas del balance general y del estado de resultados. Todos los retiros del almacenamiento de material activan el registro de contabilización "gastos materiales de débito, inventarios de crédito". La finalización de los productos se registra utilizando el registro de contabilización "Inventarios de débito, cambios en el inventario de crédito". La venta y entrega de productos se contabiliza por los cambios en inventarios y ventas por cobrar. Esto se muestra en la siguiente figura.

Fig. 47: Cadena de valor y posiciones de balance

(Fuente: ilustración propia)

Este proceso de valor agregado causa depósitos de las cuentas por cobrar. Para las compras del material, la mano de obra y otros bienes pero también los pagos se efectúan. Las compras de bienes, bienes de capital y gastos generales se registran inicialmente como un pasivo y luego se pagan las facturas recibidas. Las inversiones conducen a la depreciación y su financiamiento es pagado y reembolsado. El mismo registro de contabilización se puede almacenar para todas las transacciones similares.

Hay un ciclo de bienes y dinero que puede describirse con la siguiente figura:

Fig. 48: Ciclo de bienes y dinero y posiciones financieras anuales

(Fuente: ilustración propia)

Con la depreciación, los intereses y los gastos de personal, los rectángulos de la derecha contienen los elementos que faltaban anteriormente en el estado de resultados de acuerdo con la Fig. 45 en la página 198. Sus datos no surgen directamente del proceso de creación de valor. Las partidas del balance, con la excepción del patrimonio, los ingresos diferidos y los impuestos diferidos, que se pueden medir al final de la preparación de los estados financieros anuales, también están completas. Los rectángulos en el extremo derecho de la figura son el resultado del control de inversiones, la nómina y una base de datos de finanzas, que están presentes en los módulos del sistema ERP que se administran externamente y se actualizan con los datos que el empresario sube por módulos.

Fig. 49: Sistema ERP y posiciones financieras anuales

(Fuente: ilustración propia)

Para pagos de personal y salarios, se deben buscar soluciones profesionales de proveedores especializados. Los datos de las horas trabajadas pueden ser registrados por el propio empresario y transmitidos electrónicamente. Para la inversión y la depreciación, el control de la inversión puede proporcionar los datos necesarios. Al igual que hay un plan de depreciación para las inversiones, hay un plan de reembolso para el financiamiento, desde el cual los pagos de intereses y pagos pueden transferirse automáticamente a los registros contables.

Ya se ha demostrado en la sección 3.6 que los flujos de efectivo se pueden calcular a partir de la contabilidad con las contabilizaciones de compensación acumuladas. Sin embargo, también pueden generarse originalmente a partir de los datos de la banca electrónica. Esto puede ser particularmente importante para una consideración a muy corto plazo, si no espera hasta la reserva de todas las transacciones comerciales. Luego, se deben establecer vínculos entre los elementos del estado de flujo de efectivo y las transacciones de la cuenta bancaria.

Fig. 50: Flujo de efectivo y transacciones de pago

(Fuente: ilustración propia)

Por lo tanto, por ejemplo Pagos recibidos con indicación de un cliente no. o factura no. Depósitos de clientes. Las ventas de activos fijos tendrían que ser ajustadas. Los pagos autogenerados se pueden asignar a los flujos para "a proveedores" y "para empleados" utilizando las entradas de compensación para la importación en la reserva. Con respecto a la actividad de inversión, se asume sobre una base simplificada que las inversiones realizadas fueron pagadas. Las facturas impagas se asignan a las actividades operativas. Los pagos de impuestos también se inician y también se asignan a los códigos de impuestos a través de las cuentas de contador. No se define automáticamente:

Flujo de efectivo de actividades operativas
5.     + otros pagos entrantes no atribuibles a actividades de in-versión
            o financiación
6.     – otros pagos salientes no atribuibles a actividades de in-versión
            o financiación.

Flujo de efectivo de actividades operativas   
  7.     + Depósitos por inversiones financieras en el contexto de la gestión    
             financiera a corto plazo
  8.     – Pagos por inversiones financieras en el contexto de la gestión    
             financiera a corto plazo   
  9.     + Intereses recibidos   
10.     + Dividendos recibidos.   

Cashflow aus der Finanzierungstätigkeit
1.     Depósitos de aportes patrimoniales
2.     + Depósitos de emisión de bonos y captación de préstamos
            (financieros)
4.     + Depósitos de subvenciones / subvenciones recibidas
6.     – Dividendos pagados

Si hay transacciones de pago que no se asignan automáticamente de acuerdo con los criterios mencionados en la banca electrónica, es probable que se realice una asignación manual a uno de estos elementos.

Por lo tanto, los siguientes rectángulos aún están abiertos en la Fig. 45 en la página 198 y 48 en la página 202:

Fig. 51: posiciones restantes

(Fuente: ilustración propia)

El patrimonio, los gastos pagados por anticipado y los impuestos diferidos resultan de la preparación de los estados financieros trimestrales y anuales. Para la captura de facturas entrantes, se debe crear un archivo de recibo de factura. Los procesos generados a partir de la compra de bienes deben leerse allí. Las facturas de los gastos generales que no se incluyeron en la compra de bienes deben agregarse.

Para la contabilidad de costos, es necesario ingresar la cuenta que controla el elemento de costo, así como el centro de costo y, si es necesario, el objeto de costo. En la Fig. 41 en la página 194, la posibilidad de una combinación de centro de costo y unidad de costo no. tratada. Para el ingreso de esta información adicional, existen los siguientes grupos de casos:

la retirada de material
Con el artículo no. del material que también se requiere para la actualización de stock, se definirá la cuenta de gastos. En los centros de costos aquí solo se considera la producción con los centros de costos 30 a 69, si se considera la propuesta revisada de BDI de la Fig. 40 en la página 191 y siguientes; o centro de coste 24 para consumo de investigación y desarrollo. El trabajador que retire el material sabría a qué centro de costo pertenece. Los últimos tres dígitos del centro de costo no. sería para el portador de costos, que actualmente se está trabajando. La captura automatizada se puede organizar con lectores de códigos de barras.

Nómina y facturación
En la contabilidad de la nómina, los empleados serían asignados a un centro de costos en el que los sueldos y salarios se contabilizarían automáticamente. Además, se debe organizar un registro de la cantidad de las horas trabajadas, que define las tareas realizadas más de cerca. También se registraría si un empleado ayudara en otro centro de costos. Del mismo modo, los costos salariales individuales se registrarían para las horas de trabajo que se trabajarían directamente en la unidad de costo. Las transferencias se realizarían a través de cuentas de mayor separadas; Las reservas se cancelarían entre sí. Sólo quedaría la transferencia del centro de costo En el caso de los costos directos, se publicarán los "salarios de producción en los gastos generales". La entrada de cantidad se puede hacer en hoja de cálculo. El archivo también podría generar el registro para las transferencias a través de una interfaz flexible.

facturas
Las facturas entrantes pueden estar relacionadas con compras de materiales, inversiones y gastos materiales. Para compras de material, el centro de costo y la unidad de costo solo se conocerían si se compraron directamente para un pedido específico. De lo contrario, la definición se haría solo con la eliminación de material. Para evitar brechas en la cobertura, el centro de costos usaría inicialmente 10000 litros de la propuesta revisada de BDI (Fig. 40 en la página 191 y siguientes), que luego también se abordaría en la entrada de compensación de retiro de material. Para las inversiones, se ingresaría un centro de costo y posiblemente también un centro de costo para que la depreciación del control de la inversión (contabilidad de activos) se pueda asignar posteriormente al centro de costo correcto.

Para todas las facturas se debe inmediatamente un registro con la asignación de una factura no. y el registro del número de proveedor, la cantidad y la fecha de vencimiento se generan en un archivo de recibo de factura. El examen de fondo se llevaría a cabo después; Se pueden agregar centros de cuentas y costos. Se puede crear un archivo de transferencia de interfaz variable a partir de un archivo de hoja de cálculo para tener en cuenta las compras de materiales, inversiones y gastos generales. Para el pago se utilizaría la función de banca electrónica del programa de contabilidad (módulo en el sistema ERP).

compras en efectivo
Las compras en efectivo son comparables a las facturas, excepto que no se debe realizar ningún pago. La precisión del hecho ya fue verificada por el iniciador con el pago y tendría que conocer los hechos para la definición de cuenta y centro de costo. En contraste con el pasado, los recibos de efectivo pueden pagarse con una tarjeta de crédito o bancaria. El archivo de la hoja de cálculo con la que se guarda el libro de caja debe, por lo tanto, distinguir estas 3 posibilidades. De lo contrario, el procedimiento es el mismo que para las facturas entrantes. También se podría organizar que las reservas de efectivo se adjunten al archivo de transferencia de las facturas recibidas.

pagos regulares
Hay otros gastos para los cuales existen contratos pero no facturas. Por ejemplo, los alquileres, las suscripciones a revistas, las pólizas de seguro o las contribuciones a las asociaciones se registran sobre la base de los pagos. Para la actualización, se debe mantener un archivo con estos gastos, además de los montos con fechas de vencimiento y la definición de la cuenta y el centro de costo que se almacena. Durante el pago, este registro de datos preparado puede transferirse a los registros que se publicarán mediante "copiar y pegar". También se podría disponer que las reservas para pagos regulares se adjunten al archivo de transferencia de las facturas recibidas.

costos imputados
Los costos calculados se reconocen además de los gastos. Pero también se debe utilizar el departamento de contabilidad, porque el tipo de costo es superior al número de cuenta. controlado. Por lo tanto, se debe crear un área de cuenta separada, en la que las entradas de reserva y compensación se cancelen entre sí. Para evitar los mensajes de error, se pueden asignar pro forma a una partida del balance con poco movimiento (por ejemplo, en el patrimonio).

Para costos imputados, se hace una distinción entre costos adicionales y otros costos. Otros costos cambian los gastos, mientras que no hay costos adicionales por costos adicionales. Sin embargo, en la práctica, ambas subespecies se procesan de la misma manera, excepto que el esfuerzo correspondiente en los otros costos se trata como esfuerzo neutral y con una clase de costo no. entre 9000 y 9999 (ver Fig. 39 en la página 189 y siguientes) se pasa a la contabilidad de costos. A pesar del saldo de crédito, la cuenta de compensación para las contabilizaciones de compensación también es parte de los gastos neutrales.

Los tipos de costos imputados habituales son:

Interés imputado:
Otros costos para tener en cuenta el capital comprometido por los centros de costos en lugar de las tasas bancarias en los centros de costos generales.

depreciación imputada:
Otros costos por considerar los costos de reemplazo y una vida útil diferente en comparación con la depreciación fiscal.

alquileres imputados:
Otros costos comparados con los costos de espacio para tomar en cuenta la pérdida de ganancias de un uso alternativo del espacio (renta en lugar de uso).

Salario empresarial imputado:
Costes adicionales para tener en cuenta la labor de los co-empresarios.

riesgos imputados:
Costos adicionales para tener en cuenta los riesgos calculables: al mismo tiempo, otros costos en comparación con los gastos de un monto inusual, que se difiere como un gasto neutral cuando ocurre el riesgo.

Para la liquidación, los costos imputados se calculan una vez y se actualizan a intervalos más largos. Es una buena idea incluirlos en el archivo para pagos regulares, definir la cuenta ficticia y el centro de costos allí, y luego ejecutarlos una vez al mes.

Después de asegurarse de que todos los hechos y documentos del trimestre o año que se va a cerrar se hayan registrado, hay algunas tareas adicionales. Estas transacciones se registran en el período 13 para no distorsionar los datos de la actividad comercial regular. Estos son:

depreciación
Las propiedades, planta y equipo y los activos intangibles se deprecian. Ya se registran mensualmente. Debido a que la depreciación fiscal es una cantidad anual, la depreciación se debe calcular anualmente. Las depreciaciones mensuales en los períodos 01 a 12 se ajustan en el período 13. Estas operaciones pueden automatizar la contabilidad de activos. Solo es necesario verificar si los elementos siguen allí. Si hubiera indicios de que el valor actual de los activos fijos podría ser menor que el valor en libros, también se tendría que examinar la depreciación no programada.

inventario
Los inventarios deben revisarse una vez al año para ver si las existencias están realmente allí. Las desviaciones tienen que ser corregidas. En la fecha del balance, el plazo también puede adelantarse, la desviación sería un proceso del 13° período. Sin embargo, también existe la alternativa de inventario permanente, donde el cheque se distribuye a lo largo del año y parte del inventario se verifica cada mes o cada semana. Entonces la adaptación sería un proceso del período actual.

Al realizar la verificación, también debe considerarse si el estado de la mercancía sigue siendo impecable o deteriorado. En un paso más, los valores en libros tendrían que compararse con los precios actuales para determinar si podría haber un deterioro económico. Las verificaciones de inventario incluyen plantillas que le permiten calcular las entradas correctivas en la hoja de cálculo y crear las contabilizaciones de ajuste a través de una interfaz.

delimitación de años
Las acumulaciones no se deben equiparar con las partidas de acumulación en el balance general. Se refiere a todos los procesos, donde el logro no se efectúa a veces, sino en períodos. Si los períodos de los servicios no coinciden con el año financiero, deben estar delimitados. Con la liquidación típica (primero el logro, luego el dinero), la demarcación se lleva a cabo sobre las demandas y responsabilidades. Solo en la liquidación atípica con pago anticipado se debe formar una entrada diferida. En la práctica, siempre se tratará de los mismos hechos, que solo necesitan actualizarse. Para calcular la distribución del tiempo y los montos, también hay herramientas de hoja de cálculo con las que se pueden crear las contabilizaciones de ajuste.

actualización de provisiones
Las provisiones son pasivos inciertos que a menudo se estiman en cantidad. Al actualizar las acumulaciones, usted determina qué transacciones se han aclarado o liquidado aún más desde la última actualización. Si la responsabilidad se ha cumplido total o parcialmente, se denomina consumo de la provisión. Para esto, el gasto es compensado por la provisión (= menos gasto). Si, según hallazgos recientes, no hay obligación, la disposición debe ser liberada. Esto crea un rendimiento. También es necesario verificar si los nuevos riesgos son identificables, para lo cual se deben incluir disposiciones adicionales en la disposición. Las disposiciones para el cálculo y la publicación también están disponibles para las disposiciones.

cálculo de impuestos
Según la cuenta de pérdidas y ganancias y los posibles ajustes a la determinación de la ganancia imponible (por ejemplo, gastos no elegibles), se puede simular la evaluación de impuestos para el año financiero. Sin embargo, la declaración de impuestos puede presentarse más tarde. El impuesto a pagar solo puede contabilizarse como una disposición fiscal.

Además, se deben actualizar las disposiciones fiscales de la última fecha de vencimiento. Los pagos de impuestos tienen sus asientos compensatorios en la provisión de impuestos. Para las evaluaciones de impuestos entrantes, también debe verificarse si corresponden a la simulación de los últimos estados financieros. También para el cálculo de impuestos hay plantillas para la hoja de cálculo.

La masa de datos para las transacciones comerciales actuales, la contabilidad de costos y el trabajo final pueden generarse con la hoja de cálculo e importarse a un software de contabilidad como parte de un sistema ERP. La recopilación de datos obtiene una gran similitud con la contabilidad simple, que se describe en la sección 2.9.1. fue abordado Si un proveedor de servicios ofrece contabilidad en un software multiusuario, los datos recopilados en revistas pueden cargarse allí y al mismo tiempo ser una contabilidad de doble entrada.