La contabilidad de las grandes empresas ha cambiado mucho en los últimos 30 años. Muchos flujos de trabajo manuales fueron racionalizados. Incluso las pequeñas empresas han tenido computadoras durante más de 20 años, y pueden crear estructuras técnicas que les permiten generar toda la información necesaria para administrar un buen negocio sin profesionales caros. Esta tarea debería prestar mucha más atención a la investigación económica.

En un semestre de investigación, había probado procesos que permitían a las pequeñas empresas registrar sus transacciones comerciales sin habilidades contables en una hoja de cálculo. Los datos se cargarían a un servidor y la máquina se procesaría en un software profesional. Un poco más tarde, las evaluaciones deseadas serían enviadas por correo electrónico en formato PDF. Mientras tanto, los datos de las empresas están fuertemente conectados en red y los programas de contabilidad forman parte de los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) más grandes.

Figura: sistema de ERP

(Fuente: ilustración propia)

 
La disposición circular de las diversas funciones operativas en el gráfico de ERP no indica ninguna relación entre sí. Esto debería hacerse antes del diseño de un sistema ERP. Hay varias formas de representar las relaciones entre varias funciones operativas. Aquí hay un ejemplo:

Figura: funciones operativas

(Fuente: ilustración propia)

El proceso de valor agregado es posible, especialmente por el despliegue de personal y el sector financiero como un sistema de navegación de empresas. Estas tres funciones principales (resaltadas en amarillo) enumeran las subfunciones más importantes. También hay enlaces marcados con las flechas marcadas con letras. Tienen el siguiente significado:

a A:
La gran mayoría de las decisiones de inversión, y lo más importante, atañen el proceso de creación de valor. Aquí, la información del proceso de creación de valor es necesaria para la toma de decisiones.

a B:
La inversión también requiere financiación. Esto es especialmente cierto para las inversiones a gran escala que no están cubiertas por los ingresos actuales del proceso de ventas.

a C:
Por lo tanto, se requiere información sobre el alcance de estas opciones de financiamiento del flujo de caja operativo. Sin embargo, el financiamiento no solo afecta a las inversiones, sino a todo el proceso de creación de valor.

a D:
Hay un intercambio cercano de información entre las finanzas y la financiación.

a E:
Las relaciones con los prestamistas y los accionistas deben mantenerse con la función de relaciones con los inversores, de modo que se puedan abrir más oportunidades de financiamiento rápidamente si es necesario. Para ello, se prepara y transmite información financiera.

a F:
Las decisiones de inversión también se basan en información del sector financiero. Las inversiones realizadas tienen una importancia para la planificación corporativa. Debido a que aproximadamente el 80% de los costos futuros están determinados por la inversión, se debe recomendar el control de la inversión para optimizar las decisiones de inversión de acuerdo con el siguiente patrón:

a G:
El departamento de finanzas necesita información continua del proceso de creación de valor para su tarea de planificación y control.

a H:
El despliegue de personal está predominantemente en el proceso de valor agregado. Para el reclutamiento de personal, los requisitos de personal deben determinarse aquí.

a I:
El proceso de creación de valor es impulsado por la venta de los productos. Por lo tanto, las relaciones con los clientes actuales y potenciales deben mantenerse para crear un entorno óptimo para el desarrollo de la empresa.

a J:
El ambiente positivo también puede ser más amplio y entendido como un entorno social. Si bien esta tarea de relaciones públicas busca mantener la reputación de la compañía como un todo e independiente de los productos, su propio grupo objetivo seguirá siendo el punto de partida.

a K:
La línea que conecta al personal y las finanzas se limita en gran medida al intercambio de datos desde la contabilidad de la nómina y el despliegue del personal, que también se requieren principalmente para la liquidación de la nómina y la orden.


Desde la cadena de valor, los procesos actuales se pueden estructurar de la siguiente manera:

E x p l i c a c i ó n :

sistema ERP
Cuando Enterprise Resource Planning se trata de una colección integral, la cartografía y el control de los procesos de creación de valor. Los datos se recopilarán para el futuro, pero se basarán en datos anteriores. Un software ERP acompaña todas las etapas del gráfico anterior con una adquisición de datos. A menudo es necesario recopilar datos sobre cantidad y unidades monetarias. Se puede utilizar el enfoque "Cantidad × Precio = Importe", pero también      "Importe : Cantidad = Ø Precio" o "Importe : Índice de precios = Cantidad". Contabilidad y controlling también acceden a los datos.

solicitud concedida
Se indica en qué proveedores se ha solicitado qué productos. Si tiene rechazos o no responde, no necesita volver a preguntar.

oferta recibida
La recopilación de ofertas no solicitadas y las respuestas a las solicitudes concedidas también pueden ser una guía para futuras compras. Se conocen las fuentes de suministro y el nivel de precios.

orden dada
Los pedidos se realizan en base a ofertas actuales o pasadas. Si se entrega más tarde, debe verificar el cumplimiento del término. Para ello, un archivo con los contratos de subvención debe existir, que se distingue por los pedidos completos y actuales.

compra
Al comprar, debe distinguirse si los bienes y servicios se compraron para el consumo en la producción actual, para el área general o si los bienes de inversión para uso en la producción o en el área general. Con la entrega se realiza un orden dada. En una definición menos estrecha, las tareas de consulta, oferta y orden también se asignan a la compra.

Para bienes que se compran repetidamente, un número del artículo de compra tiene sentido, según el cual la información de solicidud, oferta, orden y entrega y, posteriormente, las existencias y las cantidades de consumo se pueden registrar y evaluar.

logística de entrada
Las compras deben ir al lugar de consumo. Esto lo puede hacer el proveedor entregando directamente al lugar de consumo u organizando este transporte internamente. También es posible que las mercancías deban ser recogidas del vendedor. Para varios tipos de consumo, el almacenamiento intermedio en un almacén de materiales es común. En la logística de entrada, se debe saber cuándo y qué transporte debe llevarse a cabo y qué productos deben almacenarse en dónde.

almacenamiento de materiales
El almacenamiento está asociado con los costos administrativos para la entrada y el retiro y para la operación continua del almacén. En esta tarea, se deben generar datos actualizados sobre el tamaño de las existencias y sobre la frecuencia de rotación.

retirada
Al retirar material del almacén, no solo se recopila la cantidad de datos según el patrón "¿qué? ¿dónde? ¿para qué? llevar a cabo. "¿Qué?" es el artículo no. cubierto. Esto implica actualizar el inventario actual y controlar las cantidades y los tiempos óptimos de los pedidos. "¿Dónde?" especifica el área de responsabilidad en la que se utiliza el material y "¿para qué?" el producto fabricado o el pedido completado.

consumo
El consumo puede ser de una entrega directa o un retiro de stock. Los servicios siempre se compran directamente. Los retiros se pueden registrar de forma concreta o calcularse de manera retrógrada a partir de la salida. El resultado de la producción durante un período de tiempo puede ser productos terminados o no terminados.

producción
En la producción, se produce la combinación de los factores de producción capital y trabajo. El capital distingue entre los factores potenciales que se desgastan lentamente y los factores repetitivos que se reemplazan constantemente.

inconcluso
El trabajo en progreso ya consume recursos. Por lo tanto, son la salida de la corriente y la entrada del siguiente período. La medición y evaluación de los productos sin terminar está plagada de dificultades, porque no solo se debe determinar su número sino también el grado de finalización. Aquí es para buscar simplificaciones adecuadas.

listo
Los productos terminados están disponibles para la venta. Una tarea central es comparar los costos de fabricación y distribución de los productos, así como los costos administrativos proporcionales a las ventas y, por lo tanto, evaluar la diferente rentabilidad de los diferentes productos.

almacén de producto
Los productos terminados primero se almacenan y se mantienen listos para la venta, a menos que se realicen individualmente para este cliente en su pedido y luego se envíen de inmediato. El stock debe mantenerse constantemente actualizado sobre las existencias y las próximas adiciones de la producción en curso para proporcionar información precisa sobre las solicitudes de entrega de los clientes.

propaganda
El control del éxito es difícil con la propaganda. Sin embargo, para no incurrir en costos inútiles, se debe formular un objetivo para cada medida publicitaria. Posteriormente, se debe realizar una búsqueda de los datos sobre los cuales se puede leer el logro del objetivo. Después de eso, debe notarse hasta qué punto estos datos han cambiado.

solicitud recibida
Las solicitudes recibidas de clientes potenciales deben guardarse y evaluarse, incluso si no llegaron a un pedido. Puede decirles qué artículos necesitan y tratar de obtener pedidos de ellos en el futuro.

Oferta concedida
Las ofertas concedidas son la base para las negociaciones con los clientes. Se puede esperar que algunos de los productos ofrecidos se retiren más tarde y / o se agreguen otros productos más adelante. Habrá varias versiones de una oferta que deberían estar disponibles más adelante.

orden recibida
La versión final de la oferta, que se acuerda con el cliente, representa el contenido del contrato de compra celebrado con el cliente. Si se cumple más adelante, se debe crear un documento de contrato o una confirmación de pedido con el contenido del contrato y la fecha de finalización.

venta
Una venta en sentido estricto es la transferencia inmediata de los bienes al cliente, a menudo contra pago inmediato. Aquí está el registro de ventas y emitir al cliente una factura o un recibo. La función de ventas en un sentido más amplio también incluye las etapas de solicidud, oferta, orden y entrega.

entrega
Esta función incluye la logística de salida desde el almacén de piezas terminadas hasta el cliente. Una buena planificación significa que se deben evitar los transportes innecesarios y, por lo tanto, los costos. También es necesario confirmar que el cliente ha recibido la mercancía, por ejemplo. mediante el acuse de recibo en un albarán de entrega.

pago recibido
Si los servicios no se pagan de inmediato, se deben liquidar con los datos de la venta. El recibo de pago debe ser verificado y los clientes pueden ser recordados.

pago realizado
Los bienes y servicios relacionados son facturados por los proveedores si no se han pagado de inmediato. Se debe registrar la fecha de vencimiento de las facturas y se debe organizar el pago oportuno.

salario
El factor de producción del trabajo es evaluado por salarios. El despliegue de personal en el valor agregado, así como en el área de gastos generales, se registra, evalúa y registra como la base para la contabilidad de la nómina. Estos procesos tienen lugar en la administración de personal.

gama de gastos generales
El consumo de recursos no se limita a las etapas de valor agregado en sentido estricto. También hay un área general que no está directamente relacionada con la creación de valor, pero que aún consume recursos. Los bienes requeridos aquí también se adquieren en la compra.

inversión
La obtención de factores repetidos no fluye directamente hacia la creación de valor. Debido a que aproximadamente el 80% de los costos futuros están determinados por la inversión, una decisión y selección cuidadosas con la ayuda del cálculo de la inversión es muy importante. Se recomienda un control de inversiones para crear una mejor base de datos para la optimización de las decisiones de inversión.

depreciación
El desgaste continuo debe ser registrado como depreciación. Por un lado, debe realizarse una periodización de los costos de adquisición para la contabilidad. Por otro lado, la conservación de sustancias debe organizarse a través del proceso de ventas, por lo que los costos de reemplazo actuales son una base más apropiada aquí. La estimación de la vida útil restante también puede cambiar en el último tercio de la vida útil estimada en la adquisición debido a nuevos hallazgos. La depreciación también puede basarse en el control de la inversión.


Los datos deben ser registrados con cantidad y unidades monetarias en las siguientes dimensiones:

  año anterior      actual       ►   [extrapolación]    ◄        pronóstico       plan

año anterior
Los datos del año anterior se pueden copiar posteriormente de los archivos antiguos. Si los datos del año anterior deberían insertarse desde otros archivos en el primer año de implementación y en qué medida, tendrían que decidirse caso por caso.

actual
Los datos actuales se registran en los datos que ocurren constantemente. Los archivos están vacíos durante el resto del año.

plan
Una vez al año, las metas y expectativas realistas se registran en el formato de los datos del año actual y del año anterior. De este modo, se pueden generar todas las evaluaciones para el futuro, que se pueden evaluar en términos de plausibilidad y posiblemente también se pueden corregir. Los objetivos y subobjetivos establecidos sobre esta base siguen siendo vinculantes durante el año planificado.

pronóstico
Sobre la base de nuevos conocimientos, los supuestos se actualizan en una copia de los datos del plan. Además, las medidas para una corrección de curso, por ejemplo. Las medidas de austeridad espontáneas se incorporan a estos datos.

extrapolación
A partir de los datos reales de los últimos meses y los datos de pronóstico para el resto del año, se realiza una extrapolación a todo el año por máquina.

Pero incluso en estas condiciones, las pequeñas empresas pueden usar el ancho de banda completo:
 

Figura: ERP para pequeñas empresas

(presentación propia)

 
Los componentes individuales del ERP deben separarse mientras se mantiene la red. Las tareas de la cadena de valor añadido deben ser soportadas por aplicaciones que el propietario de la pequeña empresa se aplique directamente. Estas son, en particular, compras y ventas, pero también producción, inventarios y logística. Las partes correspondientes del sistema ERP tienen que ser autónomas dentro de límites y se debe organizar una transferencia de datos. La tarea de diseño o desarrollo de productos no es parte de la cadena de valor añadido, sino una tarea original del empresario.

Las áreas de contabilidad y controlling, así como la administración de personal, por otro lado, pueden operarse con la carga de datos auto-grabados o datos exportados desde aplicaciones en la cadena de valor agregado. El uso de la tecnología de la información podría utilizar el servicio de un proveedor de servicios. La preparación de las decisiones de inversión y financiación, así como la planificación operativa y estratégica puede ser apoyada por un consultor calificado.

Es importante que el flujo de información al ERP se mantenga incluso con una división del trabajo más fuerte con apoyo externo.