La comptabilité selon la description de l'année 1494 représente principalement le capital du facteur de production; le facteur main-d'œuvre n'est pris en compte qu'avec les coûts de personnel. Il est différencié en fonction de l'origine de la capitale. L'équité est attribuable à l'entrepreneur ou aux actionnaires. Il peut s'agir de dépôts ou de bénéfices non distribués. En outre, le résultat courant appartient aux capitaux propres. Le capital d'emprunt appartient à des personnes qui ne font pas partie des co-entrepreneurs. Ils ont droit au remboursement et reçoivent souvent des intérêts.

Le capital est utilisé dans l'entreprise pour les facteurs potentiels et les facteurs répétitifs. Selon cette classification, l'utilisation du capital est divisée en actifs immobilisés et en actifs courants. Les sommes de richesse (utilisation) et de capital (origine) sont égales en montant. Ils sont contrastés dans un solde (solde = équilibre), le côté gauche (appelé actif) représentant les actifs et le côté droit (appelé passif) le capital.

Le bilan est ensuite décomposé en comptes, où les entrées et les sorties sont enregistrées.

Fig. 3: Comptes et bilan

(Source: propre représentation)

Le solde final transféré au bilan était appelé "solde".

Les comptes peuvent à nouveau être décomposés en sous-comptes. Par souci de clarté, il est nécessaire de combiner plusieurs comptes en un seul poste du bilan. Ensuite, dans le système 1494, chaque poste du bilan devrait être traité comme un compte et chaque compte comme un sous-compte.

Le bilan est établi à la fois. L'activité opérationnelle se déroule cependant par périodes. Cela est particulièrement vrai pour le gain ou la perte résultant de la différence de revenus et de charges d’une période. Cela fait partie de l'équité. Pour enregistrer cette taille dans le bilan, la comptabilité 1.0 sur 1494 crée un compte de résultat en tant que sous-compte des capitaux propres. Celui-ci est subdivisé en sous-sous-comptes dans lesquels les produits et les charges sont comptabilisés de différentes manières.

Pour les comptes, la distinction n'est pas faite entre les actifs et les passifs, mais entre débit (à gauche) et crédit (à droite). Les comptes eux-mêmes sont divisés en comptes de bilan qui sont inclus dans les comptes de bilan et de compte de résultat. Les comptes de stock sont divisés en comptes d'actif et en comptes de passif pour les immobilisations. Les comptes de succès sont séparés en comptes de dépenses et revenus. Pour les comptes d’actifs, les ajouts aux actifs sont comptabilisés en débits et les sorties en crédits. Dans le cas des comptes de passifs, à l'inverse, les ajouts au capital du crédit et les sorties du débit sont enregistrés. Les comptes de revenus incluent les revenus et les corrections de revenus attendus. Dans le cas des comptes de dépenses, la dépense est imputée au débit et aux ajustements de la dépense au crédit.

Chaque transaction commerciale a deux côtés. L'achat d'un article (paiement tardif) augmente l'actif (débit) et parallèlement les dettes (crédit) augmentent. Si cet article est payé plus tard, la dette (débit) et en même temps le stock d'argent (crédit) diminue. Le solde du bilan est maintenu si chaque transaction est enregistrée des deux côtés et si les sommes des débits et des crédits sont toujours identiques.

Outre la comptabilité en partie double et la comptabilité différée, chaque transaction commerciale dans le système 1494 est enregistrée deux fois, par ordre chronologique dans les journaux et de manière factuelle dans les comptes. Une autre explication de l'expression "comptabilité en partie double" est la possibilité de déterminer le bénéfice de deux manières, à savoir par la comparaison dite de l'actif de l'entreprise sur la comparaison des capitaux propres au début et à la fin de la période, qui est déterminée à partir de la différence d'avoirs et de dettes; et le compte de résultat basé sur les comptes de produits et de charges.

Toutes les réservations sont basées sur les recettes. Ici, une distinction doit être faite entre les documents internes et externes. Une autre distinction est qu'ils décrivent des événements externes ou des événements internes. Les documents externes, qui sont ainsi créés par des non-membres de la société, ont la plus grande valeur probante. Cependant, de par leur nature même, ils peuvent presque exclusivement concerner des événements ayant des effets externes, auquel cas la société exerce ses activités sur le marché de l'approvisionnement ou de la vente. Toutefois, les documents relatifs aux processus internes ne peuvent normalement pas être établis par des sociétés externes. Une exception pourrait être par exemple être un acte notarié sur un changement dans la structure de propriété. Les auto-documents à effet externe sont, par exemple, Des copies de facture des services rendus. Avec des documents auto-préparés sur les processus internes, il peut y avoir des lacunes. Ce groupe comprend par exemple Journaux de production sur le type et le nombre de produits finis. Mais il existe également des processus dans lesquels il n’ya pas de prise de conscience de la pertinence du bilan.

Dans les réservations, il faut faire référence au document correspondant au moyen d’un numéro de document. Avec ces références, l’arrière-plan de la réservation peut être clarifié rapidement si nécessaire.

L'enregistrement chronologique des transactions commerciales dans les journaux s'effectue à l'aide d'enregistrements d'enregistrement, c'est-à-dire des données requises pour un traitement ultérieur. Dans les manuels, cela se réduit au relevé de compte et aux montants. Dans la pratique, cependant, également dans le système du type de document 1494, document no. et la date du document ainsi qu'un court texte. Pour les comptes, une distinction est faite entre les comptes avec des écritures de débit et de crédit. Une forme abrégée de l'enregistrement de la réservation est ensuite affichée "par [compte débiteur] à [compte créditeur]", de sorte qu'il peut y avoir plusieurs comptes des deux côtés. On parle aussi de "débit" [compte débiteur] et de "crédit" [avoir-compte]. Après avoir enregistré une opération dans le journal, l’enregistrement comptable a ensuite été transféré aux comptes conservés sous forme de fiches. Au début, on utilisait des feuilles simples qui étaient reliées à un livre après la fin de l'année et la préparation du bilan.

Au 20ème siècle, la chronologie stricte a été assouplie et différentes revues ont été tenues pour les transactions fréquentes telles que les ventes, les achats de biens ou les paiements. Cela permettait d’enregistrer les transactions uniquement sur les comptes généraux et de ne transférer que les totaux de la page de journal vers les comptes nominaux et de se référer à cette page. La date de paiement a ensuite été notée dans une colonne libre du journal pour obtenir un aperçu des éléments en suspens.

Une extension de cette technique est le "American Journal". Ici, tous les incidents professionnels étaient uniquement présentés dans les journaux et mis en correspondance avec différentes colonnes remplaçant les comptes. Les débits et les crédits étaient souvent remplacés par plus et moins, ce qui réduisait de moitié le nombre de colonnes requis (ou évitait de doubler). Cela nécessitait un nombre gérable de comptes ou de colonnes. Les affaires avec les clients et les fournisseurs ont été enregistrées ensemble dans une colonne. Les postes non soldés ont été conservés dans un magasin de documents ordonné, dans lequel les factures impayées et ensuite payées ont été archivées devant une page de couverture. Le classement a été classé par ordre alphabétique en fonction des noms des clients ou des fournisseurs. Sur les comptes personnels pourraient être levées ainsi.

L'American Journal était normalement lancé mensuellement avec de nouvelles feuilles. Les chiffres des mois individuels ont été transférés dans un aperçu annuel. À partir de ces aperçus annuels, il était possible de créer rapidement des bilans et des comptes de résultat pour chaque mois ou l'année au cours desquels ils se produisaient. Ils n'étaient pas très profonds, cependant. Les amortissements et autres problèmes d'évaluation devaient également être pris en compte dans les calculs secondaires.

Dans le système de 1494, les comptes sont l'unité de décompte pour les transactions commerciales détaillées. Leur objet devait être complété sur le bilan, le compte G.u.V ou d'autres comptes. Après cela, ils ont été mis à zéro. On ne pouvait y lire que l'évolution des montants. Dans les manuels, les comptes sont présentés dans un modèle simpliste comme un "compte-T"; une grande partie des données du compte est omise.

Fig. 4: Compte nominal et compte T

(Source: propre représentation)

Cette simplification ne peut être critiquée car les données supplémentaires n’ont aucune importance pour la présentation du système comptable. La tâche d'un modèle, pour expliquer simpliste, est donc remplie avec le compte-T.

En raison du grand nombre de comptes, il est nécessaire d'identifier de manière unique les comptes avec un numéro de compte et de les structurer de manière significative dans des plans de comptes. Il existe différents principes et suggestions pour cela. 1937 figurait dans le décret du ministre des Affaires économiques impérial et prussien et du commissaire impérial pour la tarification v. 11.11.37 - II 19263/37 VI 9991/37 concernant les principes directeurs pour l'organisation de la comptabilité (dans le cadre d'un système comptable unique) ) un plan comptable est obligatoire. Il suivait le principe dit de la structure de processus et comportait les classes de compte suivantes pour la première position des numéros de compte:

Fig. 5: Classes de compte du compte de versement de 1937

0     Comptes dormants ou comptes d'investissement et de capital
1     comptes financiers
2     cônes de délinéation
3     comptes de matières premières et de fournitures ou de comptes d'achat de biens
4     comptes d'éléments de coûts
5     comptes de compensation lors de l'utilisation d'une feuille de répartition des frais généraux
6     comptes pour la comptabilité analytique avec la classe libre 5
7     comptes de produits semi-finis et finis
8     comptes de revenus
9     comptes de clôture

(Source: propre représentation)

Bien que le cadre comptable ne soit plus obligatoire depuis 1953, le principe de la structure des processus est resté le même dans de nombreuses entreprises. En outre, le principe de classification des comptes annuels est pertinent. Il numérote les comptes en fonction de leur organisation dans les postes des états financiers annuels.

Le système 1494, en principe, ne permet pas les états financiers mensuels ou trimestriels. Étant donné que les comptes sont fermés via le compte de résultat ou le bilan, ils ne peuvent pas être modifiés ultérieurement, car les comptes devaient être fermés auparavant. Les deux analyses ont été présentées sous la forme d'un compte, en vertu duquel tous les comptes du bilan avec excédent débiteur (solde du crédit) devaient figurer à l'actif et ceux avec excédent créditeur (solde au débit) au passif. Les comptes de succès avec un excédent de crédit (solde débiteur) sont indiqués à droite de la page des revenus et ceux avec un excédent débiteur (solde créditeur) du côté des dépenses. Les ajustements avec des soldes sur la "mauvaise page" devaient être préalablement effectués via un autre compte.

Il pourrait également être créé par ce système, sans conclusion définitive. Si vous trouvez des erreurs après l'installation, une correction est compliquée. La fermeture du compte ayant fait l'objet d'un échec doit être annulée (= annulation répétée d'une opération avec affectation de crédits inversés et annulation). Ensuite, la valeur correcte doit être déterminée. Etant donné qu'une erreur dans la comptabilité en partie double entraîne au moins une erreur de plus dans le compte de contrepartie, la même correction doit également être effectuée ici. Cependant, il peut également y avoir d'autres erreurs consécutives avec plusieurs exigences de correction. Pour de nombreuses erreurs détectées avec leurs erreurs de suivi, les écritures de clôture entières sont très déroutantes.

Pour limiter ces difficultés, les principaux états financiers ont été développés. Ici, tous les comptes étaient répertoriés avant leur clôture avec la somme des entrées de débit et de crédit et du surplomb résultant du débit ou du crédit. L’encours débit / crédit a été affecté à différentes colonnes d’actifs, de passifs, de produits ou de charges. À partir de là, des bilans préliminaires et des projets P / L ont été préparés puis examinés pour en déterminer la validité et les erreurs éventuelles. En cas d'erreur, des colonnes de correction ont été ajoutées dans lesquelles les corrections nécessaires avec plus et moins ont été entrées. Après cela, de nouveaux modèles pourraient être créés. L'objectif était de reconnaître toutes les réservations oubliées et de détecter les erreurs éventuelles avant de clôturer les comptes. Avec un résumé trimestriel des états financiers, des états financiers trimestriels non officiels pourraient également être préparés.

En outre, il convient de mentionner les bilans américains traditionnels, qui ne représentent pas un compte, mais un calcul d’équité sous forme de tableau étalé. Ils ont suivi le modèle de base:

Fig. 6: Structure du bilan traditionnel aux États-Unis avant 1934

   avoirs d'argent
+ Demandes des clients
+ Fournitures
- Responsabilité du fournisseur
= Fonds de roulement
+ Autres actifs
- Autres dettes
= Équité

(Source: propre illustration)

Ici, il n'y avait pas de transfert de comptes dans les bilans. La comptabilité était plutôt comprise comme une base de données à partir de laquelle les évaluations ont été créées. Que cette base de données soit constituée de comptes ou de journaux américains était sans importance.