En plus des fonctions attribuables à la valeur ajoutée, il existe des tâches qui peuvent être assignées au cadre et qui combinent le capital (finance) et le travail (personnel) ainsi que le facteur dispositif (organisation et communication) pour organiser et vendre un bénéfice aux clients. Certaines des fonctions-cadre relatives aux avantages pour le client commencent déjà avant le processus de création de valeur. Les fonctions décrites ici ne sont pas directement liées aux fonctions déjà décrites dans les sections 4.2 à 4.7.

Dans la tâche de coordonner les facteurs de production, le capital et le travail, afin de créer de la valeur ajoutée, cette section considère d’abord le facteur travail. Celles-ci incluent des tâches visant à assurer l'efficacité du travail.

La recherche consiste à rechercher des idées qui ne mènent pas immédiatement à un produit nouveau ou amélioré, ni à un processus nouveau ou amélioré. Le développement de produits et l’optimisation des processus s’appuient sur ce principe. Ces fonctions incluent déjà la recherche d’idées. Par conséquent, des structures devraient être créées dans lesquelles les employés peuvent présenter leurs suggestions d'amélioration de manière simple. Les suggestions faites par les clients devraient également être transmises par les vendeurs. Par la suite, ces idées seraient évaluées par des techniciens et les résultats enregistrés. Même les commentaires négatifs pourraient être repris sur des idées ultérieures.

Le développement de produits nouveaux ou existants améliorés devrait offrir aux clients un avantage nouveau ou meilleur, de sorte que l'entreprise puisse gagner plus d'argent avec les nouvelles ventes. Mais seule la construction avec la préparation des différentes étapes de travail conduit à une mise en réseau avec les fonctions du processus de création de valeur. Le développement de la recherche, en revanche, peut être l’acheteur de données et de services des autres organismes.

Néanmoins, la recherche et le développement ne se font pas sans aucun lien avec la création de valeur. Les sujets de recherche sont influencés par les études de marché (2) et la politique marketing (0). Les produits existants prioritaires sont modernisés et les lacunes sont comblées dans l'offre. En outre, l'investissement nécessaire dans une mise sur le marché devrait être limité. Les projets de recherche et développement qui pourraient être produits avec l'équipement existant ont plus de chances d'être approuvés. Pour ce faire, vous devez utiliser les données de base de la machine (29).

Sans recherche et développement, il y a un risque latent d'être surpris par les innovations de la concurrence. Avec des produits obsolètes, vous ne pourriez pas survivre dans la concurrence.

Avec de nouvelles ou meilleures méthodes, la qualité peut être améliorée ou les coûts peuvent être réduits. Il ne s’agit pas d’améliorer les produits. Dans les procédures, les suggestions des employés peuvent souvent être très utiles. Les améliorations techniques et organisationnelles peuvent être différenciées.

Les améliorations techniques reposent souvent sur les nouvelles technologies proposées sur le marché. La plupart des entreprises attendent les expériences d'autres entrepreneurs. Pendant ce temps, les fournisseurs annoncent et informent de manière très intensive et les entreprises peuvent se faire une opinion. S'ils attendent et décident ensuite d'introduire une nouvelle technologie, la mise en œuvre doit aller très vite pour rattraper la concurrence. Maintenant, vous devez bien savoir quels changements organisationnels vont découler de l’amélioration technique.

Bien entendu, il est possible que de petites améliorations techniques soient également développées par nos propres experts. Mais souvent, vous améliorez les processus organisationnels. Toutefois, les améliorations organisationnelles ne devraient être apportées qu'en coordination avec la structure organisationnelle (63). Il faut tenir compte du fait que les changements peuvent avoir un effet séquentiel sur d’autres processus ailleurs, qui doivent également être réglementés.

La logistique est particulièrement importante pour l’achat et la livraison des marchandises. Par conséquent, il ne peut pas être clairement affecté à un groupe de fonctions. Une flotte distincte de véhicules servirait non seulement des camions, mais aussi des voitures de vendeurs et de cadres. Ici, cependant, il serait également nécessaire de coordonner les commandes avec les transporteurs routiers, ferroviaires, fluviaux et aériens.

Les véhicules propres ne valent la peine que s’ils sont également utilisés à bon escient ou si le type d’activité exige une grande souplesse de transport. La taille des véhicules doit être appropriée. La planification logistique nécessite un aperçu des envois réguliers et de leurs dates. La tâche consiste à effectuer les transports au bon moment d’une part, mais aussi à les regrouper d’autre part, afin de ne pas entreprendre des trajets inutiles avec des véhicules à moitié vides et, si possible, de ne pas faire de trajets à vide.

Si vous vous décidez contre vos propres véhicules, vous devez avoir une bonne vue d'ensemble de la gamme de services de transport. Il devrait être établi à l'avance avec les transporteurs, qui peuvent être mis en service à bref délai. S'ils reçoivent plus de commandes, ils donneront également la priorité à l'entrepreneur. Cela évite le risque que des transports urgents ne puissent être effectués à court terme. Mais il faut aussi se passer des avantages de prix à court terme. Cela n'exclut pas une observation du marché, qui aboutit à des négociations de prix et permet d'établir de nouveaux contacts à long terme.

Les services internes pour lesquels des centres de coûts auxiliaires sont généralement configurés dans la comptabilité analytique peuvent être complexes. Ils représentent des frais généraux (38).

Dans les commerces et dans de nombreux services, notamment les hôtels et les restaurants, l’état des lieux fait partie des avantages offerts aux clients. Dans l'industrie manufacturière, c'est une base des processus en cours. Si les concierges sont aujourd’hui appelés «gestionnaires d’installations», par exemple, l'élimination des déchets doit être une tâche de gestion. Pour les sociétés de location, ce domaine est plus important. Des centres de coûts auxiliaires sont souvent installés pour les bâtiments de l'entreprise. Ensuite, tous les coûts, y compris le personnel, seraient convertis dans la zone utilisée et redistribués vers d'autres centres de coûts après l'utilisation de l'espace. Dans ce cas, il est possible d'utiliser des facteurs de pondération permettant de prendre en compte l'intensité de la rugosité. Ce serait par exemple Les salles de stockage doivent supporter une proportion nettement inférieure du coût de l'espace par exemple. espace bureau.

Les services de construction devraient également comporter un contrôle des coûts et des responsabilités claires. Certaines petites réparations pourraient également apporter des améliorations à la maison et le travail d'un artisan exigerait presque autant de temps que si elles étaient effectuées elles-mêmes. Il est donc logique de nommer quelqu'un pour les tâches de nettoyage, mais il peut aussi avoir une fonction différente. Outre les réparations mineures, ce domaine de responsabilité comprendrait la maintenance hivernale, le respect des calendriers de traitement des déchets, l'entretien du jardin avant et le contrôle du système de chauffage. Pour le nettoyage des bâtiments, cependant, la plupart des mini-ouvriers sont employés ou une entreprise de nettoyage est mise en service. Mais le responsable des installations se chargerait du contrôle de la qualité.

Il est également important de traiter des problèmes de sécurité tels que la sécurité incendie ou des substances dangereuses (telles que l'amiante). Les réglementations publiées ont essentiellement un sens, mais causent des problèmes et des coûts pour de nombreuses entreprises. Les entreprises spécialisées utilisent leurs atouts en termes de connaissances pour vendre des rénovations de luxe coûteuses. Comme pour les questions juridiques, il faut une personne capable de lire le problème et d’avoir son mot à dire.

Cependant, il existe également d'autres unités de service dont les coûts peuvent être répartis par quantités de référence vers d'autres unités organisationnelles. La procédure serait comparable à celle du bâtiment de l'entreprise. Les différences de règlement peuvent être que les points de repère peuvent aussi fluctuer et être facturés mensuellement. Des structures à plusieurs niveaux peuvent également exister si les unités de service reçoivent elles-mêmes des services. Il existe différentes techniques de facturation pour cela.

Les employés doivent être en mesure de fournir le service requis, non seulement quantitativement, mais aussi qualitativement. Pour cela, ils doivent être formés ou au moins formés. La direction doit avoir une vue d'ensemble des connaissances et des compétences requises pour les opérations et du niveau de formation de ses employés. Cela signifie qu'une personne appropriée peut être trouvée rapidement, même dans les besoins futurs. Les lacunes éventuelles doivent être comblées par une formation. La formation prévisible des jeunes doit prendre en compte le départ à la retraite prévisible des employés les plus âgés.

Le niveau de connaissance des employés pourrait être disponible dans un fichier dans les ressources humaines (39). Les connaissances nécessaires doivent être consignées dans un manuel d'organisation dans l'organisation du processus (63). Ils doivent être demandés lors de la création dans les départements et mis à jour environ une fois par an. Cette documentation des processus organisationnels aide également à l’adaptation des processus dans le cadre de l’optimisation des processus (42) dans d’autres unités organisationnelles.

La formation en cours d'emploi peut également être anticipative afin de se préparer aux besoins futurs attendus à un stade précoce.

Des écarts qualitatifs ou quantitatifs plus importants sont comblés lors du recrutement. À cette fin, des employés sont embauchés et ont déjà acquis les qualifications requises ailleurs. Une condition préalable au recrutement est qu’il existe un besoin que l’éducation et la formation ne peuvent pas couvrir.

Une analyse coûts-avantages est nécessaire pour décider de recruter du personnel. L'avantage d'un ouvrier est le profit sur les commandes qui ne pourrait pas être réalisé sans cet ouvrier, moins les coûts de recrutement et de formation. Pour les travailleurs du secteur des frais généraux, il n'est pas facile de déterminer les avantages. Si les membres du personnel pouvaient être recrutés parmi les concurrents et apporter des connaissances qui n'existent pas dans leur propre entreprise, les avantages seraient considérables. Dans d’autres cas, l’éducation et la formation dans votre propre entreprise sont généralement moins chères, car il faut offrir de bonnes pratiques pour le recrutement, ce qui peut ne pas être le cas pour ses propres employés.

Les autres coûts de recrutement sont les coûts matériels de publicité et les coûts de personnel liés à la sélection du personnel. Il existe également une période de formation au cours de laquelle le nouvel employé n’est pas encore très productif mais perçoit déjà le plein salaire. Afin de prendre les bonnes décisions, des informations sur ces facteurs doivent être collectées.

L'efficacité du travail devrait également être promue avec la motivation, les styles de leadership et les techniques de leadership. C'est ici que les limites de la psychologie sont atteintes. Une observation dans un système de nombres n'est pas possible. On ne peut qu'observer les résultats de l'entreprise et supposer que la gestion du personnel a une influence sur celle-ci. La pensée suit u.a. Reporting de responsabilité en tant que reporting par zones de responsabilité. De même, on peut observer des ratios de productivité. Mais il n'y a jamais d'explication monocausale pour de bons ou de mauvais résultats.

Une mesure du bon ou du mauvais leadership doit inclure des observations supplémentaires. Cela inclut également les commentaires des employés, mais ils ne doivent pas être surestimés. Un style de laisser-faire pourrait produire de bonnes notes d'employés, mais la performance mesurable en souffrirait. Même si l'on trouve d'autres quantités mesurables et que l'on peut former une mosaïque de nombreuses pièces et évaluer le comportement du leadership, aucune optimisation n'est obtenue. Une bonne ambiance dans une équipe qui favorise le travail réussi est influencée non seulement par les leaders, mais également par la personnalité des simples employés. Parfois, il y a un bon mélange de caractères égaux et dissemblables qui se complètent harmonieusement, alors que dans d'autres équipes de composition différente, les conflits sont plus susceptibles d'être encouragés. Même une comptabilité 3.0 est dépassée ici.

L'efficacité du travail peut être perturbée si la performance de l'employé est affectée par des problèmes personnels. Dans certains cas, il peut être judicieux d’aider l’employé à faire un effort raisonnable pour surmonter ces problèmes et ainsi éliminer toute perturbation de l’efficacité. Le montant de la dépense ou du remboursement d'une avance de salaire serait visible dans la comptabilité.

Si les employés ont une attente raisonnable que l'employeur les aidera en cas d'urgence, cela créera de la loyauté. Le seuil d'inhibition pour l'insincérité et une mauvaise éthique de travail augmente. La responsabilité sociale peut donc être considérée comme un investissement dans cette fidélité. Comme pour un investissement immatériel, on peut essayer de mesurer le coût de cette responsabilité sociale et d'évaluer la valeur de la fidélité. Ici aussi, un niveau de soin approprié devrait être recherché. Une générosité excessive crée des effets d’habituation et ne favorise plus la solidarité des employés avec l’entreprise.

Des canaux de communication significatifs entre les employés ainsi qu'entre les superviseurs et les employés contribuent également à l'efficacité du travail. Ils évitent également l'observation dans le contexte du système présenté ici et une évaluation en unités monétaires. Toutefois, le contenu du système EPR peut faire l’objet d’une communication interne.

Pour cette communication formelle, il faut déterminer quelle information devrait être accessible à quel employé. Les informations nécessaires et utiles devraient être accessibles en principe. Les informations confidentielles doivent en principe être bloquées, sauf si cela est nécessaire pour la tâche en cours. En outre, il convient de distinguer les informations visibles des informations envoyées créées pour le destinataire. Cela peut être fait avec des rapports mensuels. De nombreuses entreprises envisagent également de stocker ces rapports sur un intranet, où ils peuvent être consultés une fois l’opération terminée. Comme chaque évaluation ne doit pas nécessairement être accessible à tous les employés, cette communication nécessite un système sophistiqué de codes d'autorisation.

La communication informelle peut difficilement être influencée par l'entreprise. On ne peut que tenter d'empêcher avec la nécessaire ouverture de la formation de rumeurs.

L'utilisation du capital en tant que facteur de production convertit d'abord le capital monétaire et le capital physique en achetant des biens d'équipement et des biens de consommation. Cela se produit dans le processus de création de valeur. Les fonctions du cadre servent principalement à modéliser le processus de création de valeur. À cette fin, les unités monétaires sont utilisées comme équivalents généraux, rendant différents biens comparables. ("Comme tous les autres produits ne sont que des équivalents spéciaux de la monnaie et que la monnaie est leur équivalent universel, ils se comportent comme des marchandises spéciales comme de la marchandise." Karl Marx, Le Capital, vol. 1, Hambourg, 1867, cité par l'Institut du marxisme. Léninisme au Comité central du SED [ed.], Marx-Engels-Werke, vol 23, Berlin / RDA 1962, p. 104). Bien que la Fig. 23 à la page 96 ne montre pas une mise en réseau intensive du secteur financier avec les fonctions de la chaîne de valeur, elle constitue déjà un équivalent général en raison de l’évaluation omniprésente en unités monétaires.

Dans la partie "organisation et communication" du cadre est principalement le facteur décisif de la gestion de l'entreprise. Il repose sur des données dans le processus de création de valeur et crée plutôt des préréglages au lieu de données.

La comptabilité traditionnelle est initialement un point de collecte de données. En attendant, cette tâche a été largement automatisée. Cette tâche est donc de plus en plus décentralisée et remplie par les données collectées sur le lieu de leur création et transmises via une interface dans le logiciel de comptabilité. Il reste une tâche de coordination et une collection des données restantes, qui n’ont pas été entrées ailleurs.

Les avantages pour les clients ne peuvent être offerts à long terme que si les rendements sont supérieurs aux coûts. Cette condition s'applique à chaque produit. Dans certains cas, des subventions croisées peuvent être justifiées. L'évaluation des coûts de chaque service et la comparaison avec les revenus sont les tâches centrales du système comptable du point de vue des avantages pour le client.

Selon l'approche de gestion, selon laquelle la comptabilité doit suivre le point de vue de la direction de la société, la comptabilité avec la collecte de données doit en réalité être réglée dans la comptabilité interne.

La comptabilité analytique et le contrôle sont affectés à la comptabilité interne. Alors que la comptabilité analytique orientée objet, les payeurs (= produits) ont en vue, le contrôle veut orienter un contrôle cible. La formulation des objectifs et l'observation de leur mise en œuvre sont spécifiées dans la hiérarchie en fonction des tâches (= personnes) et au cours de l'exercice par périodes (= mois). Le contrôle est donc principalement axé sur la période, même si, dans des applications concrètes (par exemple, le contrôle des investissements), des objets plutôt que des zones de tâches peuvent être pris en compte.

Avec l'approche consistant à saisir des données en quantité et en unités monétaires pour le passé et l'avenir, une partie de la tâche de planification est ouverte pour un décompte machine. Les attentes concernant le développement futur des volumes et des prix restent différentes. Les plans alors créés mécaniquement doivent toujours être vérifiés par des personnes pour déterminer leur vraisemblance. Il appartient également à l’homme de décider si les données projetées sur l’avenir sont également envisagées ou si le développement probable doit être pris en compte. Cela est particulièrement vrai lorsque des systèmes d'alerte précoce sont développés, conçus pour alerter à temps les développements indésirables.

La tâche du financement est de garder le cycle biens-argent hors de la valeur ajoutée de l'entreprise. Une planification financière est nécessaire pour pouvoir utiliser les instruments financiers de manière ciblée. Le financement par sensation et par taille estimée nécessiterait des réserves de liquidités plus importantes et donc un financement. Sur la base de la planification financière, les instruments financiers sont utilisés pour couvrir les besoins financiers et pour investir de manière significative les excédents financiers. L'entreprise doit également avoir une vue d'ensemble des financements en cours, de leurs conditions et des taux à payer. Bookkeeping 3.0 maintient ces données à disposition - en supposant que l'utilisateur dispose d'une autorisation d'accès.

Les entreprises sont soumises à des taxes différentes. La réalisation de diverses obligations fiscales doit être organisée. Celles-ci incluent la production de déclarations de revenus et de déclarations de revenus ainsi que la preuve des montants qui y sont entrés à partir de comptes et de reçus. Il est également possible d'organiser des audits fiscaux dans lesquels une obligation de rendre compte est requise.

La production des déclarations de revenus peut être automatisée aujourd'hui. Les déclarations de revenus nécessitent un relevé annuel préparé. Les données à saisir dans les formulaires fiscaux peuvent être calculées automatiquement en fonction du modèle des années précédentes. Au minimum, un générateur de liste (voir section 3.4.5.) Peut être configuré en conséquence. Cependant, il convient de toujours vérifier si les formulaires fiscaux ont changé et éventuellement demander des informations supplémentaires, ou si un problème lié à la fiscalité est réapparu dans l'entreprise.

Les entreprises de comptabilité doivent établir des états financiers annuels et les publier si nécessaire. Les chiffres qui y sont rapportés doivent pouvoir être prouvés par la comptabilité et les pièces justificatives. Pour les sociétés cotées en bourse, il existe d'autres obligations d'information vis-à-vis de l'autorité de surveillance de la bourse.

L'ajout de comptes dans les postes de bilan et de résultat a longtemps été une tâche entièrement automatisée. Actuellement, il s’agit de vérifier le classement correct de tous les éléments et de les mettre à jour. Pour cela, des listes de contrôle doivent être créées et traitées.

Les actionnaires et les prêteurs importants, en plus des données visées par la divulgation, veulent davantage d'informations sur la société et sa situation économique. Ici, les informations disponibles à la direction doivent être résumées et transmises régulièrement ou sur demande. Il est toujours sélectionné quelles données ne doivent pas être transmises. Par conséquent, une analyse de bilan doit être effectuée dans cette fonction. Il faut reconnaître quelles conclusions de l’investisseur peuvent tirer des données communiquées. Si des conclusions négatives possibles sont reconnues tôt, on peut atténuer ces réactions dans les explications qui les accompagnent.

Une entreprise qui a une mauvaise réputation aura suffisamment de mal à trouver des clients. C'est pourquoi il est logique de rechercher une bonne réputation auprès des relations publiques et pas seulement de promouvoir les produits.
Il peut aussi y avoir des exceptions. Qui par exemple En tant qu’entreprise de télécommunications, c’est principalement pour les fournisseurs frauduleux qu’elle doit être publiquement identifiée à ces entreprises douteuses.
 
Henry Ford est crédité de la phrase: "La moitié de mes dépenses publicitaires est rejetée. Je ne sais juste pas quelle moitié. "Dans les activités de relations publiques, il y a toujours beaucoup d'idées sur la façon dont l'argent peut être dépensé. Comme on ne s'attend pas à ce qu'ils aient un impact direct sur le développement des affaires, il est presque impossible de contrôler les performances. Le quota d’argent jeté peut donc être bien supérieur à l’estimation de 50% par Henry Ford.
  
Outre l'inclusion de contenu promotionnel sur le site Web de l'entreprise et la remise de communiqués de presse aux rédacteurs de journaux, des événements occasionnels (événements) sont organisés, ce qui peut être perçu comme positif par le public. Cela pourrait être des journées portes ouvertes ou la célébration d'un anniversaire d'entreprise, qui devraient ensuite être perçues positivement par le public. Des effets positifs sont également attendus, par exemple un club de sport est pris en charge (sponsoring). L'ampleur de ces effets et le caractère approprié des coûts et des avantages dépendent des cas individuels.
   
Les relations publiques destinées au grand public doivent être distinguées du travail de lobby qui vise à établir un contact avec les politiciens et à influencer les décisions politiques. Une entreprise importante, ayant de bons liens avec la politique locale, peut parfois atteindre cet objectif, par exemple. un plan de développement est adapté aux besoins de l'entreprise. En politique fédérale, une influence comparable est souvent exercée par le biais d'associations. Jusqu'ici, on peut aller si loin qu'une association fait des suggestions aux employés concernés d'un ministère pour formuler une procédure législative, qui sont alors également dans la facture du gouvernement.
  

Seules les grandes entreprises ont leur propre service juridique et au moins un avocat permanent. Vous n'êtes pas obligé d'être un avocat à temps plein et vous pouvez également représenter une entreprise devant un tribunal, sauf si vous êtes avocat. Cela comprend une distinction entre les avocats qui travaillent aux côtés de leur cabinet d’avocats et qui concluent des contrats-cadres. Ils conseillent ou représentent ensuite les entreprises sans avoir à régler ces activités séparément.
  
Même si les petites entreprises ne choisissent aucune de ces options, la disponibilité des lois en vigueur et la capacité d'identifier et de lire des questions juridiques sont importantes. Il est maintenant possible de télécharger une multitude de textes juridiques et d’autres lois sur Internet ou de les consulter en ligne. Il est recommandé de mettre à jour les textes stockés dans une bibliothèque sur votre propre ordinateur et disponibles hors connexion au moins tous les 3 ans. Pour les questions juridiques, une personne devrait être responsable de faire une première évaluation et, si nécessaire, de demander de l'aide de manière ciblée.

Les valeurs et les objectifs poursuivis en plus de la réalisation de bénéfices doivent être formulés en particulier à titre indicatif pour les employés. Ils fournissent ensuite une orientation sur le moment où, dans des cas individuels, les intérêts économiques de l'entreprise peuvent également être pris en compte. La philosophie de l'entreprise est essentiellement influencée par des idées éthiques de leadership. Pour une entreprise performante, il est plus facile pour les actifs incorporels que pour les problèmes économiques d’une entreprise. En dehors de cette réalisation, la comptabilité ne peut rien contribuer à la philosophie de l'entreprise.

La structure organisationnelle détermine la structure hiérarchique de la société. Ici, les termes suivants doivent être distingués:
 
Tâche:                        une partie récurrente de la performance opérationnelle.
Job:                             Ensemble de tâches qu'une personne (titulaire du poste) doit accomplir.
Centre de coûts:      somme des tâches à affecter à la même fonction lors de la création du

                                   service opérationnel. Un titulaire de poste peut être affecté à différents

                                   centres de coûts.
Département:          groupe d'organismes constituant une unité organisationnelle commune.

La structure organisationnelle est également mappée dans le rapport de responsabilité. Il peut suivre le principe d'action (distinction selon le type d'activité) ou le principe d'objet. Le principe de l'objet peut à son tour être basé sur des produits ou des zones de vente. Lorsque l'objet et le principe de performance sont combinés, on parle d'organisation matricielle. Cela signifie qu'un chef de département a deux superviseurs. Les responsabilités doivent être clairement définies. Compétitions possibles, par exemple les produits qui devraient être principalement produits en cas de goulots d'étranglement nécessitent des comportements clairs.
 
La documentation des processus de travail constitue la base des mesures de rationalisation, raison pour laquelle la participation des employés concernés est généralement limitée. Ils veulent aussi avoir la liberté d'organiser leur travail de manière significative. Si les exigences en matière de santé et de sécurité ou les exigences de qualité doivent être respectées, les spécifications seront acceptées plus tôt. Si la coopération de collègues est nécessaire et que la portée est maintenue dans les limites, la petite voie de service est souvent choisie - au-delà de la hiérarchie. Souvent, il y a une distribution asymétrique de l'information: le patron sait le moins!
  
Une organisation formelle des processus est nécessaire si une personne compte énormément sur le travail d'autres agences et que cela ne peut plus être organisé de manière informelle. Le contenu de ces réglementations est le suivant: qui livre quoi au plus tard quand!
  
Par conséquent, il ne peut y avoir d'organisation complète des processus pour des entreprises entières. Au contraire, les processus sont organisés et plus ils sont complexes, plus il est important d’avoir une bonne organisation des processus. Cependant, il est recommandé de documenter les processus documentés dans un manuel d’organisation sous la forme d’une collection à feuillets mobiles qui, dans l’intervalle, peut également être structurée numériquement.
  
Si la direction de l'entreprise souhaite lutter contre la distribution asymétrique de l'information, il est possible de créer un aperçu des processus les plus importants à partir des descriptions de travail avec les tâches qui y sont fixées (si nécessaire, elles devraient être préparées). Ceci devrait ensuite être suivi de la division du travail (de qui vient quoi, à qui va quoi?). Si nécessaire, cela doit être demandé aux employés. Le résultat peut être enregistré dans un manuel d'organisation. Ce n'est pas une fin en soi, mais sert de base à la reconnaissance des potentiels de rationalisation.

Le traitement électronique des données est en réalité un outil et non une fonction. Cependant, il est à présent devenu indépendant et dans les grandes entreprises, leurs propres départements sont généralement maintenus pour maintenir cet outil opérationnel. Même les petites et moyennes entreprises doivent faire face à ces tâches.
 
L'archivage offre de nombreuses opportunités grâce à la numérisation. L'ancien stockage sur papier devait respecter les règles de stockage et maintenir un système permettant de retrouver le document en combinant type de document et numéro de document. Avec archivage numérique, type de document et non. avec une ou deux lettres initiales et une suite de chiffres du fichier. Ce dernier peut commencer par le dernier chiffre de l'année. Les documents originaux numérisés au format graphique (.jpg) et les notes de traitement associées peuvent être enregistrés sous le même nom au format texte (.txt).

La numérisation peut déjà être effectuée avec l'ouverture du bureau de poste. L'ancienne distribution de courrier pourrait être remplacée par un message indiquant que le courrier stocké sous certains numéros de document a été reçu et doit être traité par ces employés. L'original du courrier ou des autres documents doit être conservé pendant un certain temps. Pour le courrier sortant, le fichier lui-même peut être généré par l'auteur. Afin de préserver les obligations de conservation, il est également nécessaire d'organiser l'archivage des courriers électroniques entrants et sortants.