3.5. Grands livres

La numérisation a eu un impact particulier sur la comptabilité secondaire. Étant donné que la coordination entre les comptes secondaires et les comptes généraux était désormais automatique et qu'une synchronisation était garantie, les possibilités se sont élargies. L'usage a été réduit à la question de savoir si l'avantage ajouté justifiait les coûts supplémentaires.

Les comptes personnels ont déjà été fournis en 1494 à Paccioli et constituent la variante la plus ancienne des grands livres auxiliaires. Dans comptabilité 2.0, les possibilités d'application liées à l'utilisation d'interfaces ont considérablement augmenté. Par exemple, les commandes sont gérées par les clients dans un logiciel de gestion des marchandises et les factures créées pour les commandes exécutées sont d'abord transférées au service de la comptabilité. Les numéros de client doivent ensuite correspondre aux comptes client et les comptes généraux des ventes et de la TVA doivent être enregistrés dans le système ERP. Sinon, la gestion des marchandises, mais plus concerné par le traitement de la commande de l'offre sur la commande pour la livraison. C'est pourquoi les numéros de clients sont déjà émis pour les clients potentiels qui n'ont demandé que des prix. Du point de vue du vendeur, il s’agit là d’une information importante pour l’acquisition de nouveaux clients. Du point de vue de la comptabilité, c’est cette foutaise. Pour la comptabilité clients, il s’agit toujours du contrôle des paiements entrants et éventuellement du rappel des factures en retard et d’une réponse au vendeur.

Des processus comparables peuvent également être fournis par la gestion des marchandises pour les achats. Comme il existe un cycle préliminaire permettant de contrôler la date de livraison et l'exactitude de la livraison, un transfert de données peut s'effectuer ici par interface, malgré une facture fournisseur entrante. Cela transfère efficacement la collecte de données de la comptabilité à l'achat, qui doit ensuite être sensibilisé aux exigences formelles. Ici aussi, il doit exister un synchronisme des fournisseurs et des numéros de fournisseurs, et les comptes fournisseurs peuvent compléter les données avant le transfert de la machine sur la base de la facture entrante auditée, puis organiser le paiement par virement bancaire électronique.

Ces sous-livres deviennent indépendants. Un transfert de comptes de personnes vers des comptes généraux peut déjà être évité dans la comptabilité 1.0 avec les colonnes de journal. En suivant la même logique, les écritures sur des comptes personnels sont simultanément enregistrées sur des comptes clients et fournisseurs, généralement sous forme de montant quotidien après l’impression du journal. À cette fin, les codes collectifs sont stockés dans les données de base des comptes personnels, avec lesquels différents comptes collectifs sont également accessibles. Ces comptes doivent être verrouillés pour les écritures manuelles.

Dans la section 2.5.4. a déjà été mentionné Sect. 284 paragraphe 3 HGB et l'enregistrement du total des coûts d'acquisition et de fabrication, des ajouts, des cessions, des transferts et des résumés de l'exercice ainsi que des amortissements cumulés au début et à la fin de l'exercice, des amortissements effectués au cours de l'exercice leur montant total lié aux additions et cessions ainsi qu'aux transferts intervenus au cours de l'exercice.

Fig. 8: compte-rendu de plante

 (Source: propre illustration)

Puisqu'il s'agit de la gestion des investissements, la comptabilité des actifs est souvent étendue au reporting des actifs en ajoutant des coûts liés aux investissements dans la répartition des actifs et des données de performance dans la comptabilité des performances. Tout ce dont vous avez besoin est un système de numérotation pour les biens d’équipement et une option d’enregistrement en comptabilité et en statistiques. Cela vous permettra de collecter des données pour des investissements ultérieurs de remplacement ou d’expansion et de contrôler vos hypothèses précédentes afin d’apprendre pour l’avenir. Dans le même temps, les tendances à calculer les décisions sont neutralisées.

Dans comptabilité 2.0, la comptabilité des actifs peut être étendue à un contrôle d'investissement complexe qui ne serait pas réalisable avec la technologie de 1494.

La comptabilité des stocks dans comptabilité 2.0 a été en mesure de recréer électroniquement l'approche créée dans comptabilité 1.0 avec les quantités, le prix et le montant. Pour les achats à partir d’achats, les quantités et les montants étaient disponibles; le prix (y compris les frais accessoires au prorata) pourrait être calculé. Pour les cessions, la quantité et le prix (en tant que valeur supposée) étaient connus; le montant pour la comptabilité a été calculé. Comme pour les comptes personnels, différents produits peuvent être affectés à un compte général à l'aide de codes collectifs. Mais il doit y avoir beaucoup plus de codes de recouvrement que pour les créances et les dettes.

Étant donné que les comptes de contrepartie (fournisseurs dans le cas d'achats et dépenses de matériel dans le cas de ventes ou de consommations) sont toujours les mêmes, ils peuvent être stockés dans le logiciel de comptabilité magasin. Seuls les centres de coûts et les payeurs sont différents pour les sorties des stocks. Les achats consommés immédiatement sans stockage intermédiaire peuvent être réservés à la fois comme entrée et sortie simultanée. Il en va de même pour les services achetés qui ne sont pas physiquement stockables. Ainsi, la comptabilité des stocks peut utiliser la totalité de la dépense de matériau (y compris les biens et services associés) et l’activité d’achat à cette fin.

Comme pour la comptabilisation manuelle des stocks, l’accent est mis sur la saisie des unités de mesure achetées et utilisées. Cependant, le traitement automatique des données à l'entrée de l'opération permet la liaison avec les données de sortie dont dépendent les quantités entrées. Ainsi, les relations entrées-sorties sont déterminées, les pronostics pour l'avenir et pour la simulation de différentes alternatives d'action revêtent une importance capitale. De là découle le souhait d'étendre la "logique prix par quantité" également aux frais généraux, lorsque les achats ne sont pas enregistrés dans la comptabilité entrepôt.

Les monnaies étrangères dans la comptabilité 2.0 sont davantage l'expression de la mondialisation que la petite bourgeoisie du moyen âge. Avec l'introduction de l'euro, l'importance de la comptabilité en devise étrangère en Europe a changé. Pour les pays de la zone euro, l'importance a fortement diminué, tandis que dans d'autres pays européens (y compris les pays non membres de l'UE), l'euro est en partie accepté (du moins dans les régions frontalières) en tant que monnaie secondaire non officielle. Ici, le traitement des devises étrangères est devenu une fonction comptable importante. Outre le traitement des transactions internationales quotidiennes, une monnaie commune est également importante pour la création de rapports dans les groupes internationaux. Dans de nombreux pays à forte inflation, les monnaies stables en valeur sont souvent utilisées pour la déclaration, même en l'absence d'intégration internationale. Pour les avoirs en caisse, les transactions d'importation et d'exportation, la référence à la comptabilité des stocks a été préservée.

Lors de la déclaration en devise étrangère, toutes les transactions de la devise nationale doivent être converties dans la devise de référence. Cela soulève la question de savoir si la conversion en fonction des taux au moment de la transaction (méthode de référence temporelle) ou si le prix à la date de reporting (méthode de date de référence) doit être utilisé. Cela peut avoir un impact significatif sur la situation en cas de fortes fluctuations des devises (par exemple, le dollar américain en tant que monnaie de reporting) ou d'une monnaie nationale fortement inflationniste. Par exemple, dans le cas de la méthode de la date de reporting, un investissement en devise locale serait trop peu réaliste si le prix de la devise de reporting avait fortement augmenté après la date d’investissement. Les deux méthodes peuvent être implémentées de manière plus technique, même si la méthode de référence de temps est plus complexe. Ici, les taux de conversion doivent être mis à jour quotidiennement ou hebdomadairement. Une seconde base de données doit être gérée pour la devise de reporting.

La traduction de la comptabilité de paie sous forme numérique est une tâche simple. Vous n'avez besoin que des enregistrements individuels pour les employés et les périodes respectifs. Désormais, seuls les enregistrements individuels sont imprimés en tant que paie. triés par employés, ils forment les comptes de paie et trient les journaux de paie par périodes.

Toutefois, avec le traitement par machine, la base de données du calcul des salaires peut également être analysée. En production, il est enregistré quel travailleur travaille sur quel produit depuis combien de temps. Le travail de ressource rare doit être utilisé efficacement, et un travail est prêt, attendant déjà la tâche suivante. Ceci s’applique à tous les travaux et pas seulement à la production de produits destinés à la vente. Il est maintenant également possible de déterminer quel travailleur peut effectuer les tâches plus rapidement et mieux. Avec cette connaissance, tout le monde peut être utilisé principalement là où cela donne les meilleurs résultats.

Dans l'ère préindustrielle et la première société industrielle, le facteur de production du travail était considéré comme un facteur de coût; Les travailleurs étaient facilement interchangeables. À la fin des temps industrialisés et postindustriels, le personnel est de plus en plus compris comme un facteur potentiel et donc comme un investissement. Un travail simple peut être de plus en plus effectué par des machines. Les travailleurs qualifiés doivent être formés et formés. Ils sont une condition préalable à la performance des entreprises. La comptabilité des salaires devrait donc évoluer dans le sens du contrôle des investissements.