3.4. Rapports et fermetures

La tâche centrale de la comptabilité est l'évaluation des données saisies. La collecte de données est une tâche nécessaire, et l'archivage une tâche, mais techniquement pris en charge. Comptabilité 1.0 se concentrait plutôt sur la collecte et le stockage de données.

Les totaux et les listes de soldes constituent une évaluation compacte des données stockées. Comme avant la numérisation de telles listes devait être laborieusement créé avec une agrégation des réservations de tous les comptes et que cela entraînait souvent des erreurs arithmétiques, ce type d'évaluation était rarement utilisé par le passé.

Il affiche un tableau avec le numéro de compte, le nom du compte, la valeur d'ouverture, le total des entrées périodiques et cumulées, chacune en entrées de débit et de crédit, ainsi que le solde actuel. Dans la liste des totaux et des soldes, les soldes débiteurs avec une valeur positive et les avoirs avec un solde négatif sont affichés. Ces listes peuvent être affichées à l'écran ou imprimées sur papier.

Toutefois, les listes de bilan ne peuvent indiquer un montant que si les comptes n'ont pas été clôturés au bilan ou au compte de résultat. Sinon, chaque compte aurait une valeur de zéro et cette évaluation importante ne servirait à rien.

Des listes de totaux et de soldes peuvent être générées pour les comptes généraux ainsi que pour les comptes personnels. Vous pouvez les réduire régulièrement par plage de numéros. Pour les listes de solde des comptes personnels, vous pouvez généralement choisir de trier par numéro de compte ou par nom.

Étant donné que les bilans n'étaient plus créés minutieusement à la main, mais étaient toujours disponibles avec le support EDP, il était possible d'imprimer un bilan avec un compte de résultat depuis environ 1990 à tout moment. Bien entendu, seules les données saisies précédemment pourraient être traitées.

À cette fin, le bilan et le compte de résultat doivent d'abord être établis avec leurs textes. Chaque ligne se voit attribuer un champ de quantité pour les données de l'année en cours et un pour les données de l'année précédente. Pour les totaux et les sous-totaux, les formules sont stockées dans les champs du montant. Pour les zones de montant non utilisées avec des formules, les postes auxquels ces comptes sont affectés sont stockés dans les données de base des comptes généraux. Il peut y avoir une affectation fixe. Vous pouvez également définir que les comptes avec des soldes débiteurs ou créditeurs doivent être affectés à différents postes du bilan. Étant donné que le logiciel génère des soldes créditifs avec un signe moins, il est nécessaire d’inverser le signe pour le passif du bilan et pour le compte de résultat. Dans le compte de résultat, on peut limiter l'inversion de signe au revenu et prendre en compte le "moins naturel" de l'effort dans les formules de somme.

Une approche alternative consiste à interposer des groupes de comptes. Comme dans le cas d'un bilan clair dans Accounting 1.0, où les comptes étaient initialement clôturés via des postes du bilan devant être clôturés via le bilan, le compte de bilan et le compte de résultat sont affectés à des groupes de comptes définis avec un code de lettre au lieu d'un numéro de compte numérique. Les groupes de comptes définissent les comptes et le signe dont ils sont composés. Cela présente l’avantage de pouvoir également considérer les comptes dans plusieurs postes du bilan et du compte de résultat, par exemple: dans deux positions avec plus et une avec moins. Cela a rendu une conception beaucoup plus flexible possible. D'autres évaluations pourraient ensuite être effectuées en utilisant la même technique (voir 3.4.5 Générateur de listes). Si alors une conception de formulaire totalement libre a été rendue possible et par ex. Les numéros individuels doivent également être inclus dans une phrase (par exemple "... dont XX.XXX, XX € avec une durée de vie résiduelle supérieure à 5 ans"), puis doivent être définis de manière flexible dans le format du champ numérique, valeur de le groupe de comptes (mois ou année, année en cours ou précédente, ...) doit être spécifié.

Cette possibilité de présence constante des bilans et des comptes de résultat n’est donnée que si les comptes conservent leur solde et ne sont plus complétés au bilan et au compte de résultat.

Le développement du BWA est dû à l'organisation allemande de conseil en fiscalité DATEV. Peu de temps après sa création en février 1966, lorsque DATEV a introduit son système de traitement de données en février 1969, il a publié son "standard BWA n ° 1", la version la plus répandue et la plus utilisée. Le système BWA était conçu comme un système de rapport sur la situation des bénéfices des entreprises.

Le BWA enregistre uniquement les transactions commerciales qui affectent le compte de résultat. Pour cette raison, tous les revenus et dépenses et revenus sont inclus dans BWA. Il est structuré selon la forme de compte de résultat mise à l'échelle (art. 275 (2) HGB) et commence donc par les revenus, suivis par la marge brute, les types de coûts (tels que les coûts de personnel, les coûts matériels), les revenus, les impôts et le résultat préliminaire. Le BWA sous année est basé sur un "soft month close". Dans un deuxième temps, ces données de gestion peuvent être utilisées pour déterminer des ratios pouvant être utilisés pour comparer des secteurs. La norme BWA n° 1 est toujours non commentée et ne peut donc pas être comparée à un rapport annuel. De plus, il ne contient aucun bilan et n'est donc pas comparable aux états financiers.

La valeur informative pour les entreprises serait la même si, lors de la préparation technique du bilan et du compte de résultat avec un générateur de liste sous une autre forme, le compte de résultat était subdivisé et les chiffres clés ajoutés, puis les évaluations étaient créées mensuellement. D'autre part, une trop grande variété d'évaluations structurées différemment avec les mêmes déclarations risquerait plutôt de confondre la direction.

La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est le type de taxation le plus important dans l'Union européenne. En Allemagne, il représente un peu moins de 31% des recettes fiscales, suivi d'un impôt sur les salaires d'un peu plus de 26%. Les deux types de taxe doivent être gérés par les entreprises. Vous devez calculer les taxes, les enregistrer et les transférer au bureau des impôts. L'administration de la taxe de vente est particulièrement complexe. Comptabilité 2.0 a développé des solutions techniques pour cela. Ils ont incité l’État à compliquer encore davantage les règles anti-abus et à imposer aux entreprises encore plus de bureaucratie, pour laquelle les fournisseurs de logiciels devaient ensuite élaborer de nouvelles solutions. En comptabilité 1.0, ces tâches ne seraient plus possibles.

La taxe sur la valeur ajoutée pèse sur les consommateurs. En principe, le taux général d'imposition s'applique à tous les prix des entrepreneurs imposables (la définition de l'entrepreneur est très large et seules les très petites entreprises sont exonérées). Il existe également des groupes de ventes taxées à prix réduits (par exemple, aliments, livres, etc.) et exonérées de taxes (par exemple, loyers, intérêts, exportations). En Allemagne, le taux général d'imposition est de 19% et le taux réduit de 7%. Les taxes qu'un entrepreneur a déjà payées sur les prix à d'autres entrepreneurs (= taxe sur les intrants), il peut déduire le paiement au bureau des impôts. Ceux qui ne font que des transactions hors taxe ne récupèrent pas la taxe payée aux autres entrepreneurs (exception: les exportations). Si un entrepreneur exécute des transactions imposables et exonérées de taxe, une partie de la taxe payée n'est pas déductible. Il existe également des transactions dans lesquelles un entrepreneur en tant qu'acheteur peut ne pas payer la taxe à l'entrepreneur exécutant, mais directement au bureau des impôts. Il doit traiter ces "cas d'accusation inverse" séparément. Il existe également une approche spécifique lors de la fourniture ou de la réception de services d’autres pays de l’Union européenne.

Les entreprises doivent donc enregistrer leurs ventes et la surtaxe séparément. En outre, ils doivent également saisir séparément le montant net et la prime d’impôt pour tous les achats et enregistrer les ventes et les achats intra-UE ainsi que les cas d’autoliquidation. Les codes de taxe de vente sont utilisés à cet effet. Chaque document reçoit une étiquette qui le marque comme

chiffre d'affaires imposable avec taux d'imposition général
ventes taxables à un taux réduit
exportation hors taxe
livraison intracommunautaire exonérée d'impôt
autres ventes hors taxes
Ventes réalisées à l'étranger
Ventes en processus d'autoliquidation
Achat avec taux de taxe général pour les ventes taxables
Achat à un taux réduit pour les ventes taxables
Achat pour d'autres ventes hors taxes
Achat en procédure d'autoliquidation
Achat avec taux de taxe général pour les ventes hors taxe et taxables
Achat avec taux réduit de taxe. et ventes taxables
Achats auprès d'autres pays de l'Union européenne
Importation d'autres pays

L'indicateur peut également être stocké dans le compte général sur lequel la transaction est enregistrée. Dans ce cas, seules les transactions avec le même code de taxe peuvent être enregistrées ici. Pour les transactions de vente, un compte général ne peut contenir que des écritures avec les mêmes codes de taxe.

La déclaration de TVA, qui informe le service des impôts sur une base mensuelle de la taxe sur le chiffre d'affaires et calcule le paiement devant être effectué par l'entreprise elle-même, doit indiquer séparément les différentes ventes, les achats provenant d'autres pays de l'Union européenne et les achats compensés. En outre, la taxe sur les intrants déductible (taxe payée à d'autres entrepreneurs) doit être indiquée. Ces données sont affectées à une ligne de formulaire. Pour les transactions mixtes taxables et exonérées de taxe, les autres données sont nécessaires au calcul de la taxe en amont déductible.

Les données ne peuvent pas uniquement être utilisées pour le formulaire de déclaration de revenus, qui est maintenant transmis par voie électronique au bureau des impôts. Vous pouvez également créer vos propres rapports en fonction des codes de taxe.

Étant donné que la comptabilité 2.0 attache une grande importance aux évaluations, c'est-à-dire à la préparation des données pour les destinataires de l'entreprise, il est également important de disposer d'un instrument flexible pour des évaluations régulières librement formulées. Pour les évaluations ponctuelles, toutefois, on utiliserait un tableur et non un outil logiciel de comptabilité. Dans la section 3.4.2. Nous avons déjà mentionné une procédure d'évaluation flexible dans laquelle un texte libre peut d'abord être formulé, inséré dans les champs de données et attribué à ces groupes de comptes. D'autres missions telles que par exemple une date ou le mois en cours sont possibles.

Une autre possibilité d’évaluations gratuites consiste à utiliser des tables pour lesquelles des lignes et des colonnes peuvent être attribuées librement. Les solutions logicielles offrant cette option ne définissent pas régulièrement les groupes de comptes. Au lieu de cela, il est d'abord attribué si les éléments doivent être affectés dans les lignes et les différentes périodes dans les colonnes (par exemple, mois, année / année, année / ...)

Une autre possibilité d’évaluations gratuites consiste à utiliser des tables pour lesquelles des lignes et des colonnes peuvent être attribuées librement. Les solutions logicielles offrant cette option ne définissent pas régulièrement les groupes de comptes. Au lieu de cela, il est d'abord attribué si les éléments doivent être affectés dans les lignes et les différentes périodes dans les colonnes (par exemple, mois, année / année en cours, année précédente / ...) ou inversement. Ensuite, les faits doivent être décrits dans les zones de compte (compte à compte ...) ou sous forme d'énumération de comptes individuels.

Une alternative au générateur de liste est la possibilité d'exporter des données. Chaque évaluation (comptes, journaux, listes) peut être sortie non seulement sur papier, mais également dans des formats de fichier. Le format PDF peut déjà être atteint avec la sélection d’un convertisseur PDF en tant qu’imprimante.

Le format PDF peut déjà être atteint avec la sélection d’un convertisseur PDF en tant qu’imprimante. De plus, si le programme autorise la sortie des données dans un format texte ou dans une base de données (par exemple, CSV ou DBF), le fichier de sortie peut être ouvert et traité avec une feuille de calcul. Serait par exemple une liste de solde pour tous les comptes (même les comptes sans réservation) est sortie sous forme de fichier, puis importée dans une feuille de calcul; chaque montant d'un compte aurait alors la même position pour chaque fichier de sortie. Un bilan et un compte de résultat peuvent également être créés en lisant le fichier de sortie dans une feuille de calcul et une autre feuille de calcul avec bilan et compte de résultat contenant des références de cellule aux comptes et aux zones de compte de cet espace de travail. En utilisant la même procédure, toute autre évaluation peut être créée à partir de la liste de soldes importée qui traite les soldes des comptes de l'année en cours.

Les exportations de données conviendraient même pour des évaluations spontanées, dans lesquelles l'utilisateur lit d'abord une liste de soldes des comptes généraux dans un fichier tableur afin de chercher tout d'abord une réponse à ses questions. S'il la trouvait, il pourrait également sauvegarder sa solution et la réutiliser si nécessaire. Avec la possibilité d'exporter des données, l'importance des propres évaluations des programmes de comptabilité a diminué. Les tableurs sont souvent préférés par les utilisateurs en raison de leur flexibilité.

Pour les états financiers mensuels et annuels, une distinction doit être faite entre les procédures techniques et organisationnelles. Techniquement, dans un relevé mensuel, seule la période correspondante est bloquée pour les réservations ultérieures. Par conséquent, un relevé mensuel présuppose que tous les journaux ont été imprimés, que le logiciel a vérifié l'exactitude des réservations et qu'une sauvegarde des données a été effectuée. En outre, le logiciel peut nécessiter, avant l'exécution du relevé mensuel, qu'un nombre minimal d'évaluations ait été créé. Parce que la lecture de toutes les données est encore possible après la fin du mois, les évaluations le seront encore plus tard. Si les écritures pour les périodes terminées doivent être externalisées sur un support de données puis supprimées du disque dur, une impression des comptes généraux est nécessaire. Compte tenu de la très grande capacité des supports de données, la sous-traitance n’est généralement pas nécessaire au cours de l’exercice en cours.