4.6. Ventes et chiffre d'affaires

Une vente au sens strict est la livraison immédiate de la marchandise au client, souvent contre paiement immédiat. Voici le relevé des ventes et émettez une facture ou un reçu au client. La fonction de vente au sens large inclut également les étapes d’enquête, d’offre, de commande et de livraison.

Dans la Fig. 23 à la page 96, une distinction est faite entre le marquage de couleur des rectangles dans les ventes et les ventes. Comme pour les achats, acquérir de nouveaux clients et gérer des comptes clés requièrent plus d'attention, tandis que le traitement des commandes de routine est plus facile à automatiser et nécessite une main-d'œuvre moins qualifiée. Sur la figure 24, à la page 97, les deux tâches sont affectées au module de vente, identifié par la lettre "F". Ce module prend en charge les ventes et les ventes.

Semblable aux données de base du fournisseur (7), les données de base du client sont également enregistrées. Cela inclut toutes les adresses sous lesquelles des intérêts ont été enregistrés pour leurs propres produits. Les données de base des biens et des clients sont liées au lancement des ventes. (Flèches 36 + 37)

Les données de base client ne peuvent pas être saisies sur des marchés anonymes. Pour les magasins, la chaîne est très courte. Le client entre dans l’entreprise, décide, paye les marchandises et les emporte avec elles. Ainsi, l’entrepreneur peut reconnaître tous les clients réguliers, il ne demande pas ses souhaits et n’informe pas les nouvelles offres. La communication entre fournisseur et acheteur s'effectue via des étiquettes de prix et des informations sur les caractéristiques du produit. En outre, le fournisseur peut informer unilatéralement avec sa publicité.

Les demandes entrantes de clients potentiels ont déjà été traitées dans le contexte du marketing en réponse aux activités promotionnelles. Mais ils sont aussi un point de départ pour la vente. Les clients sont intéressés, mais ne passent pas immédiatement une commande. Dans le système ERP, une offre est préparée après la réception d'une demande. À cette fin, les exigences client qui ne sont souvent pas formulées de manière concrète doivent être affectées aux données de base des marchandises. En même temps, le client potentiel est créé dans la base de clients en tant qu’adresse, mais ici marqué en tant que partie intéressée (= client potentiel).

Même s'il n'y a pas d'ordre, il y a des résultats importants avec les demandes reçues. On sait maintenant quels produits le client potentiel a besoin et plus peut être appris à son sujet. Il pourra plus tard - sans le déranger - continuer à être informé des prix actuels ou des nouveaux produits. Alternativement, il pourrait également s'avérer que ce client potentiel n'est pas considéré comme un client. Ceci serait alors noté dans les données de base du client et à l'avenir, ne perdrait aucune heure de travail pour lui.  

Dans les offres spécifiques aux parties intéressées spécifiques - qu’elles soient collectées ou non sollicitées - il convient de prendre en compte les intérêts et les besoins des parties intéressées. Même des clients habituels peuvent recevoir une demande, qui était alors comparée au vendeur et formulée verbalement au cours d’une conversation. (Arrow 40) Les ventes devraient prendre note de cela. Outre les modules de texte (individuels ou standardisés pour des groupes de clients ou des périodes), des noms de produits, de brèves descriptions et des prix sont extraits des données de base des marchandises. Différents prix peuvent être formulés pour différents groupes de clients. L'affiliation au groupe de clients respectif résulte des données de base client. (Flèche 41) Pour les offres en réponse à des demandes de renseignements, les données sont extraites des demandes des clients enregistrées. (Flèche 42)

Les offres sortantes constituent la base des négociations avec les clients. On peut s’attendre à ce que certains des produits offerts soient retirés plus tard et / ou d’autres produits ajoutés plus tard. Il y aura plusieurs versions d'une offre qui devrait être disponible plus tard. Les versions internes que le client n'a pas reçues peuvent être supprimées. Les scénarios simulés de la commande à conserver sont marqués comme une version interne de l'offre.

Sur la figure 23 à la page 96, cette fonction, ainsi que la suivante, est affectée au paragraphe par la couleur des rectangles, c'est-à-dire une fonction plutôt exécutable et automatisable. Les commandes peuvent être passées sur la base d'une demande et d'une offre, ou à partir d'une relation commerciale existante basée sur des offres ou catalogues antérieurs et des listes de prix. Pour des quantités plus importantes ou des matériaux spéciaux, un achat peut être déclenché via un message de besoin (flèche 20). Dans le cas de commandes spontanées, les marchandises et les données de base client doivent être affectées si elles n'ont pas été nommées par le client. (Flèche 43) Pour les commandes émanant d'offres acceptées, les données de l'offre sont classées sous un nouveau numéro de commande. copier. (Flèche 44)

La version finale de l'offre, convenue avec le client, représente le contenu du contrat d'achat conclu avec le client et, si elle est remplie ultérieurement, un document contractuel ou une confirmation de commande avec le contenu du contrat et la date d'achèvement doit être créé ici. Cela est particulièrement vrai pour une commande entrante spontanée. Ici, le client a besoin d'une hypothèse car il n'y avait aucune discussion préalable.

Avec la livraison des marchandises, la commande reçue est exécutée. À titre de preuve, le client recevra un bon de livraison sur lequel il confirmera la réception ou notifiera des écarts de quantité ou des dommages. Les données de la commande seront envoyées sous un bon de livraison no. copié dans les données de la livraison. (Flèche 45) Les produits fabriqués sont affectés à la commande et déduits de l'inventaire des articles concernés. (Flèche 46)

Cette fonction inclut la logistique sortante entre le magasin de produits finis et le client. Dans ce cas, une bonne planification pour éviter les transports inutiles et donc les coûts. Il est également nécessaire de confirmer que le client a bien reçu les marchandises, par ex. en accusant réception du récépissé sur un bon de livraison. Une livraison dans cette logique est également le ramassage par le client.

Les données de la livraison sont transférées à la facturation pour la facturation de la commande. (Flèche 47) Après la livraison, le client recevra une facture avec une date d'échéance pour le paiement. Les données proviennent de la commande et de la livraison. Pour la documentation en cas de réclamation, les références croisées aux demandes de renseignements, aux devis, aux commandes et aux livraisons doivent être enregistrées avec les numéros de document correspondants. À cette fin, un document texte séparé peut être créé, dans lequel tous les commentaires de montage doivent être inclus.

Lors de la vente au comptant, la facture est généralement créée uniquement sous forme abrégée. La fonction suivante (paiement entrant) sera annulée. Avec le formulaire abrégé de la facture, le client reçoit la preuve qu'il a acheté la marchandise dans cette boutique. Cela peut être important dans la plainte concernant des articles défectueux.

Si les services ne sont pas payés immédiatement, ils doivent être réglés avec les données de la vente. Le reçu de paiement doit être vérifié et les clients peuvent être rappelés. (Flèche 48) Lorsque le paiement est reçu, la facture est marquée comme apurée et la transaction est terminée. Le document bancaire constitue le dernier renvoi à la facture.

Sur la figure 23, à la page 96, ces fonctions et la fonction précédente ont été définies par le marquage de couleur des rectangles en tant que tâches de comptabilité. Cependant, ce sont des fonctions en grande partie automatisables, de sorte que cette définition est plus susceptible de se justifier historiquement.