3.7. Учет и контроль затрат

Первоначальное требование учета состояло в том, чтобы предоставить продавцу информацию о его бизнесе и экономической ситуации. Только позже государство использовало существующие методы и ввело обязательство по бухгалтерскому учету и обязательства по отчетности. Подход к управлению предполагает, что система бухгалтерского учета спроектирована в первую очередь для собственных нужд и только в качестве вторичной цели должна соответствовать государственным нормам и выполнять установленные законом обязательства.

Задача руководства компании состоит в том, чтобы проанализировать, понять и улучшить процесс создания добавленной стоимости, показанный в упрощенном виде на рис. 1 на стр. 9. В то же время следует иметь в виду, что компания работает не в прошлом, но в будущем. Для этого необходимо создать основу для принятия решений на будущее с помощью планов, основанных на актуальных данных. Текущие данные сравниваются с планами прошлого с отклонениями между планами и подлежат анализу. Это приводит к стремлению организовать учебные процессы и постоянно совершенствовать управление компанией с помощью планирования, информационных систем и обратной связи. В соответствии с этой философией, задачей бизнес-администрирования является оптимизация создания ценности посредством планирования-реализации-оценки уровней действий и поддержки информационных систем и процессов обучения. В дополнение к капиталу и труду факторная информация может рассматриваться как важная составляющая в создании производительности компании. Бухгалтерский учет является центральной информационной системой компании на протяжении более 500 лет. С техническими возможностями 21-го века, база данных для корпоративного управления может быть значительно расширена. Кроме того, сбор информации может быть ускорен и организован с минимальными затратами.

Рис.12: процесс постоянного улучшения

(Источник: https://mueller-consulting.jimdo.comисследование/строительная-площадка/фон/)

Планирование будущего, реализация этих планов и контроль над ними являются главной задачей. Отчетность имеет целью сравнение, основанное на этом сравнении. Подход учета затрат, создания стоимости бизнеса с вопросами «что? Где? Для чего?», Так что в отчете сочетается спрос на контроль затрат, который имеет задать вопрос «когда?», сравнить текущие данные с прошлыми значениями и сравнить их с целевыми / фактическими. Задача этой ссылки визуализирует следующую диаграмму Микки-Мауса:

Рис. 13: Четыре измерения отчетности

(Источник: В. Мюллер, Учет затрат, Нордерштедт 2012, стр. 22)

С другой стороны, на листах с распределение листов расходов (РЛР) I и II ставится задача анализа цепочки создания стоимости Вход => Производство => Выход. РЛР I показывает, как элементы затрат (приобретенные товары) распределяются между центрами затрат (организационными единицами, в которых происходит добавленная стоимость). Здесь между прямыми затратами, которые могут быть непосредственно отнесены к продуктам, и накладными расходами, когда это невозможно. В РЛР II, с другой стороны, речь идет о вкладах центров затрат на продукты.

Рис. 13a: распределение листов расходов (РЛР) I и II

(Источник: собственное представительство)

Если вы хотите объединить оба, вам придется создать четырехмерное представление, но это невозможно при единственном трехмерном воображении человека (длина, ширина, высота). Однако базы данных не имеют этого ограничения. Вы также можете захватывать и хранить информацию с функциями более трех измерений. Только обобщенные оценки должны опускать одно или два измерения.

Можно обработать вычислительный перенос от входа к выходу. Для этого необходимо ввести номер МВЗ в бухгалтерию рядом с номером счета, но это также может определить единицу затрат для отдельных затрат. Это создает файл МВЗ / элемента затрат, из которого оценки создаются в виде файла и затем могут быть перенесены в электронную таблицу:

Рис. 14: поток данных для учета затрат и деятельности

(Источник: В. Мюллер, Учет затрат, Нордерштедт 2012, стр. 10)

Пример файла для этого можно загрузить по адресу https://www.noteninflation.de/downloads / (файл: BAB-Muster.ods), чтобы адаптировать его к своим требованиям.

Номер счета также может включать информацию о единицах стоимости, например, с 5-значным номером предусмотрены первые два для МВЗ и последние три для носителя затрат. МВЗ, начинающиеся с 0, будут относиться к операциям, не относящимся к компании, которые не должны включаться в учет затрат. В числах, начинающихся с 8 и 9, ссылка на объект затрат будет невозможна. Их можно использовать как пять цифр в качестве центров затрат. Следующий пример графически иллюстрирует эту идею:

Рис. 15: номера МВЗ

(Источник: В. Мюллер, Учет затрат, Нордерштедт 2012, стр. 103)

Для МВЗ, начинающихся с цифр от 1 до 7, последние три цифры будут плательщиками. «000» будет означать, что ни один плательщик не может быть определен. В этом примере номера 900-999 будут зарезервированы для МВЗ как специальные единицы оценки внутри МВЗ. Номера от 001 до 099 будут предоставлены для проектов (временные единицы выставления счетов) и рабочих заказов (единицы внутренней стоимости).

Оценки машины для передачи данных будут касаться групп МВЗ, которые вместе образуют столбец в РЛР I. Группы МВЗ также могут быть созданы для объектов затрат, которые дополнительно генерируют оценки, поддерживающие систему удельных затрат. Вместо того, чтобы интегрировать объекты затрат в номер МВЗ, отдельные номера МВЗ также могут поддерживаться в отдельных полях данных. Тем не менее, необходимо учитывать, что носители затрат могут регистрироваться последовательно только при наличии прямых затрат. Поскольку номер дополнительного МВЗ всегда будет оставаться в области накладных расходов, это будет означать значительное расширение системы с минимальным использованием дополнительного измерения.

Ввод номеров центров затрат в бухгалтерском учете реализовал идею прямого получения информации учета затрат, которая уже планировалась со счетами центров затрат в 30–50-х годах и снова была отклонена как слишком дорогая. Таким образом, компьютеризированный учет затрат может быть связан с минимумом человеческого труда, который понадобится только для их настройки и корректировки.

Отчетность как часть управленческого учета (контроллинга) основана на областях ответственности, к которым также могут быть отнесены конкретные лица. Это происходит по следующей схеме:

Рис. 16: Обратная связь с руководством

(Источник: В. Мюллер, Integrierte Erfolgs-
und Finanzplanung, 2-е изд., Аахен 2004, с. 26)

Здесь, на основе прошлого опыта, сначала определяются цели, соблюдение которых следует наблюдать с помощью номеров соответствующих периодов. Области ответственности регулярно разграничиваются в соответствии с техническими обязанностями и, следовательно, по существу соответствуют центрам затрат (= подход к центрам затрат). Однако бывает, что несколько центров затрат образуют общую зону ответственности. В операционной иерархии область ответственности более высокого уровня также включает в себя назначенные им области ответственности.

В процессе непрерывного улучшения, показанном на рис. 12 на стр. 64, отчетность охватывает обратную связь. Получив эту обратную связь для руководства, она должна быть проверена в смысле системы раннего предупреждения, достигает ли соответствующая организационная единица своих целей или имеет ли смысл корректировка курса. Существует различие между:

Рис. 17: временные последовательности и периоды в отчетности

(Источник: В. Мюллер, Учет затрат, Нордерштедт 2012, стр. 23)

На этой иллюстрации представлены условия бюджета и прогноза, которые помимо вопросов Что? Куда? и для чего? Задает даже вопрос когда? Вопрос "когда?" еще не обсуждался и должен быть рассмотрен здесь. Это центральный вопрос отчетности, а также важен для учета затрат. Его можно различить следующим образом между периодами времени и периодами, которые только по-видимому образуют синонимы.

Отдельные базы данных должны храниться в течение разных периодов времени, в которых периоды времени затем разграничиваются. Поток данных и необходимую структуру файлов можно отобразить на следующей диаграмме:

Рис. 18: Файловая структура отчетности

(Источник: В. Мюллер, Учет затрат, Нордерштедт 2012, стр. 27)

 
Каждый из файлов должен иметь одинаковую структуру элементов затрат и центров затрат.

Отчетность концентрируется в этом вопросе на отчетности об областях ответственности (где?) И предмете оперативной деятельности (для чего?). Второй вопрос представлен в виде сегментного отчета в годовых отчетах в соответствии с международными правилами. Ранее МСФО (IAS) 14 дифференцировался на бизнес-сегменты (группы продуктов) и географические сегменты, которые, в свою очередь, могли быть построены в соответствии с местонахождением клиентов и местонахождением постоянного представительства или дочерних компаний. С введением IRFS 3 географические сегменты были прекращены в сегментной отчетности. МСФО 8 теперь требуется для сегментного отчета. Его содержание регламентировано, в частности, в МСФО 8.23.

Также возможно, что организационная структура компании следует подходу Центра прибыли и распределяет зоны ответственности в соответствии с принципом объекта (продукты) вместо принципа эффективности (действия). Тогда система отчетности должна быть структурирована в соответствии с областями ответственности. Для матричной организации, объединяющей как задачу, так и принцип объекта, подходы МВЗ и МВП должны быть объединены. Техническая реализация может быть выполнена с использованием объединенного номера МВЗ / единицы затрат согласно рис. 15 на стр. 68, что может быть выполнено в соответствии с группами МВЗ как для принципа выполнения с первыми двумя цифрами, так и для принципа объекта с последними тремя цифрами. Принцип объекта будет дополнительно включать результаты РЛР II.

Но даже при классической организации расширения в соответствии с принципом эффективности дополнительная информация о различных бизнес-единицах за пределами сегмента отчета имеет смысл в качестве обратной связи. Для этого периоды согласно рис. 17 на стр. 71 следует сравнивать не только с местами возникновения затрат, но и с единицами затрат. Только вопрос об ответственности за исправление курса должен быть разъяснен в отдельных случаях.

Из-за ограничения листа бумаги на строки и столбцы, что соответственно применяется к файлу, отдельные оценки являются неоднородными. Третье измерение все еще может преподаваться с несколькими оценками (листами бумаги) в одном и том же формате строки-столбца. Тем не менее, четыре измерения данных компании (см. Раздел 3.7.1) могут быть переданы только посредством комбинации нескольких оценок.

Отчеты об ответственности не могут сообщать о единицах затрат или отчетах о деятельности по центрам затрат. Структура МВП, которая определяет объекты и, следовательно, объекты затрат как центры затрат, не включает анализ выполнения задачи (вопрос: где?). За этим также следует сегментный отчет в квартальной и годовой финансовой отчетности в соответствии с международными стандартами.

Но также оценки расчета стоимости и производительности (РЛР I + II), которые не выполняют целевое / фактическое сравнение, имеют сопоставимый разрыв представления. Поскольку здесь создается только один лист для выбранного периода времени / периода, существует только двумерное представление. Здесь РЛР II (строки: центры затрат / столбцы: единицы затрат) строится на основе РЛР I (строки: элементы затрат / столбцы: центры затрат), чтобы обеспечить рассмотрение этих трех параметров. Отчет о прибылях и убытках в годовой финансовой отчетности имеет два альтернативных представления. Метод общих затрат в соответствии с § 275 абзац 2 HGB разбивает операционные расходы по видам затрат; Стоимость метода продаж согласно п. 3 выбирает классификацию МВЗ. Компания должна выбрать один из двух форматов здесь. Отдельные обработанные оценки имеют следующую информацию или пробелы:

Рис. 19: Оценки в сравнении

(Источник: В. Мюллер, Учет затрат, Нордерштедт 2012, стр. 33)

Таким образом, цель обратной связи в процессе непрерывного улучшения требует не решения «либо или либо», но и «и то, и другое».